Автопошук e-mail контрагентів в M.E.Doc для відправки електронних документів

M.E.Doc постійно вдосконалюється, щоб зробити роботу бухгалтерів та відповідальних осіб ще зручнішою.

З’явилась нова функція «Швидкий пошук», яка полегшить вам роботу з електронними документами. За допомогою цієї функції можна автоматично знаходити доступні електронні адреси контрагента у вікні «Вибір адресатів». Тепер надсилати документи стало ще простіше, навіть якщо ваш партнер не користується ЕДО-рішеннями (M.E.Doc, СОТА, FREDO). 

Мал.1

Навіщо це потрібно?

Щоб відправити електронний документ контрагенту, який не користується програмами для ЕДО: M.E.Doc, СОТА, FREDO, Flydoc, ви можете скористатися функцією - “відправити посилання на документ”. В такому випадку ваш електронний документ буде відправлено у вигляді посилання на електронну пошту вашого контрагента.

Ваш контрагент зможе відкрити цей документ, ознайомитись з ним, погодити, роздрукувати та зберегти файл документа з підписами на комп'ютер. Саме для пошуку електронних адрес контрагентів і з’явилася нова функція «Швидкий пошук» у програмі M.E.Doс. Тепер це питання вирішується миттєво.

Коли можна скористуватися функцією “Швидкий пошук”?

Ця функція доступна у вікні «Вибір адресатів», яке можна побачити у 2 випадках:

1. При відправці документа, якщо контрагент не підключений до ЕДО‑рішень (M.E.Doc, СОТА, FREDO). У такому разі програма запропонує відправити “посилання на документ” контрагенту.

2. На вкладці «Наступні дії», якщо обрана опція “Надіслати посилання на документ”.

Як це працює?

1. У вікні «Вибір адресатів» натискаєте на кнопку «Швидкий пошук» — і програма миттєво знаходить доступні e‑mail контрагента.

Мал.2

2. Знайдені адреси відображаються в захищеному вигляді (наприклад, ex**@gmail.com), аби зберегти конфіденційність.

Мал.3

3. Якщо адрес забагато і вони не вміщаються повністю — з’являється кнопка «ще N…», яке дозволяє розгорнути або сховати весь список.

Мал.4

4. Якщо якісь адреси непотрібні, видаліть їх зі списку натисканням на Х.

Мал.5

5. Після підготовки списку — натискаєте «Відправити».

Мал.6

Мал.7

Важливо! Знайдені адреси не зберігаються в картках контрагентів, оскільки формат показується засекречено — але це не впливає на зручність використання. Ви швидко знайшли потрібну адресу та без зайвих дій надіслали документ! 

Чому це зручно?

• Швидко й легко. Автоматичне заповнення економить ваш час та зменшує рутину.
• Інтуїтивно зрозуміло. Інтерфейс логічний і простий у використанні.
• Безпечно. Конфіденційність даних залишається під контролем.

Висновок:

«Швидкий пошук» — ще один крок у напрямку інтелектуалізації електронного документообігу. Менше ручної роботи, більше продуктивності. 

Якщо вас цікавить більше можливостей M.E.Doc для автоматизації вашого документообігу, звертайтесь до нас на лінію консультації. Наші спеціалісти з радістю поділяться своїм досвідом. 

+380950364004 
+380980364004 
+380730364004

Автор: Кириченко Назар, провідний спеціаліст ГК «Інтелектуальний сервіс».