Від договору до платіжної інструкції: ERP-система ISpro

Робота з контрагентами — постачальниками або замовниками — завжди починається з головного: укладення договору. У цій статті ми розглянемо, як за допомогою модуля «Договори» ERP-системи ISpro організувати процес закупівлі й оплати товарів чи послуг у постачальника — від створення договору до фінансових операцій.

Крок 1. Створюємо договір

1. Відкриваємо: Керування фінансовими розрахунками → Ведення договорів → Картотека обліку договорів.

2. У реєстрі договорів обираємо вид діяльності: купівля-продаж.

3. Натискаємо "Реєстр" → "Створити", обираємо тип договору.

Мал.1

4. Заповнюємо ключові поля:

• Номер і дата договору;

• Дата реєстрації;

• Рахунок замовника з довідника;

• Контрагент (виконавець);

• Термін дії;

• Дата «сплатити до»;

• Класифікатор з довідника ДК-021.

Мал.2

---

Крок 2. Додаємо специфікацію

1. Переходимо на вкладку "Специфікація".

2. Обираємо "Правка" → "Створити операцію" → "Отримання товарів і послуг (надходження)".

3. У вікні операції додаємо необхідні номенклатури, замовлені у постачальника:

• Натискаємо "Правка" → "Виклик довідника";

• Заповнюємо: атрибути, кількість, суму;

Мал.3

• Підтверджуємо «Ок» та закриваємо вікна.

4. Створюємо ще одну операцію: "Оплата (витрати)":

• Вказуємо суму до сплати.

Мал.4

У підсумку отримаємо сформовані операції.

Мал.5

Зберігаємо та закриваємо договір. У реєстрі він з’явиться синім кольором зі статусом «Чернетка».

Щоб активувати його для використання в інших модулях, змінюємо статус: "Реєстр" → "Змінити статус" → "Затверджений". Договір стане чорним.

---

Крок 3. Облік розрахунків за договором

1. Переходимо в Облік розрахунків по договорах.

2. Відкриваємо затверджений договір подвійним кліком.

3. На вкладці "Розрахунки" бачимо всі документи витрат і надходжень, а на вкладці "Операції" — планові дії (надходження й витрати).

Мал.6

---

Крок 4. Створюємо документи

• Прибуткова накладна: обираємо операцію надходження → "Реєстр" → "Створити" → "Накладну".

• Платіжне доручення: обираємо витрати → "Реєстр" → "Створити" → "Чернетка п/п".

У модулі Платіжні документи з’явиться інструкція зі статусом "Чернетка".

---

Крок 5. Оплата по договору

1. Переходимо у Виписки банку (у тому ж модулі).

2. Обираємо рахунок → "Реєстр" → "Створити" → "Платіж".

3. Вказуємо дату операції, обираємо потрібну платіжну інструкцію (якщо її не видно — перевірте, чи збігається рахунок замовника).

4. В нижній частині вікна:

• Тиснемо "Створити";

• В полі "Документ" обираємо "Договір", в полі "Номер" — потрібний запис.

Мал.7

5. Заповнюємо проводку: «Сплата контрагенту», обираємо КЕКВ, зберігаємо та відправляємо в Головну книгу.

---

Крок 6. Надходження товару

1. Переходимо в модуль Логістика → Облік закупок → Прибуткові накладні.

2. Відкриваємо накладну. У полі "Підстава" вказано номер договору.

3. Обираємо "Склад-отримувач".

Мал.8

4. Формуємо складський ордер, обираємо проводку «Надходження ТМЦ» і відправляємо в Головну книгу.

У результаті сформується 6-й меморіальний ордер з деталізацією по контрагенту та договору.

Мал.9

---

Крок 7. Загальний вигляд виконання договору

Повертаємось у Ведення договорів → Облік розрахунків по договорах.

Подвійним кліком відкриваємо договір — бачимо всі операції на вкладці.

Мал.10

---

Крок 8. Акт звірки

1. Відкриваємо: Розрахунки з контрагентами → Картотека обліку взаєморозрахунків.

2. Встановлюємо період дії договору.

3. Обираємо контрагента → "Друк" → "Акт звірки в розрізі договорів".

Мал.11

Модуль «Договори» в ERP-системі ISpro — це не просто цифровий архів чи засіб для формальної звітності. Це — ваш контрольний пункт довіри, інструмент, що перетворює хаос на порядок, а рутинні операції — на стратегічно керований процес.

Коли кожен договір має свою логіку, історію, динаміку — важливо бачити не лише цифри, а й взаємозв’язки. Саме це і забезпечує ISpro: прозорість, простоту і потужну автоматизацію.

У сучасному світі, де час і точність — головна валюта, грамотне ведення договорів — це не просто про документацію. Це про партнерство, впевненість, відповідальність. І ви — керманич цього процесу.

Ваші угоди — під контролем. Ваш бізнес — на правильному курсі з ISpro.

Маєте запитання щодо ведення обліку договорів або хочете оптимізувати роботу з контрагентами? Звертайтеся на консультаційну лінію!
Бажаєте побачити, як модуль "Договори" в ERP-системі ISpro може спростити ваші процеси? Замовляйте безкоштовну демонстрацію — ефективність починається з автоматизації!

Автор: Гончар Віктор, провідний спеціаліст ERP-системи ISpro, ГК "Інтелектуальний сервіс"