Облік кадрів в ISpro: як спростити роботу кадрової служби

У сучасних організаціях кадрова служба працює з великою кількістю документів та даних. Прийняття працівників на роботу, переведення, звільнення, оформлення відпусток, ведення особових справ, підготовка звітності — усе це потребує точності та постійного контролю.

Коли кадровий облік ведеться у паперовому вигляді або в окремих таблицях, навіть прості операції можуть займати багато часу. Дані доводиться вводити повторно в різні документи, контролювати вручну залишки відпусток, перевіряти відповідність штатного розпису та відстежувати кадрові зміни. У таких умовах збільшується навантаження на кадровиків і зростає ризик помилок.

Автоматизація кадрового обліку дозволяє суттєво спростити ці процеси. Спеціалізовані інформаційні системи допомагають централізовано зберігати дані про працівників, швидко формувати кадрові документи та контролювати кадрові процеси підприємства.

Одним із таких рішень є система “ISpro” модуль “Облік кадрів”. Вона дозволяє автоматизувати основні процеси кадрового діловодства, забезпечує зручне ведення кадрової інформації та інтегрується з підсистемою розрахунку заробітної плати.

Розглянемо, які можливості системи допомагають кадровій службі працювати швидше, ефективніше та зменшувати ризик помилок у кадровому обліку.

Електронні особові картки працівників

У системі “ISpro” формується повна електронна картка працівника, в якій зберігаються всі необхідні дані:

• персональна інформація;
• паспортні дані;
• освіта та кваліфікація;
• інформація про військовий облік;
• трудова історія працівника.

Мал.1

Вся інформація зберігається в єдиній базі даних і може автоматично використовуватись при створенні наказів, довідок або звітів. Це дозволяє уникнути повторного введення даних та значно зменшує ймовірність помилок.

Зручне ведення штатного розпису

“ISpro” дозволяє вести штатний розпис підприємства в електронному вигляді, контролюючи структуру організації та всі зміни в ній.

Користувач може:

• формувати структуру підрозділів;
• створювати та редагувати посади;
• визначати кількість штатних одиниць;
• контролювати вакантні місця.

Мал.2

Система зберігає історію змін, що дозволяє легко відстежувати кадрові зміни на підприємстві.

Швидке формування кадрових наказів

Однією з найбільш затребуваних функцій є автоматизоване формування кадрових наказів.

У системі передбачені шаблони типових документів, що дозволяє швидко створювати накази:

• про прийняття на роботу;
• про переведення;
• про надання відпустки;
• про звільнення;
• про зміну умов праці.

Мал.3

При формуванні документа більшість даних автоматично підтягується з картки працівника, що значно прискорює підготовку документів.

Планування та контроль відпусток

Модуль “Облік кадрів” дозволяє вести графік відпусток працівників та контролювати використання відпусток протягом року.

У системі можна:

• формувати річний графік відпусток;
• контролювати залишки днів відпустки;
• автоматично формувати накази на відпустку;
• відстежувати використання відпусток.

Мал.4

Це допомагає кадровій службі ефективно планувати відпустки та уникати помилок у розрахунках.

Автоматичне формування кадрових звітів

“ISpro” дозволяє швидко формувати кадрову аналітику та звітність на основі даних системи.

Користувач може отримувати:

• списки працівників за різними параметрами;
• довідки про працівників;
• статистичні звіти;
• аналітику по підрозділах та посадах.

Мал.5

Формування звітів займає лише кілька хвилин, оскільки всі дані вже зберігаються в системі.

Інтеграція з розрахунком заробітної плати

Важливою перевагою модулю є повна інтеграція з модулем обліку праці та заробітної плати.

Усі кадрові зміни — прийняття, переведення, звільнення — автоматично передаються до підсистеми нарахування зарплати. Це дозволяє уникнути повторного введення даних і гарантує узгодженість інформації в системі.

Переваги використання “ISpro” для кадрового обліку

Використання модулю “Облік кадрів” дозволяє значно підвищити ефективність роботи кадрової служби.

Основні переваги:

• автоматизація рутинних кадрових операцій;
• швидке формування наказів та документів;
• зменшення кількості помилок у кадрових даних;
• централізоване зберігання інформації про персонал;
• інтеграція кадрового обліку з нарахуванням заробітної плати.

Завдяки цьому кадрова служба отримує сучасний інструмент для ефективного управління персоналом та контролю кадрових процесів.

Якщо у Вас виникли будь-які запитання стосовно модулю “Облік кадрів” або ви ще не знайомі з усіма можливостями автоматизації обліку в “ISpro” — замовляйте безкоштовну демонстрацію.

Наші спеціалісти покажуть, як усе працює на практиці, і допоможуть підібрати оптимальні рішення саме для вашого підприємства за контактними номерами телефону:

+380950364004
+380980364004
+380730364004

Автор: Рибалко Максим, провідний спеціаліст ISpro в ГК “Інтелектуальний сервіс".