Як самостійно підготувати заявки на формування кваліфікованих сертифікатів відкритого ключа

Оновлено 06.11.2024 р.

Вітаємо дорогі наші Колеги!

Всім нам  доводиться зараз працювати трохи в незвичному форматі. Тому, щоб трохи полегшити нашу з Вами роботу та пришвидшити Ваше обслуговування в наших крамницях, хочемо Вам ще раз нагадати як можна самостійно згенерувати кваліфікований електронний підпис (надалі КЕП) та підготувати заявки на формування кваліфікованих сертифікатів відкритого ключа, що значно пришвидшить Ваше обслуговування нашими адміністраторами реєстрації.

Отже, почнемо  з того, коли вам необхідно формувати нові заявки:

1. це нове підприємство;
2. відбулися зміни на підприємстві (назва, юридична адреса, керівник чи бухгалтер);
3. Ви не встигли подати заявки через авто продовження.

У всіх вище зазначених ситуаціях послідовність дій буде майже однакова. Розглянемо більш детально кожну ситуацію.

1. НОВЕ ПІДПРИЄМСТВО.

Перш за все нове підприємство потрібно додати у Ваш M.E.Doc: для чого у вікні вибору підприємства натискаємо клавішу “Додати”:

 

Мал. 1

 

Та слідуючи діалоговим вікнам майстра заповнення даних про підприємство, вносимо дані і обов’язкові поля:

Мал. 2

 

Мал. 2.1

 

Після створення нового підприємства, відкриваємо його та переходимо в розділ «Адміністрування», відкриваємо вкладку «Сертифікати»:

Мал. 3

 

Переходимо в розділ «Заявки на сертифікати» та натискаємо кнопку «Створити»:

Мал. 4

 

Після чого відкриється діалогове вікно , яке запропонує такі варіанти вибору формування заявок:

Мал. 5

 

Де Вам необхідно обрати «Сформувати нові сертифікати». В наступному діалоговому вікні заповніть поля, які ще не заповнені та перевірте решту полів на правильність введення в них даних:

Мал. 6

 

Та після заповнення всіх полів, натиснути кнопку «Далі».

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! В разі, якщо це нове підприємство, або Ви формуєте заявки на новий термін дії у зв’язку зі змінами, то відмітка «Картка приєднання» в нижньому лівому куті повинна обов’язково бути помічена, в решті випадків можна зняти цю відмітку.

В наступному вікні відмітьте будь ласка, які саме типи сертифікат Ви хочете сформувати, поставивши біля кожного з типу заявок відмітки, та заповнивши поля про посадових осіб та підприємство:

Мал. 7

 

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!!!! Поля «ЄДРПОУ/ІПН», та «НАЗВА ОРГАНІЗАЦІЇ/ПІБ» а також «е-майл» є обов’язковими для заповнення. Поле «посада» не є обов’язковим, але якщо Ви його заповнюєте , то посада повинна чітко відповідати тому, як це зазначено в документі про призначення. Поле «ЄДДР» заповнюється тільки за наявності у когось із підписувачів паспорту нового зразку, та вносяться цифри запису, які показано на малюнку:

Мал. 8

 

Після внесення всіх даних, по всім підписувачам, сертифікати яких Ви хочете активувати, необхідно натиснути в правому нижньому куті клавішу «Далі».

Після чого  відкриється діалогове вікно генерації КЕП:

Мал. 9

 

де потрібно обрати в який спосіб буде збережено файл КЕП.

УВАГА!!!! В разі, якщо Ви використовуєте захищені носії, обов’язково потрібно обрати пункт «зберігати секретний ключ на захищений носій». Та обрати каталог куди будуть зберігатися заявки, а в разі якщо Ви НЕ використовуєте захищені носії, в той же каталог будуть збережені і Ваші файли КЕП. Захищений носій потрібно змінювати при генерації кожного наступного КЕП у відповідності до того, який КЕП буде генеруватися. Цю інформацію Ви можете бачити вгорі діалогового вікна генерації КЕП.

Після чого ввести пароль та повторити його введення. Дане діалогове вікно буде з’являтися стільки разів, скільки КЕП Ви обрали щоб згенерувати.

