Перевидача та скасування сертифікатів КЕП: що потрібно знати користувачам

У сфері електронного документообігу та підпису КЕП (кваліфікованого електронного підпису) часто виникають ситуації, коли потрібно перевидати або скасувати сертифікат. Нижче ми  навели ключову інформацію, яку варто знати користувачам і представникам юридичних осіб.

Що ж таке перевидача сертифіката?

Перевидача сертифіката - це позапланова процедура видачі нового сертифіката, що здійснюється до завершення строку дії попереднього. Вона проводиться у разі зміни реквізитів, які містить чинний сертифікат.

Основні випадки для перевидачі:

• Зміна назви або юридичної адреси підприємства;
• Зміна прізвища у підписувача;
• Зміна посади підписувача;
• Втрата секретного ключа або забутий пароль.

Пропонуємо розібрати більш детально кожний з випадків.

---

Які документи необхідно мати при зміні назви або юридичної адреси підприємства?

При зміні реквізитів підприємства (назва або юридична адреса) необхідно мати оригінал чи копію нової Виписки з ЄДР або Витягу з ЄДР, де буде вказана нова назва установи чи нове місцезнаходження.

Співробітники підприємства отримують особисто власні кваліфіковані електронні підписи без доручення від директора, а сертифікат на печатку установи може отримати директор чи інша особа на підставі оригіналу нотаріального доручення.

---

Які документи необхідні при зміні прізвища підписувача?

Якщо підписувач змінює прізвище, для перевидачі сертифіката необхідно надати:

• Новий паспорт громадянина України;
• Ідентифікаційний код (ІПН);
• Документ, що підтверджує зміну прізвища - це може бути:
  • Свідоцтво про шлюб;
  • Свідоцтво про розлучення;
  • Рішення або висновок суду;
  • Свідоцтво про зміну імені.

Альтернативно, може бути поданий наказ підприємства про зміну прізвища, який повинен містити посилання на відповідний документ із зазначенням його реквізитів (серія, номер тощо).

---

Які документи необхідні при зміні посади підписувача?

Тут все дуже просто: співробітнику, у якого змінилась посада, необхідно мати оригінал чи копію документа про призначення на посаду з новим найменуванням посади або ж наказ про переведення з однієї посади на іншу. Співробітник підприємства отримую особисто власні кваліфіковані електронні підписи без доручення від директора.

---

Перевидача у зв’язку з втратою секретного ключа.

Якщо працівник втратив секретний ключ, він повинен особисто звернутися до представництва надавача КЕП. Видача нового сертифіката в такому випадку не потребує довіреності від керівника підприємства.

Необхідні документи:

• Паспорт громадянина України або інший документ, що посвідчує особу;
• Документ про призначення на посаду (оригінал або засвідчена копія).

---

А що ж таке скасування сертифіката?

Скасування сертифіката — це анулювання його чинності до закінчення встановленого терміну дії. Така процедура проводиться з міркувань безпеки або у випадках порушення правил користування.

Основні причини для скасування:

• Компрометація приватного ключа;
• Зміна статусу власника (звільнення, ліквідація компанії);
• Помилки під час видачі сертифіката.

Скасувати сертифікати можна в електронному вигляді через програму M.E.Doc або звернутися в офіс надавача послуг.

---

Процедури перевидачі та скасування сертифіката КЕП є важливими складовими електронного документообігу. У кожній ситуації варто уважно дотримуватись вимог до документів, аби уникнути затримок та забезпечити юридичну силу підпису. У разі виникнення питань — звертайтеся до фахівців: вони завжди готові допомогти.

Авторка: Ярошина Яна, провідна спеціалістка ГК «Інтелектуальний сервіс»