26 бер. 2020 р.
Користувацькі налаштування комплекту підписів, як це зробити для власних потреб

Електронні підписи
5 хв.
4627
Оновлено 04.11.2024 р.
Шановні користувачі програми «M.E.Doc»! Сьогодні пропонуємо ознайомитись з можливостями налаштування індивідуального комплекту підписів для Вашого підприємства та для ваших підписантів.
Цей механізм налаштування стосується саме тих випадків, коли в бухгалтерії є окрема людина, яка займається лише випискою, погодженням чи відхиленням рахунків, актів, накладних, договорів, тощо.
Які можливості від налаштування підписів?
- дозволяють визначити пріоритети для підписання типових документів;
- забезпечують наявність підписів на документах будь-кого з посадових осіб;
- визначають умови використання комплекту підписів на підставі внутрішнього положення по підприємству.
Нагадуємо! Права підписання первинних документів належить тільки уповноваженим особам для здійснення даних операцій. Це регламентовано на законодавчому рівні згідно Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 року за № 996-XIV та Наказом Міністерства фінансів «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» від 24.05.1995 року за №88, а також на рівні підприємства- наказами по організації. Зараз давайте розглянемо послідовність, крок за кроком, налаштування комплекту підписів.
То як саме коректно налаштувати комплект підписів? Давайте розберемось покроково.
Крок 1. Створення користувацьких налаштувань комплектів підписів.
В розділі «M.E.Doc» «Первинні документи» з наданого переліку необхідно вибрати пункт «Користувацькі налаштування» (Мал. 1).
Мал. 1
З подвійним кликом миші з’явиться вікно «Налаштування підписів» (Мал. 2).
Мал. 2
Для того, щоб створити нове налаштування, потрібно натиснути «+» або в головному меню необхідно через «Файл - Створити запис».
Крок 2. Внесення даних для налаштування нового комплекту.
Для здійснення цієї операції необхідно заповнити поле «Найменування», зазначив при цьому назву нового комплекту. Рекомендуємо надавати назви комплектам налаштувань таким чином, щоб Вам легко було знайти необхідне.
В полі «Налаштування дій для» необхідно зазначити для яких саме первинних документів використовуються ці налаштування: для всіх документів, чи тільки для вхідних документів, чи тільки для вихідних документів (Мал. 3).
Мал. 3
Наявність відмітки в полі «Використовувати у автоматичній обробці документів» дає можливість застосувати саме той комплект підписів користувачів, які було налаштовано в даному модулі програми.
Відсутність цієї відмітки означає, що автоматична обробка комплекту підписів буде здійснюватися в розділі «Адміністрування - Параметри системи - Підпис - Первинні документи».
Крок 3. Як заповнити «Перелік умов».
В залежності від потреб для кожного комплекту підписів можливо використовувати той чи інший параметр: контрагент, ярлик, тип документа, код документа, сума по документу (Мал. 4).
Мал. 4
Наприклад, в полі «Контрагент» вибираємо одного чи декілька контрагентів із «Довідника «Контрагенти» (ЄДРПОУ підприємства, від якого ми отримуємо чи якому відправляємо документ) (Мал. 5).
Мал. 5
В полі «Ярлик» вибираємо із «Довідника» значення ярлику, який було присвоєно зазначеному первинному документу в «Реєстрі первинних документів».
В полі «Тип документа» із «Довідника» вибираємо один чи декілька первинних документів, для яких налаштовується комплект підписів(рахунок, акт, накладна, договір тощо) (Мал. 6).
Мал. 6
В полі «Код документа» із «Довідника» обираємо той код документа, який ідентичний по формі (Мал. 7). Обов’язково! поле «Тип документа» має відповідати значенню в полі «Код документа». У випадку невідповідності даних програма проінформує про помилку.
Мал. 7
В поле «Сума по документу» потрібно зазначити діапазон сум по документу від мінімального значення до максимального, для якого буде використовуватися налаштований комплект підписів. (Мал. 8). Це налаштування стосується тих випадків, коли, наприклад, первинні документи з зазначеною сумою більше 5000 гривень повинен підписувати лише керівник підприємства.