По завершенню генерації, натисніть «Друк», у вікні, що з’явиться:

Мал. 10

 

Будуть роздруковані заявки на формування кваліфікованих сертифікатів підписувачів ЕП. Заявки підписуються в такому порядку:

• Заявка на сертифікат електронної печатки – керівник підприємства;
• Заявка на сертифікат керівника –керівник підприємства;
• Заявка на сертифікат бухгалтера – головний бухгалтер, чи особа чиї дані занесено в заявку;
• Заявка на сертифікат співробітника – співробітник, який буде використовувати КЕП.

Після друку у новій вкладці ПЗ M.E.Doc відкриється бланк «Картка приєднання», де Вам необхідно буде перевірити правильність введення інформації. Заповнити поля, які залишилися пустими, зазвичай це «Телефон», «на підставі чого діє керівник» та можливо «посада»:

 

Мал.11

 

Далі Ви також виводити на друк бланк «Картка приєднання». Її підписання здійснює керівник.

Далі Ви відкриваєте каталог, де  збереглися файли КЕП, та заявки в електронній формі, копіюєте файли з розширенням «.PCK» на змінний носій (флешка, диск):

Мал. 12

 

та разом з роздрукованими і підписаними заявками, карткою приєднання та пакетом документів, подаєте до нашого офісу вже готовий комплект документів. А КЕП у Вас вже згенеровано та зберігаються на Вашому робочому комп’ютері чи на захищених носіях.

Комплект документів Ви завжди можете уточнити у наших фахівців за номерами лінії підтримки, або ж самостійно знайти інформацію на нашому за посиланням: https://intelserv.net.ua/products/kep

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ !!!! копії документів повинні бути завірені: особисті документи(паспорт, ІПН, свідоцтва про шлюб і т.п.) завіряє кожен з підписувачів, документи на підприємство завіряє керівник (виписка, витяг, накази).

1. ЗМІНИ НА ПІДПРИЄМСТВІ (назва, юридична адреса, керівник чи бухгалтер).

При зміні юридичної адреси чи назви на підприємстві, Вам спочатку необхідно ввести зміни в картку підприємства в частині тієї інформації, яка змінилася. Для чого необхідно перейти в розділ головного меню ПЗ M.E.Doc «ДОВІДНИКИ», відкрити «картка підприємства» та виправити дані, які змінилися у відповідному розділі:

Мал. 13

 

Після цього здійснити всі дії, які описані в пункті 1. НОВЕ ПІДПРИЄМСТВО.

УВАГА!!!! Документом , що засвідчує зміни є нова ВИПИСКА З ЄДР, або витяг. Решта документів буде залежати від того чи бажаєте Ви активувати на новий період КЕП, чи перевидати чинні на той самий термін.

При зміні керівника чи головного бухгалтера, необхідно внести нову інформацію про співробітників в «Картка підприємства» в розділі «Керівництво». Та провести дії, які описані в пункті 1. НОВЕ ПІДПРИЄМСТВО, але обираєте лише генерацію того КЕП, який потрібно замінити чи видати новий (керівник, бухгалтер), а інформація по іншим підписувачам не повинна бути відмічена :

 

Мал. 14

 

Перелік документів Ви, як завжди, можете  уточнити у наших фахівців, чи на нашій інтернет-сторінці.

1. НЕ ВСТИГЛИ ПОДАТИ ЗАЯВКИ ЧЕРЕЗ АВТОПРОДОВЖЕННЯ. Всі дії проводите відповідно до пункту 1. НОВЕ ПІДПРИЄМСТВО.

Нагадуємо!!!

Приймаються тільки якісні копії усіх документів:

• Ксерокопії мають бути чіткими;
• Текст ксерокопій має легко читатися;
• Копії паспортів та ідентифікаційних кодів завіряються тільки власником;
• Паспорт вважається недійсним за відсутності фото при досягненні віку 25 та 45 років.

Візьміть із собою на активацію будь-який електронний носій, на який Ви скопіювали заявки (файли з розширенням .PCK ) (флешка, токен)

 

Автор: Науменко Олександр, сертифікований спеціаліст ГК "Інтелектуальний сервіс"

Долучайтесь до нас в Instagram, facebook та Telegram