АВАНСОВИЙ ЗВІТ. Створюємо в ISpro

Авансовий звіт — це важливий бухгалтерський документ, який підтверджує використання підзвітних коштів. У системі ISpro цей процес автоматизований, що значно спрощує ведення обліку. У цій статті ми розглянемо покрокову інструкцію щодо створення авансового звіту в ISpro.

---

Створення авансового звіту

Щоб розпочати роботу, потрібно перейти в розділ "Авансовий звіт", який знаходиться в модулі "Керування фінансовими розрахунками" → "Розрахунки з підзвітними особами".

Дії:

1. У реєстрі авансових звітів оберіть необхідний журнал (якщо вони налаштовані) або залиште "Документи без журналу".
2. Натисніть "Реєстр" → "Створити".
3. Відкриється форма документа, у якій необхідно заповнити дані працівника та додати звітні документи для обліку авансового звіту.
4. Обов’язкові поля позначені на Мал. 1.
5. Натисніть "ОК" і збережіть документ.

Після збереження документ з’явиться в реєстрі зі статусом "Чернетка".

Мал.1

---

Відображення витрат за авансовими звітами

Відображення витрат в головній книзі, здійснюється в розділ "Розрахунки за авансовими звітами". По замовченю реєстр відображує групування за датами, щоб відобразити список операцій натисніть "Вид" → "Список операцій". (Мал. 2).

Мал.2

Далі необхідно створити документ витрат:

1. У реєстрі "Облік авансових звітів" натисніть "Реєстр" → "Видача згідно звіту".
2. У відкритій формі виберіть створений авансовий звіт.
3. Додайте до документа проводку та відправте його в Головний журнал ( Мал. 3, Мал. 4).

Після цього:

• Статус авансового звіту зміниться на "Сплачено".

• У Головній книзі сума з підзвіту (рахунок 2116) перейде у витрати (рахунок 8411).

Мал.3

Мал. 4

---

Створення платіжного документа

Наступний крок — створення платіжного документа.

1. Перейдіть у розділ "Відомість видачі під звіт".
2. Натисніть "Реєстр" → "Створити" → "Видача через банк".

Особливості:

• Цей документ використовується для формування платіжної інструкції для банку.

• В одній відомості можна вказати виплату кільком співробітникам.

• Контрагента-банк можна вибрати будь-якого, оскільки платіжні інструкції не вивантажуються для реєстрації в СДО.

• Рахунок платника повинен співпадати з рахунком, через який буде сформовано банківську виписку.

Заповніть документ відповідно до Мал. 5.

Мал.5

---

Формування платіжної відомості

Дії:

1. Відкрийте створений документ, натисніть "Реєстр" → "Створити".
2. Заповніть необхідні поля відповідно до Мал. 6.
3. Натисніть "ОК" і збережіть документ.

Примітка:
Якщо день виплати збігається, можна додати додаткових співробітників до цієї ж відомості.

Мал.6

Далі у реєстрі облікових відомостей витрат:

1. Виділіть створений документ.
2. Натисніть "Реєстр" → "Сформувати відомість по виплаті".

Мал.7

Після цього:

• Програма повідомить, що на задану дату сформовано платіжну інструкцію.

• Документ змінить колір на чорний (означає, що він сформований).

---

Остаточні операції у виписці банку

Дії:

1. Перейдіть у розділ "Виписка банку".
2. Натисніть "Реєстр" → "Створити" → "Видача в підзвіт".
3. У вікні виписки підтягніть раніше створену платіжну інструкцію.
3. Додайте проводку та відправте її у Головний журнал (Мал. 8).

Мал.8

Після завершення операцій у оборотно-сальдовому балансі рахунок 2116 буде закритий.

Мал.9

---

Автоматизація обліку авансових звітів у ISpro значно спрощує контроль підзвітних коштів, мінімізує ризик помилок та забезпечує прозорість фінансової документації.

Дотримуючись цієї покрокової інструкції, ви зможете швидко та безпомилково створювати авансові звіти.

Автор: Гончар Віктор, провідний спеціаліст ERP ISpro ГК "Інтелектуальний сервіс"