Електронний документообіг: можливості та переваги

У сучасному світі кількість документів, що використовується на кожному підприємстві, стрімко зростає. Ефективність функціонування кожної організації будь-якого профілю знаходиться у прямій залежності від рівня оперативної обробки документації та інформації, швидкість взаємодії між структурними підрозділами організації та контрагентами. Тому автоматизація документообігу є однією з першочергових задач сучасних компаній.

До 80-90 рр. ХХ століття документообіг на підприємствах був організований лише на паперових носіях. Відповідно на обробку інформації витрачалась значна кількість часу. В сучаcних умовах скорочення часу роботи з інформацією можливо у зв’язку з стрімким розвитком технологій. Продуктами такого розвитку є різні за призначенням системи, зокрема, система електронного документообігу (ЕДО). На думку експертів, повний перехід на без паперову обробку неможливий, але все ж таки електронний документообіг вже значно переважає.

Визначаємо основні поняття електронного документа та електронного документообігу, а також його юридичну базу:

Електронний документ (ЕД) - документ, створений за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації, який може бути підписаний електронним підписом (ЕП) і збережений на електронному носії у вигляді файлу відповідного формату.

Електронний документообіг - сукупність процесів створення, обробки, відправлення, передачі, отримання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які відбуваються з використанням перевірки цілісності та, в разі необхідності, з підтвердженням факту одержання таких документів. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і переведений електронними засобами у візуальну форму (тобто його можна вивести на екрані комп'ютера в звичному вигляді, а також роздрукувати).

У відповідності з Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», який набрав чинності у січні 2004 року, обов'язковим реквізитом електронного документа є електронний підпис, який використовується для ідентифікації передплатника електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладення електронного підпису надає будь-якому електронному документу статус оригіналу та наділяє його повною юридичною силою.

07 листопада 2018 року набуває чинності Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. №2155-VIII (далі – Закон №2155).
Одним з найважливіших положень Закону № 2155 є взаємне визнання українських та іноземних сертифікатів відкритих ключів та електронних підписів.

Законом запроваджуються такі механізми, як електронна ідентифікація, електронний підпис, електронна печатка, електронна позначка часу, реєстрована електронна доставка, інтероперабельність тощо.

Згідно з ч.2 ст. 22 Закону № 2155 ідентифікація фізичної особи, яка звернулася за отриманням послуги формування кваліфікованого сертифіката відкритого ключа, здійснюється за умови її особистої присутності за паспортом громадянина України або за іншими документами, які унеможливлюють виникнення будь-яких сумнівів щодо особи, відповідно до законодавства про Єдиний державний демографічний реєстр та про документи, що посвідчують особу, підтверджують громадянство України чи спеціальний статус особи..

Отже, починаючи з 07.11.2018 р., отримати послуги з формування кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів за довіреністю (в т.ч. посвідченою нотаріально) буде неможливо. Про це зазначають податківці на сайті ДФСУ.
Крім того, запроваджується адміністративна послуга щодо включення юридичних та фізичних осіб - підприємців, які мають намір надавати електронні довірчі послуги (ЕДП), до Довірчого списку, а також встановлюється порядок ведення такого списку. Також, визначається процедура незалежної оцінки відповідності для ЕДП та також можливість використання зазначеними особами у своїй діяльності як національних, так і міжнародних стандартів.

Зауважимо!
Допускається ідентифікація фізичної особи кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг за ідентифікаційними даними, що містяться у раніше сформованому ним кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, за умови чинності цього сертифіката (ч. 3 ст. 22 Закону № 2155).
Також Закон № 2155 інтегрує в собі всі попередні здобутки у сфері застосування ЕП, зокрема, чинні сертифікати продовжуватимуть діяти ще два роки з моменту набрання чинності даним Законом (п.5 р. VII Прикінцевих та перехідних положень Закону №2155).

Так в чому ж переваги електронного документообігу перед паперовим обігом документів?

Для традиційного документообігу властиві наступні проблеми:

1. Можливість втрати документів.
2. Накопичення певного об’єму документів з невідомим призначенням та походженням.
3. Можливість потрапляння документів до чужих рук.
4. Втрата робочого часу у зв’язку з пошуком необхідного документа.
5. Зростання витрат у зв’язку з створенням копій документів.
6. Втрата робочого часу у зв’язку з підготовкою та узгодженням документації.

Для електронного документообігу властиві наступні переваги:

1. Оперативний доступ до документів, швидкість у виправленні паперів.
2. Ефективне управління рухом документів.
3. Всі структури компанії можуть працювати в єдиному інформаційному просторі - це дозволяє прискорити узгодження документів і прийняття рішень.
4. Підвищення виконавської дисципліни (так як ЕДО дозволяє визначати відповідального за виконання документа в кожен момент часу), підвищення продуктивності співробітників.
5. Безпека і збереження документів - шифрування даних дозволяє запобігти спробам несанкціонованого використання інформації.
6. Виняток дубляжу документації.
7. Зниження фінансових витрат на документообіг і діловодство.
8. Удосконалення процедури підготовки, подачі / доставки, обліку та зберігання документів, їх аутентифікація, цілісність, конфіденційність і неспростовність.
9. Швидкий і надійний обмін електронними документами з партнерами, контрагентами незалежно від віддаленості адресата.

З усього вищесказаного ми розуміємо, що електронний документообіг є більш оптимальним з точки зору витрат часу, фінансових витрат, а також на рівні прийняття тих чи інших рішень.

Одним з якісних та надійних інструментів для електронного документообігу є програмний комплекс M.E.Doc. Ця програма надає можливість працювати з наступними видами документів, а саме: звітами, податковими накладними, рахунками-коригуваннями (додаток 2), рахунками, актами, договорами, видатковими накладними, довідками та інше. Ви можете ознайомитись з можливостями програми встановивши демонстраційну версію програми M.E.Doc, але для розкриття всього потенціалу програми Вам буде необхідно придбати ліцензію.

Слід зауважити, що за допомогою програми M.E.Doc Ви зможете за короткий час відправляти на реєстрацію податкові накладні та рахунки-коригування, а також обмінюватися первинною документацією з іншими контрагентами.Також при роботі з програмою M.E.Doc Ваші документи буду надійно захищені від несанкціонованого втручання.

Обмін первинними документами відбувається в зашифрованому вигляді з використанням електронного цифрового підпису АЦСК "Україна". Ключі електронного цифрового підпису є унікальним набором символів, не можуть бути підібрані або скопійовані і є гарантом того, що електронний документ підписаний саме власником електронного ключа.

Як ми бачимо, переваги електронного документообігу є незаперечні. 

Оцінити всі переваги використання Електронного документообігу можете звернувшись до нас на лінію підтримки за контактними номерами:
(098) 036 40 04;
(095) 036 40 04;
(073) 036 40 04
___________________________________________________________________

Долучайтесь до нас в Instagram та facebook, на Вас чекають:

• корисні лайфхаки
• актуальні новини
• та розважальна рубрика

!Дізнатися більше новин Ви також зможете на нашому каналі в >>> Telegram.