Відправка розрахункових листів на e-mail | Рішення ISpro:Бюджет

Оновлено 20.11.2024 р.

Розрахунковий лист співробітника призначений для зберігання інформації про нарахування та утримання за архівні періоди та відображення результатів розрахунків за поточний обліковий період. Розрахунковий лист співробітника відкривається і на відповідній закладці особового рахунку співробітника.

В ERP-системі ISpro розрахунковий лист має кілька видів відображення залежно від обраної закладки або по пункту меню "Вид":

• Стандартний (комбінація клавіш Alt + 1). У цьому виді розрахункового листка в лівій частині екрана відображаються нарахування, а в правій частині - утримання. Редагування даних за певним видом оплати здійснюється в вікні, яке з'являється за пунктом меню Реєстр / Змінити. Такий вид розрахункового листка зручний для перегляду.
• Табличний (комбінація клавіш Alt + 2). У цьому виді розрахункового листа види оплати розташовуються в єдиній таблиці, і редагування даних за видами оплати здійснюється в рядку таблиці по пункту меню Реєстр / Змінити. Такий вид розрахункового листка зручний для первинного введення архівних даних в Систему.
• Фонди (комбінація клавіш Alt + 3). Тут відбивається список фондів, в які здійснюються відрахування від сум заробітку певного співробітника із зазначенням певної суми по кожному фонду з розбивкою цієї суми за розрахунковими періодами та видами оплати.
• Проводки (комбінація клавіш Alt + 4). Цей вид розрахункового листа дозволяє переглянути інформацію по проводках, сформованих за даними нарахувань і утримань певного співробітника з розбивкою цих сум по періодах і видах оплати.

Мал.1

Окрім можливості друку розрахункового листа, в ERP-системі ISpro, реалізовано також відправка на електронну адресу співробітникам розрахункових листів за період. Для цього потрібно зробити декілька простих кроків.

Налаштування на прикладі поштового сервісу Ukr.net:

Для використання даного функціоналу ERP-системі ISpro потрібно створити або залучити одну з електронних пошт, до якої має доступ бухгалтер або системний адміністратор. На прикладі:

• Заходимо в обрану пошту, натискаємо на розділ "Налаштування безпеки" та обираємо "Керування IMAP-доступом";
• Вмикаємо "Доступ для зовнішніх програм";
• Вказуємо назву програми, для якої створюємо, наприклад ISPro;
• Натискаємо створити пароль та копіюємо його(цей пароль завжди можливо скопіювати знову зайшовши на поштову скриньку у розділ "Налаштування безпеки").
• Також детальніше про налаштування поштової служби можна ознайомитися за посиланням.

Мал.2

Налаштування в ERP-системі ISpro:

Спочатку треба заповнити дані електронної адреси в особовій картці співробітника, для цього заходимо до "Облік праці й заробітної плати" - "Картотека” - "Особові рахунки працівників". Заходимо подвійним натисканням у саму картку, по шляху "Загальні відомості" - "Адреси і телефони" у полі e-mail прописуємо латиницею електронну адресу співробітника, на яку він отримає свій розрахунковий лист.

Мал.3

Відправка розрахункового листа по e-mail:

Для формування та відправки розрахункового листа обираємо необхідних співробітників шляхом проставлення відмітки навпроти кожного, або по пункту меню "Правка" - "Відмітити все" та     "Реєстр" - "Друк документа" та обираємо один з двох варіантів на вибір:

• FR Розрахунковий лист (з розсилкою по e-mail) (TXT) з кодуванням R162_004 - звіт з можливістю завантажити та зберегти;
• FR Розрахунковий лист (з розсилкою по e-mail, HTML)  з кодуванням R162_005 - відкривається одразу у письмі

Вказуємо:

• Період, за який відбудеться відправка розрахункових листків;
• "Експорт" з вказанням шляху, куди будуть зберігатися тимчасові файли розрахункових листів;
• "Відправка по E-Mail" та "Виводити протокол відправки";
• Параметри (треба заповнити одноразово):
• Ім’я поштового сервера - smtp.ukr.net
• Логін поштового сервера. Вказуємо пошту, яку налаштовували у пункті I - "Налаштування поштового сервісу Ukr.net"
• Пароль поштового сервера. Вказуємо пароль, який отримали при налаштовували у пункті I - "Налаштування поштового сервісу Ukr.net"
• Порт для передачі - 465
• Захищений порт - 2525
• Ім’я відправника - наприклад Бухгалтерія
• Адреса відправника - вказуємо таку ж саму, як і логін поштового сервера

Тема листа та текст листа - за бажанням, наприклад Розрахунковий лист

Мал.4

Після натискання на "Ок" відбудеться одразу відправка, і, якщо все вірно було налаштовано, то співробітники отримають свої розрахункові листи на e-mail впродовж декількох хвилин.

Мал.5

---

Якщо вас цікавить програма українського розробника з широкими можливостями і ви в пошуках надійного партнера, звертайтеся за телефонами: (095) 036-40-04, (098) 036-40-04, (073) 036-40-04, або залиште заявку тут

Більше інформації про ISpro: Бюджет тут

Більше інформації про ISpro: Освіта тут

Більше інформації про ISpro: ERP тут

Автор: Слизький Сергій, провідний спеціаліст ISpro в ГК “Інтелектуальний сервіс”.