26-03-2020
Шановні користувачі програми «M.E.Doc»! Сьогодні пропонуємо ознайомитись з можливостями налаштування індивідуального комплекту підписів для Вашого підприємства та для ваших підписантів.
Цей механізм налаштування стосується саме тих випадків, коли в бухгалтерії є окрема людина, яка займається лише випискою, погодженням чи відхиленням рахунків, актів, накладних, договорів, тощо.
Які можливості від налаштування підписів?
- дозволяють визначити пріоритети для підписання типових документів;
- забезпечують наявність підписів на документах будь-кого з посадових осіб;
- визначають умови використання комплекту підписів на підставі внутрішнього положення по підприємству.
Читайте також:
Як сформувати заявки КЕП для адвоката та нотаріуса в ПО «M.E.Doc»
Підписання електронних документів декількома контрагентами
Нагадуємо! Права підписання первинних документів належить тільки уповноваженим особам для здійснення даних операцій. Це регламентовано на законодавчому рівні згідно Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 року за № 996-XIV та Наказом Міністерства фінансів «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» від 24.05.1995 року за №88, а також на рівні підприємства- наказами по організації. Зараз давайте розглянемо послідовність, крок за кроком, налаштування комплекту підписів.
То як саме коректно налаштувати комплект підписів? Давайте розберемось покроково.
Крок 1. Створення користувацьких налаштувань комплектів підписів.
В розділі «M.E.Doc» «Первинні документи» з наданого переліку необхідно вибрати пункт «Користувацькі налаштування» (Мал. 1).
Мал. 1
З подвійним кликом миші з’явиться вікно «Налаштування підписів» (Мал. 2).
Мал. 2
Для того, щоб створити нове налаштування, потрібно натиснути «+» або в головному меню необхідно через «Файл - Створити запис».
Крок 2. Внесення даних для налаштування нового комплекту.
Для здійснення цієї операції необхідно заповнити поле «Найменування», зазначив при цьому назву нового комплекту. Рекомендуємо надавати назви комплектам налаштувань таким чином, щоб Вам легко було знайти необхідне.
В полі «Налаштування дій для» необхідно зазначити для яких саме первинних документів використовуються ці налаштування: для всіх документів, чи тільки для вхідних документів, чи тільки для вихідних документів (Мал. 3).
Мал. 3
Наявність відмітки в полі «Використовувати у автоматичній обробці документів» дає можливість застосувати саме той комплект підписів користувачів, які було налаштовано в даному модулі програми.
Відсутність цієї відмітки означає, що автоматична обробка комплекту підписів буде здійснюватися в розділі «Адміністрування - Параметри системи - Підпис - Первинні документи».
Крок 3. Як заповнити «Перелік умов».
В залежності від потреб для кожного комплекту підписів можливо використовувати той чи інший параметр: контрагент, ярлик, тип документа, код документа, сума по документу (Мал. 4).
Мал. 4
Наприклад, в полі «Контрагент» вибираємо одного чи декілька контрагентів із «Довідника «Контрагенти» (ЄДРПОУ підприємства, від якого ми отримуємо чи якому відправляємо документ) (Мал. 5).
Мал. 5
В полі «Ярлик» вибираємо із «Довідника» значення ярлику, який було присвоєно зазначеному первинному документу в «Реєстрі первинних документів».
В полі «Тип документа» із «Довідника» вибираємо один чи декілька первинних документів, для яких налаштовується комплект підписів(рахунок, акт, накладна, договір тощо) (Мал. 6).
Мал. 6
В полі «Код документа» із «Довідника» обираємо той код документа, який ідентичний по формі (Мал. 7). Обов’язково! поле «Тип документа» має відповідати значенню в полі «Код документа». У випадку невідповідності даних програма проінформує про помилку.
Мал. 7
В поле «Сума по документу» потрібно зазначити діапазон сум по документу від мінімального значення до максимального, для якого буде використовуватися налаштований комплект підписів. (Мал. 8). Це налаштування стосується тих випадків, коли, наприклад, первинні документи з зазначеною сумою більше 5000 гривень повинен підписувати лише керівник підприємства.
Мал. 8
Крок 4. Поле «Перелік підписантів» заповнюється на підставі довідника «Підписант».
Необхідно вибрати потрібне з «Реєстру сертифікатів» для конкретного типу документа (Директор, Бухгалтер, Відповідальна особа, Печатка). Налаштований перелік підписантів відображається схематично. (Мал. 9).
Мал. 9
Якщо порядок накладання підписів не влаштовує, то його можна змінити за допомогою зеленої стрілки «Зміна пріоритету» (в правому кутку).
Після всіх налаштувань комплекту підписів користувачів для первинних документів рекомендуємо зберегти внесені дані.
Шановні бухгалтери! Скористуйтеся унікальною нагодою! Зробивши один раз ці налаштування, в подальшому Ви не будете гаяти час на обробку типових документів!
Автор: Щукіна Надія, сертифікований спеціаліст ГК "Інтелектуальний сервіс"
Долучайтесь до нас в Instagram, facebook та Telegram на Вас чекають:
- корисні лайфхаки
- актуальні новини
- та розважальна рубрика
Поділитися статтею з друзями!
