Підписання електронних документів декількома контрагентами

Оновлено 04.09.2024 р.

У наш час існує велика кількість документів, які потребують багатостороннього підписання декількома контрагентами одночасно - це можуть бути як договори, так і рахунки, акти, Е-ТТН тощо.

Давайте розглянемо більш детально роботу з багатостороннім обміном в ПО "M.E.Doc".

Починаючи з версії оновлення 11.01.009 реалізовано можливість багатостороннього обміну первинними документами. За допомогою цієї функції документи можуть бути надіслані визначеній кількості отримувачів. 

Документи надсилаються отримувачам по черзі у визначеному порядку (за маршрутом документа). 

Кожен з учасників багатостороннього обміну зі свого боку погоджує та підписує документ. Погоджений документ відправляється наступному отримувачу, згідно з визначеним маршрутом. Відправка документа далі за маршрутом здійснюється автоматично у момент його погодження учасником багатостороннього обміну. 

Учасникам обміну, що отримали документ, надсилаються квитанції про погодження та підписання документа від кожного отримувача. 

Якщо ж документ було відхилено будь-яким з отримувачів, учасникам багатостороннього обміну, що вже отримали документ, надсилається квитанція про відхилення документа. Обробка документа припиняється. 

Після погодження та підписання документа останнім отримувачем з визначеного маршруту документ завершує цикл обробки. 

Розглянемо більш детально на прикладі рахунку.

Для того щоб налаштувати, нам потрібно перейти в розділ «Шаблони первинних документів» (Мал.1):
 

Мал.1

Розглянемо на прикладі первинного документу (рахунку) и включимо до нього 3 підписанти (Ми, Покупець, Платник). Отже візьмемо стандартний рахунок 1С. (Мал.2).

Мал.2

Скопіюємо його, та у вікні копіювання шаблону вказуємо  тип документу, назву документу, кількість підписантів (Мал.3):

Мал.3

Після цього нам буде доступний редактор шаблонів, де потрібно додати нашого Платника. Для цього додамо ще одне поле для внесення реквізитів про нашого платника (Мал.4):

 

Мал.4

Для того, щоб наш контрагент отримав наш рахунок нам достатньо його назви та коду ЄДРПОУ.

Після необхідних налаштувань шаблону, а саме додавання полів довідника контрагентів (підписання) Ваш шаблон буде готовий до відправки. В кінцевому варіанті шаблон виглядатиме ось так (Мал.5):

Мал.5

А в електронному вигляді ось так (Мал.6): 

Мал.6

Якщо Вас зацікавив функціонал і можливості даного модулю можете звернутися на нашу лінію консультації, де сертифіковані спеціалісти зможуть відповісти на будь-які питання та підібрати для Вас найбільш оптимальне рішення стосовно автоматизації документообміну на підприємстві, яке підійде саме Вам.

Придбати M.E.Doc

Автори: Тюнькін Антон та Ісаков Олександр - провідні фахівці ГК "Інтелектуальний сервіс"

__________________________________________________________________________

Долучайтесь до нас в Instagram та facebook, на Вас чекають:

• корисні лайфхаки
• актуальні новини
• та розважальна рубрика

!Дізнатися більше новин Ви також зможете на нашому каналі в >>> Telegram.