Як завіряти документи. Нюанси

З переходом компаній на електронний документообіг кваліфіковані електронні підписи (КЕП) використовує все більше працівників.

І тому, в даній статті ми наведемо ряд прикладів та правил, які зустрічаються при оформленні кваліфікованих електронних підписів, а саме при завірянні копії документів.

Як правильно завіряти копії документів?

На всіх копіях документів має бути напис «Згідно з оригіналом» чи «Копія вірна», посада особи, яка засвідчує копію, її підпис, прізвище та ініціали, а також відбиток печатки (за бажанням).

Якщо копію документа про призначення засвідчив заступник директора?

Якщо копію документа про призначення засвідчив заступник директора, то в такому разі необхідно надати на дану особу копію документа про призначення та документ про повноваження.

Якщо копію документа про призначення засвідчив співробітник відділу кадрів?

Якщо копію документа про призначення засвідчив співробітник відділу кадрів, тоді необхідно додати до комплекту документів ще засвідчену копію наказу про призначення цього співробітника.

Але, якщо у нього є чинний сертифікат і він опублікований на сайті надавача, тоді можна копію його наказу не додавати до комплекту документів.

Відбиток печатки на копіях документів.

Якщо юридична особа прийняла рішення працювати без печатки, тоді усі документи завіряються тільки підписом керівника (наприклад, виписка чи витяг з ЄДР, доручення, документи про призначення). 

Але якщо вирішила використовувати печатку – в такому випадку усі документи повинні бути засвідчені підписом керівника та печаткою.

Якщо прийшов співробітник на оформлення кеп і в оригіналі Довіреності стоїть печатка установи, то в такому випадку відбиток печатки необхідно поставити і на копії документа про призначення.

Зараз часто звертаються клієнти з наказами, протоколами чи іншими документами про призначення, дорученнями, у яких в оригіналі директор підписався КЕП.

Тобто фізичний відбиток підпису відсутній, але є інформація про електронний.

До комплекту документів необхідно додати засвідчену копію з відповідного наказу/протоку чи іншого документа та надати сам файл електронного документа підписаний КЕП.

Якщо директор видає електронне доручення співробітнику для отримання власного сертифіката чи печатки, тоді в електронному вигляді даний документ буде підписуватися тільки директором, як посадової особи (тобто підпис директора цієї організації з кодом ЄДРПОУ, не є підписом фізичної особи). На роздрукованій копії нічого додатково підписувати не потрібно. Також необхідно надати сам файл електронного документа підписаний КЕП.

Дякуємо за Ваш час та сподіваємося, що інформація була корисною для Вас.

Якщо у вас залишилися питання, звертайтеся на нашу лінію консультацій за номерами:

• Vodafone: +380950364004
• Kyivstar: +380980364004
• Lifecell: +380730364004

Завжди раді вам допомогти!

Автор: Ярошина Яна, провідна спеціалістка ГК "Інтелектуальний сервіс"