Як автоматизувати тарифікацію в ERP-системі ISpro: практичний посібник

Тарифікація педагогічних працівників — один із найвідповідальніших процесів у закладах освіти. Під час її проведення необхідно врахувати посади, тарифні розряди, педагогічне навантаження, кваліфікаційні категорії, педагогічні звання, доплати, надбавки та інші умови оплати праці.

При ручному веденні тарифікації у таблицях значно зростає ризик помилок, дублювання інформації та невідповідностей між тарифікаційним списком і подальшим розрахунком заробітної плати.

ERP-система ISpro дозволяє автоматизувати значну частину цього процесу та об'єднати кадрові дані, налаштування оплати праці, тарифікацію і розрахунок заробітної плати в єдиній інформаційній системі.

У цій статті розглянемо, як автоматизувати тарифікацію в ISpro, які дані необхідно підготувати, як налаштувати тарифні сітки та схеми окладів, як врахувати педагогічне навантаження, доплати й надбавки та як результати тарифікації використовуються під час подальшого розрахунку заробітної плати.

Чому варто автоматизувати тарифікацію в ISpro

Якщо тарифікація ведеться в окремих Excel-файлах, фахівцям доводиться вручну переносити інформацію між таблицями, перевіряти формули, контролювати зміни та стежити за тим, щоб однакові дані в різних документах не відрізнялися.

При використанні ERP-системи значна частина цих операцій переноситься в єдине інформаційне середовище.

Основні переваги заведення тарифікації в ISpro

• єдина база даних працівників;
• використання актуальної інформації з особових рахунків працівників;
• автоматизація розрахунків;
• облік педагогічного навантаження;
• врахування доплат і надбавок;
• контроль змін;
• формування тарифікаційних списків;
• використання даних під час розрахунку заробітної плати;
• зменшення кількості ручних операцій;
• формування необхідної звітності.

Таким чином, тарифікація в ISpro стає частиною єдиного процесу управління кадровими та фінансовими даними закладу освіти.

Як підготувати дані для тарифікації в ISpro

Перед початком роботи важливо перевірити інформацію, яка використовуватиметься під час формування тарифікації.

Насамперед необхідно актуалізувати: штатні посади, тарифні розряди, ставки, кваліфікаційні категорії, педагогічні звання, стаж, види доплат і надбавок, педагогічне навантаження та інші умови оплати праці.

Автоматизація розрахунків залежить від якості вихідних даних. Якщо в системі зазначено неправильний тарифний розряд, посаду або інший параметр, це може вплинути на результат тарифікації.

Налаштування тарифних сіток та схем окладів в ISpro

Одним із ключових етапів підготовки до тарифікації є заповнення довідника тарифних сіток та схеми окладів в ISpro.

Ці налаштування є основою для автоматизованого визначення посадових окладів і застосування відповідних тарифних розрядів.

Заповнення довідника тарифних сіток

У довіднику тарифних сіток необхідно створити та налаштувати тарифну сітку, яка використовується закладом освіти.

Для кожного тарифного розряду визначаються відповідні параметри, зокрема:

• тарифний розряд;
• тарифний коефіцієнт;
• схемний оклад;
• період дії тарифної сітки;
• додаткові параметри, передбачені налаштуваннями системи.

Правильно заповнений довідник дозволяє системі використовувати відповідні значення залежно від встановленого працівнику тарифного розряду.

Тому перед проведенням тарифікації необхідно перевірити актуальність значень та відповідність встановленим умовам оплати праці.

Мал.1

 

Налаштування схеми окладів

Наступним важливим елементом є схема окладів.

У ній визначається відповідність між посадами, тарифними розрядами та розмірами посадових окладів.

Під час налаштування схеми окладів необхідно врахувати:

• назви посад;
• кваліфікаційні категорії;
• відповідні тарифні розряди;
• розміри окладів;
• норми годин;
• період дії встановлених значень.

Правильно налаштована схема окладів дозволяє використовувати ці дані під час формування тарифікації та подальшого розрахунку заробітної плати.

Мал.2

Якщо змінюються розміри окладів або інші умови оплати праці, відповідні довідники в ISpro необхідно своєчасно актуалізувати.

Практична демонстрація: як працює тарифікація в ISpro

Після підготовки нормативно-довідкової інформації можна переходити безпосередньо до формування тарифікації.

Загальний алгоритм роботи можна представити у вигляді послідовних кроків.

Крок 1. Перевірка даних працівників

На першому етапі користувач працює з кадровою інформацією, яка вже зберігається в системі.

Для працівника мають бути доступні необхідні відомості про:

• посаду;
• підрозділ;
• умови роботи;
• тарифний розряд;
• кваліфікаційну категорію;
• стаж;
• інші параметри, які впливають на оплату праці.

Мал.3

Завдяки використанню єдиної бази даних під час формування тарифікації не потрібно повторно вводити всю інформацію про працівника.

Крок 2. Створення тарифікації

Далі користувач створює відповідну тарифікацію та визначає основні параметри.

