Зверніть увагу! Керування періодами у підсистемах ISpro

Оновлено 16.09.2024 р.

Для бухгалтерського обліку основним звітним періодом є місяць. Для закриття періоду  слід провести у системі низку обов’язкових операцій. У модулях програми ISpro Головна книга, Облік основних засобів, Облік праці та заробітної плати, Управління студентами, Облік комунальних послуг  є підсистема Керування обліковими періодами (закриття періоду).

Більш детально розглянемо закриття періоду в модулі Облік праці і заробітної плати.

В підсистемі  Періоди є розділ Керування обліковими періодами, який дозволяє управляти періодами всередині підсистеми. У підсистемі існує поняття поточного облікового періоду. Тільки за поточний обліковий період формуються Документи, Платіжні відомості і Списки на перерахування. Тільки дані поточного облікового періоду підлягають коригуванню в розрахункових листках працівників.    При закритті періоду, всі дані записуються в архів і вважаються архівними. Дані закритих (архівних) періодів не підлягають зміні.

Закриття періоду виконується по кнопці Закрити період. Закривається тільки поточний обліковий період. При цьому системою виконуються такі дії:

• Проводиться розрахунок заробітної плати всіх працівників з формуванням роз'яснень з розрахунку кожної суми розрахункового листа.
• Зберігаються в архіві суми розрахованої зарплати, роз'яснення до розрахунку, суми нарахувань до фондів та перерахувань, а також проводки.
• Коригуються залишки сум за тривалим утриманням, що виплачуються частинами (штрафи, позики та ін.).
• Коригуються суми для аліментів у платіжних відомостях і списках на перерахування відповідно до знову розрахованих і поміщених в архів сум з розрахункових листків. У разі існування заборгованості по аліментах відбувається її погашення, на величину погашення за період, що закривається.
• Виконуються дії, що відповідають установленим користувачем в модулі Керування обліковими періодами параметрам: платіжні доручення, сформовані на підставі платіжних відомостей та списків на перерахування, передаються в банк; сформовані проводки передаються в підсистему Головна книга, документи зі статусом Чернетка видаляються, роз'яснення розрахунків в розрахункових листках і/або документах також видаляються.
• У новому обліковому періоді в розрахунковому листі кожного працівника розраховуються суми Нараховано і Утримано.

Перед закриттям періоду за допомогою установки/зняття позначок визначаються дії системи:

• Передавати перерахування в Банк - автоматично передає в підсистему Грошові кошти Платіжні документи в позабюджетні фонди та бюджет.
• Передавати проводки в Головну Книгу - встановлена позначка дозволяє при закритті періоду одночасно передати проводки в підсистему Головна книга. Крім того, проводки передаються в Головну книгу безпосередньо після закриття облікового періоду з розрахункової відомості архівного періоду. Якщо період Головною книги закритий, то дана позначка не доступна.
• Параметр Переміщати документи, які не були проведені, та міжрозрахункові виплати в новий обліковий період служить для автоматичного переміщення незакритих виплат за лікарняними ФСС у новий обліковий період.
• Видаляти чернетки документів - при закритті періоду автоматично видаляє відкриті документи, наявні в обліковому періоді. Дія цієї позначки поширюється і на реєстр пачок подорожніх листів.
• Не зберігати роз'яснення розрахунку в Розрахункових листках - при закритті періоду автоматично видаляються роз'яснення розрахунків в розрахункових листах, що дозволяє оптимізувати розмір бази даних за обліковий період, що закривається.
• Передавати розрахункові листи в систему «Економ». При установці курсору на закриті періоди замість кнопки Закрити період з'являється кнопка Відкрити період , а також виводяться підсумки за обраним закритим періодом.

Відкриття періоду - це відновлення стану особових рахунків, розрахункових листів працівників і документів на момент закриття зазначеного облікового періоду. Відкривається тільки останній закритий період. Відкриття періоду неможливе, якщо в поточному обліковому періоді присутні закриті документи , платіжні відомості або списки на перерахування. Якщо виникає необхідність відкрити більш ранній обліковий період, необхідно послідовно виконати відкриття всіх попередніх облікових періодів.

Процедура відкриття періоду виконується тільки в крайньому разі і являє собою дуже рідкісний випадок зміни даних, що залишилися в архіві. При виявленні помилок в розрахунку за минулі місяці краще користуватися стандартною процедурою сторнування та перерахунку даних, що виконується автоматично при введенні в розрахунковому листку будь-якого працівника даних, які відносяться до попередніх розрахунковим місяців. Відкриття періоду і відкликання проводок з Головного журналу неможливе, якщо відповідний період закритий в Головній книзі.

При відкритті періоду виконується така послідовність дій:

• Видаляється архів облікового періоду, що відкривається.
• Коригуються залишки тривалих утримань, що виплачуються частинами.
• Розраховуються суми Нараховано і Утримано за новий обліковий період, що відкривається.

Довідник працівників не блокується при закритті/відкритті періоду. Крім цього, вся картотека працівників доступна для читання. Блокується зміна записів у картотеку працівників. Блокування довідника працівників виконується тільки у фінальній фазі закриття/відкриття періоду, при цьому всі користувачі зобов'язані звільнити довідник працівників та інші картотеки, які обробляє Управління періодами. При невдалій спробі блокування виводиться повідомлення зі списком користувачів, які працюють з довідником працівників.

При спробі скасувати закриття/відкриття періоду виводиться додаткове повідомлення з роз'ясненням наслідків скасування операції. Скасувати закриття/відкриття періоду у фінальній фазі по кнопці Скасування неможливо. Для цього необхідно встановити позначку Дозволити скасування закриття/відкриття періоду, яка знаходиться у вікні повідомлення. Цим виключається використання кнопки Скасування.

Якщо вас цікавить програма українського розробника з широкими можливостями і ви в пошуках надійного партнера, звертайтеся за телефонами: (095) 036-40-04, (098) 036-40-04, (073) 036-40-04, або залиште заявку тут

Більше інформації про ISpro: Бюджет тут

Більше інформації про ISpro: Освіта тут

Більше інформації про ISpro: ERP тут

Автор: Дяченко Євген, провідний спеціаліст ISpro в ГК “Інтелектуальний сервіс”.