Електронний документообіг: законно, безпечно, необхідно

Шановні колеги! В цій статті ми дамо відповіді на два важливих питання: 

• чим нам може допомогти електронний документообіг зараз?
• як електронний документообіг регламентується законодавством?
   

До умов, які зараз склалися, всі організації та підприємці намагаються максимально адаптуватися та по можливості продовжують працювати. Найбільш ефективними способами такої адаптації є  онлайн-торгівля чи віддалені послуги.

---

Читайте також:
 Як погодити документ в M.E.Doc

Нововведення для бізнесу в період COVID19. Які нюанси треба знати?

Онлайн-послуги, які можна отримати, не виходячи з дому

---

При цьому успішність такої роботи багато в чому залежить від раціонального використання ресурсів та оперативної взаємодії з контрагентами (клієнтами чи постачальниками). 

Тут на допомогу може прийти впровадження електронного документообігу. Це допоможе підвищити оперативність взаємодій, більше заощаджувати та більш раціонально використовувати робочі ресурси.

В режимі віддаленої роботи електронний документообіг гарантує:

• Гарантовану доставку документів контрагентам: електронні документи приходять в програму, до якої є постійний доступ. А паперові - на поштову адресу, де зачинено з табличкою “Карантин”.
   
• Оперативність взаємодії з покупцями та постачальниками: електронний рахунок можна надіслати та отримати в програму миттєво. Паперовий аналог витратить значний час на доставку. При тому, в умовах карантину, може взагалі не знайти адресата.
   
• Безпеку Вашого здоров'я: в умовах карантину Вам не доведеться здійснювати походи в поштові відділення для відправки паперів. Безпечніше просто працювати за комп'ютером.

 

Щодо законності електронних документів - тут все просто. Щоб електронний документ відповідав вимогам законодавства, він повинен мати необхідні реквізити - електронні підписи та дані в документі, згідно його форми (стаття 7 Закону України Про електронні документи та електронний документообіг).
 

Дещо більше питань може викликати обмін електронними документами з дотриманням законодавства. Наприклад: Що є датою Акта виконаних робіт: дата складання, чи дата підписання, яку містить інформація з електронного підпису на документі?
 

Знову проста відповідь одразу на масу подібних питань: відповідні ситуації можна зафіксувати в договірних відносинах з контрагентами. Це також регламентується чинним законодавством (статті 9-13 Закону України Про електронні документи та електронний документообіг).

ВАЖЛИВО:
Електронний документообіг - це безконтактна  передача і отримання документів! Подбаймо про власне здоров'я!
 

Автор: Малюк Віктор - провідний спеціаліст із впровадження електронного документообігу ГК "Інтелектуальний сервіс"

Долучайтесь до нас в Instagram, facebook та Telegram на Вас чекають:

• корисні лайфхаки
• актуальні новини
• та розважальна рубрика