Мал. 8
Крок 4. Поле «Перелік підписантів» заповнюється на підставі довідника «Підписант».
Необхідно вибрати потрібне з «Реєстру сертифікатів» для конкретного типу документа (Директор, Бухгалтер, Відповідальна особа, Печатка). Налаштований перелік підписантів відображається схематично. (Мал. 9).
Мал. 9
Якщо порядок накладання підписів не влаштовує, то його можна змінити за допомогою зеленої стрілки «Зміна пріоритету» (в правому кутку).
Після всіх налаштувань комплекту підписів користувачів для первинних документів рекомендуємо зберегти внесені дані.
Шановні бухгалтери! Скористуйтеся унікальною нагодою! Зробивши один раз ці налаштування, в подальшому Ви не будете гаяти час на обробку типових документів!
Авторка: Щукіна Надія, сертифікована спеціалістка ГК "Інтелектуальний сервіс"

Кваліфікований електронний підпис
Читайте також:
- 6 днів тому...
Електронний підпис онлайн — безпечно та законно
Сфера електронних довірчих послуг в Україні зробила впевнений крок уперед. Оформлення кваліфікованого електронного підпису (КЕП) онлайн — не просто зручний сервіс, а результат системної роботи держави й сертифікованих провайдерів для забезпечення цифрової довіри. Проте цілком природно, що користувачі ставлять запитання: чи дійсно безпечно отримувати КЕП віддалено? - Місяць тому...
Перевидача та скасування сертифікатів КЕП: що потрібно знати користувачам
У сфері електронного документообігу та використання КЕП (кваліфікованого електронного підпису) часто виникає потреба у перевидачі або скасуванні сертифіката. Нижче наведено ключову інформацію, яку варто - 9 місяців тому...
Отримай електронний підпис без черги!
Ми цінуємо час Клієнтів, тому офіси ГК “Інтелектуальний сервіс” працюють за попереднім записом. А бот- Intelserv консультант завжди готовий допомогти підготувати необхідні - Місяць тому...
Як отримати кваліфікований електронний підпис (КЕП) онлайн
У сучасному цифровому світі кваліфікований електронний підпис (КЕП) є необхідним інструментом для взаємодії з державними органами та ведення бізнесу. КНЕДП «Центр сертифікації ключів «Україна» пропонує зручний спосіб отримання КЕП онлайн — без відвідування офісу та без подання паперових документів. - 7 місяців тому...
Хмарний сервіс CloudKey - з чого почати
Почнемо з того, що ви зробили правильний вибір! CloudKey виключає можливість втрати ключа, забезпечує доступ до КЕП 24/7 та є сучасним аналогом токену (фізичному носію). Отже, ви сплатили рахунок на користування CloudKey, що далі? - 3 місяці тому...
Як отримати електронний підпис КЕП
Для подання електронної звітності необхідно мати кваліфікований електронний підпис (КЕП). - 4 місяці тому...
Як завіряти документи. Нюанси
З переходом компаній на електронний документообіг кваліфіковані електронні підписи (КЕП) використовує все більше працівників. І тому, в даній статті ми наведемо ряд прикладів та правил, які зустрічаються при оформленні кваліфікованих електронних підписів - 8 місяців тому...
Отримання електронного підпису. Важливі дрібниці
Щоб процедура отримання КЕП була швидкою та комфортною розповімо про важливі дрібнички на які слід звернути увагу при продовженні електронного ключа, або - Рік тому...
Як діяти у випадку заволодіння особистим ключем зловмисниками | Приклад рішення
Компрометація електронного підпису. Розповідаємо про основні варіанти вирішення даної проблеми - 7 місяців тому...
Як зайти на портал ПФУ співробітнику? Реєстрація користувачів
Поговоримо про вхід на портал електронних послуг Пенсійного фонду України. Фізичні особи/ФОП для входу на портал можуть використовувати власний електронний підпис. Юридичні особи зазвичай використовують електронний підпис печатки. КЕП директора/бухгалтера також можна використовувати для роботи в ПФУ, але