Залежно від організації роботи це можуть бути:

• навчальний рік;
• період дії тарифікації;
• заклад або структурний підрозділ;
• категорія працівників;
• інші необхідні параметри.

Мал.4

На цьому етапі важливо переконатися, що тарифікація створюється для правильного періоду та відповідної установи.

Крок 3. Формування списку педагогічних працівників

До тарифікації включаються педагогічні працівники, для яких необхідно визначити умови оплати праці.

При цьому використовуються дані, які вже містяться в інформаційній системі.

Для кожного працівника враховуються відповідні характеристики:

• посада;
• тарифний розряд;
• підвищення тарифу;
• ставка;
• кваліфікація;
• стаж;
• інші умови оплати праці.

Мал.5

Це дозволяє уникнути багаторазового введення однакової інформації.

Крок 4. Визначення педагогічного навантаження

Один із найважливіших етапів тарифікації педагогічних працівників — визначення обсягу навчального навантаження.

Саме навантаження безпосередньо впливає на розрахунок оплати праці.

Під час роботи необхідно правильно визначити:

• відповідну посаду;
• педагогічне навантаження;
• кількість годин;
• кількість ставок;
• період дії навантаження;
• інші необхідні параметри.

Мал.6

Якщо навантаження змінюється протягом навчального року, відповідні зміни необхідно своєчасно відображати в системі.

Крок 5. Розрахунок доплат і надбавок

Окрему увагу під час тарифікації необхідно приділити додатковим виплатам.

Залежно від умов роботи педагогічного працівника можуть враховуватися різні доплати та надбавки.

В ISpro відповідні види оплат та правила їх застосування налаштовуються в системі.

Мал.7

 

Після цього користувач може використовувати налаштовані параметри під час формування тарифікації та подальшого розрахунку заробітної плати.

Автоматизація цього процесу допомагає зменшити кількість ручних розрахунків і ризик помилок.

Крок 7. Перевірка результатів тарифікації

Після формування основних показників необхідно провести контроль.

Рекомендується перевірити:

• чи всі працівники включені до тарифікації;
• правильність посад;
• тарифні розряди;
• ставки та оклади;
• педагогічне навантаження;
• кваліфікаційні категорії;
• педагогічні звання;
• доплати та надбавки;
• підсумкові показники.

Такий контроль дозволяє виявити можливі неточності до того, як дані будуть використані для розрахунку заробітної плати.

Крок 8. Формування тарифікаційного списку

Після перевірки даних формується тарифікаційний список.

Мал.8

 

У ньому узагальнюється інформація про педагогічних працівників, їхні посади, навантаження, ставки, доплати та інші показники, необхідні для визначення умов оплати праці.

Автоматичне формування тарифікаційного списку дозволяє скоротити час підготовки документа та зменшити ризик технічних помилок, які можуть виникати під час ручного перенесення даних.

Що робити при зміні умов тарифікації?

Упродовж навчального року можуть змінюватися:

• посада працівника;
• кількість годин;
• педагогічне навантаження;
• тарифний розряд;
• підвищення тарифу;
• доплати та надбавки;
• кваліфікаційна категорія;
• склад працівників.

В ISpro зміни можна вносити шляхом коригування чинної тарифікації або створення нової тарифікації із зазначенням нового періоду її дії. 

Це допомагає підтримувати актуальність інформації та зменшує ризик виникнення розбіжностей між кадровими, тарифікаційними та зарплатними даними.

Тарифікація в ISpro чи Excel: що обрати?

Excel може бути зручним для окремих розрахунків, однак при великій кількості працівників і складній системі оплати праці підтримувати тарифікацію вручну стає дедалі складніше.

Тарифікація в Excel	Тарифікація в ISpro
Дані можуть зберігатися у різних файлах	Єдина інформаційна база
Багаторазове введення інформації	Використання вже наявних даних
Ручне коригування формул	Налаштовані правила розрахунку
Ризик арифметичних і технічних помилок	Автоматизація розрахунків
Складніше контролювати зміни	Централізоване ведення даних
Окреме перенесення даних у зарплату	Зв'язок із процесом розрахунку
Необхідність контролю декількох версій файлів	Єдина актуальна база

 

Таким чином, замість роботи з великою кількістю окремих таблиць користувач ISpro отримує єдине інформаційне середовище, у якому можна працювати з даними працівників, посадами, тарифними розрядами, тарифними сітками, схемами окладів, навантаженням, доплатами та іншими параметрами оплати праці.

Залишилися запитання щодо роботи з тарифікацією в ISpro або хочете дізнатися більше про можливості автоматизації цього процесу?

Замовляйте безкоштовну демонстрацію ISpro! Наші спеціалісти на практиці покажуть, як працює тарифікація в системі, розкажуть про ключові можливості автоматизації та допоможуть підібрати оптимальні рішення відповідно до потреб вашого закладу.

Для замовлення демонстрації звертайтеся за контактними номерами телефонів:

+380950364004
+380980364004
+380730364004 

Автор: Рожко Лілія, провідна спеціалістка ISpro ГК «Інтелектуальний сервіс».