Касові документи ПРРО: які і коли треба використовувати + шаблони
Правильне оформлення касових документів - це не лише вимога законодавства, а й запорука фінансової дисципліни у вашому бізнесі. Якщо ви працюєте з ПРРО, важливо розуміти, які саме документи формуються, у яких випадках вони потрібні та як мають виглядати.
1. Що таке касові документи ПРРО?
У системі ПРРО касові документи - це службові чеки та акти, які фіксують операції з готівкою та скасування помилкових розрахунків.
Вони забезпечують:
- прозорість фінансових операцій;
- підтвердження для контролюючих органів;
- зручність внутрішнього обліку.
2. Види касових документів і коли їх використовувати
|
Документ |
Коли використовується |
Що підтверджує |
|
Фіскальний чек |
При кожному продажу або отриманні передоплати |
Факт проведення розрахункової операції |
|
Чек повернення |
При поверненні коштів покупцю |
Повернення повної або часткової суми |
|
Службове внесення |
При внесенні готівки в касу |
Поповнення каси перед початком роботи або під час роботи |
|
Службова видача |
При вилученні готівки (інкасація, здача виручки) |
Зменшення залишку в касі |
|
Акт видачі коштів при поверненні товару |
На підставі видаткового чека |
Підтвердження факту повернення |
|
Акт про скасування помилкової суми розрахунків |
На підставі чека сторнування або видаткового чека |
Виправлення помилки у сумі чи реквізитах |
3. Як створити та переглянути касові документи в ПРРО
У більшості програм ПРРО для цього використовується розділ «Касові документи».
Тут можна:
- переглядати створені службові чеки та акти;
- здійснювати пошук за датою, типом операції, касою чи касиром;
- друкувати або зберігати документи у PDF.
Приклад:
- Щоб оформити службове внесення, достатньо вибрати тип документа → вказати суму → підтвердити створення → роздрукувати або зберегти документ
- Для акта видачі коштів — вказати номер чека повернення, дані покупця та підставу.
4. Шаблони касових документів
4.1. Фіскальний чек
4.2. Чек повернення
4.3. Службове внесення
4.4. Службова видача
4.5. Акт видачі коштів при поверненні товару
4.6. Акт про скасування помилкової суми розрахунків
5. Нюанси
У ПРРО Cashalot всі касові документи автоматично зберігаються в електронному вигляді. За потреби ви завжди можете:
- роздрукувати їх;
- зберегти на свій комп’ютер чи інший носій.
Порада для відповідальних: створіть на комп’ютері окрему папку для касових документів і зберігайте їх у електронному вигляді щонайменше 3 роки - так вимагають Закон №265/95-ВР та Порядок ведення обліку розрахункових операцій. Це забезпечить вашу юридичну безпеку.
Висновок:
Касові документи - це не просто формальність, а інструмент, який захищає ваш бізнес від штрафів та непорозумінь. Працюючи з ПРРО, формуйте їх вчасно, використовуйте правильні шаблони та зберігайте копії. Це дає впевненість і вам, і вашим клієнтам.
Автор:
Євген Шеханін - експерт-консультант цифрових фіскальних рішень
ПРРО Cashalot
ПРРО СОТА Каса
Читайте також:
- 8 днів тому...
Термінал і каса у смартфоні: просте рішення для підприємців
Використання POS-терміналів для розрахунків з клієнтами вже є повсякденним для всіх підприємців, що працюють в сфері торгівлі та послуг. Це не тільки зручно для торговця та покупця, а й необхідно для виконання вимог законодавства. - 16 днів тому...
Паперовий та електронний чек: що краще видавати клієнтам?
Насправді обидва варіанти законні й мають однакову юридичну силу (Законом №265). Фактично у вас є можливість обирати, що зручніше (або ж вигідніше) для тебе та твоїх клієнтів. - 2 місяці тому...
Касові документи ПРРО: які і коли треба використовувати + шаблони
Правильне оформлення касових документів - це не лише вимога законодавства, а й запорука фінансової дисципліни у вашому бізнесі. Якщо ви працюєте з ПРРО, важливо розуміти, які саме документи формуються, у яких випадках вони потрібні та як мають виглядати. - 3 місяці тому...
Як додати засіб оплати в СОТА Каса
Перелік засобів станом на липень 2025 року не регламентується, тому розробник ПРРО Cashalot та СОТА Каса реалізував можливість додавати засоби оплати власного формулювання. - Місяць тому...
Скільки коштує впровадити ПРРО для ФОП
Сучасний бізнес неможливо уявити без швидких та зручних інструментів для продажів і обліку. Для ФОП це особливо актуально: важливо фіскалізувати чеки, вести облік продажів і при цьому економити час та гроші. - 2 місяці тому...
Найпоширеніші помилки при роботі з ПРРО та як їх уникнути
Програмний РРО вже давно став звичним інструментом для малого та середнього бізнесу. Його гнучкість, мобільність і доступність суттєво спростили процес фіскалізації. Але навіть досвідчені касири не застраховані від типових помилок - часто дрібних, але потенційно штрафонебезпечних. Щоб уникнути ризиків, важливо знати поширені помилки, алгоритми їх виправлення і правильно налаштувати систему. - 5 місяців тому...
Автоматизація без зайвого клопоту: як ПРРО Cashalot спрощує бізнес-процеси
Цифрова трансформація — вже не майбутнє, а буденність українського бізнесу. Паперові чеки, громіздкі звіти та ручна робота з даними поступово відходять у минуле. На зміну їм приходять ПРРО — програмні реєстратори розрахункових операцій, які не лише замінюють класичні каси, а й стають центром керування бізнес-процесами - Місяць тому...
Реєстрація ПРРО для ФОП: покрокова інструкція з прикладами у Cashalot
Перед початком роботи з програмним РРО підприємцю важливо правильно підготуватись. Адже помилки на старті можуть призвести не лише до технічних збоїв, а й до штрафів. Податковій службі потрібно офіційно повідомити про місце роботи каси, зареєструвати сам ПРРО та додати касирів, які ним користуватимуться. Усі ці кроки супроводжуються поданням відповідних форм. У цій статті ми розберемо, які саме документи треба подати, в якій послідовності та на що звернути особливу увагу, щоб розпочати роботу без зайвих проблем. - 2 місяці тому...
Повернення товару через ПРРО Cashalot: все, що потрібно знати
Повернення товару - звичайна бізнес-ситуація, яка має бути оформлена відповідно до чинного законодавства та коректно фіскалізована через РРО/ПРРО. Якщо ви користуєтесь програмним РРО Cashalot, процедура повернення стане простою та швидкою. - 6 місяців тому...
Як протестувати роботу ПРРО СОТА КАСА?
Робота в тестовому режимі нічим не відрізняється від звичайного режиму роботи. Ви зможете протестувати весь функціонал програми. При фіскалізації чеків в тестовому режимі на чеку буде відмітка Тестовий нефіскальний чек - такі документи податкова не буде розглядати як фіскальний