Як впровадити е-ТТН на підприємстві: покроковий алгоритм і готове рішення Medoc ТТН

Ще кілька років тому товарно-транспортні накладні асоціювалися виключно з паперовими документами, папками та постійною необхідністю передавати оригінали між учасниками перевезення. Сьогодні ситуація поступово змінюється. Все більше компаній переходять на електронний документообіг, а разом із ним - і на електронні товарно-транспортні накладні (е-ТТН).

Електронна ТТН - це цифровий аналог паперової накладної, який використовується під час внутрішніх вантажних перевезень. Документ має таку ж юридичну силу, як і паперовий, але дозволяє значно спростити роботу всіх учасників процесу.

За допомогою е-ТТН можна не лише оформити перевезення вантажу, а й вести облік товарно-матеріальних цінностей, фіксувати виконані перевезення, здійснювати розрахунки за транспортні послуги та використовувати документ у бухгалтерському, складському й оперативному обліку.

Що потрібно для переходу на е-ТТН

1.Отримати КЕП для всіх учасників процесу (вантажовідправнику, перевізнику, водію, вантажоодержувачу)

Кваліфікований електронний підпис (КЕП) є електронним аналогом власноручного підпису, печатки і за його допомогою учасники перевезення підписують е-ТТН

Якщо підприємство подає звітність в електронному вигляді або користується електронним документообігом, найчастіше КЕП вже наявні й додатково отримувати їх не потрібно.

2.Обрати платформу електронного документообігу

Для роботи з е-ТТН необхідно використовувати спеціальну платформу електронного документообігу, яка забезпечує створення, підписання, передачу та зберігання документів.

Наприклад, користувачі M.E.Doc можуть працювати з е-ТТН безпосередньо в звичному програмному середовищі.

3.Налаштувати роботу відправника, перевізника, водія та одержувача

Для успішного використання е-ТТН потрібно визначити ролі кожного учасника процесу:

Вантажовідправник:

- створює електронну накладну;
- вносить інформацію про вантаж, маршрут та учасників перевезення;
- підписує документ.

Перевізник:

- отримує е-ТТН;
- перевіряє дані;
- підписує документ зі свого боку.

Водій:

-підтверджує перевезення за допомогою мобільного застосунку;
-може пред’явити е-ТТН під час перевірки.

Вантажоодержувач:

- після отримання вантажу перевіряє інформацію;
- підписує документ, підтверджуючи факт доставки.

4.Навчити співробітників працювати з електронними документами

Для більшості працівників перехід на е-ТТН не є складним, але перед початком роботи бажано провести коротке навчання, а саме:

- як створити е-ТТН;
- як підписати документ КЕП;
- як відправити документ контрагенту;
- як відстежувати статус накладної;
- як працювати з відмовами або виправленнями.

Яке рішення пропонуємо?

Для користувачів Medoc оптимальним рішенням є Medoc ТТН - сервіс для створення, підписання та обміну електронними товарно-транспортними накладними.

Це не просто ще один інструмент, а комплексне рішення, яке закриває всі потреби: від створення документів до їх підписання і зберігання.

Сервіс поєднує:

• хмарний вебсервіс - передбачає наявність особистого кабінету у Medoc ТТН для всіх учасників перевезень зі зручним та зрозумілим інтерфейсом, де кожен користувач може: створювати нові е-ТТН та коригуючі акти; переглядати вже оформлені документи; фільтрувати й шукати накладні за датою, контрагентами чи статусом; завантажувати супровідні документи та підписувати їх.

Мал.1

• мобільний застосунок для водіїв і експедиторів - розроблений спеціально для роботи у дорозі, на завантаженні, під час перевірок.

Мал.2

• можливість інтеграції з обліковими системами через REST API – це означає, що створення, підписання, передавання та оновлення статусів е-ТТН відбувається автоматично, без ручного дублювання даних.

Усе це працює як єдина система - без зайвих складнощів.

Переваги Medoc ТТН

• швидке оформлення та погодження документів; 
• відсутність паперових примірників; 
• контроль статусу перевезення в режимі реального часу; 
• зменшення витрат на друк та зберігання документів; 
• зручний обмін між усіма учасниками перевезення.

Medoc ТТН це логічний і практичний інструмент - простий у використанні, зрозумілий і готовий до реальних бізнес-задач.

Якщо у вас залишилися питання залиште заявку на сайті або звертайтеся на нашу лінію консультацій за номерами:

+380950364004
+380980364004
+380730364004

Завжди раді вам допомогти!

Авторка: Ярошина Яна, провідна фахівчиня ГК «Інтелектуальний сервіс».