Товарний облік у Cashalot. Розбір функціоналу

Сьогодні для ведення торгівлі важливо не лише здійснювати продажі, а й розуміти, який товар є наразі в наявності, коли він був отриманий, куди переміщений або ж списаний. Саме для таких потреб у ПРРО Cashalot реалізовано модуль «Товарний облік».

Модуль дає можливість підприємцям контролювати свої запаси, вести документи руху товарів, проводити інвентаризації та отримувати актуальну інформацію про залишки.

Як працює “Товарний облік” у Cashalot

Модуль передбачає контроль за кожною взаємодією з товарами на кожному етапі товарного обліку:

Надходження – Продаж – Переміщення/Списання/Інвентаризація 

Крім того такі розділи, як “Залишки товарів” та “Рух товарів” допоможуть тримати все під контролем.

Кожна операція в модулі чи в касі фіксується модулем “Товарний облік”. 

Наприклад:

• надходження товару збільшують кількість залишків;
• продажі через касу автоматично зменшують залишки;
• переміщення дозволяє перенести товари між торговими точками;
• списання зменшують кількість залишки товарів.

Таким чином, підприємець бачить не просто список товарів, а повністю контролює рух товарів.

Документи надходження товарів

Перший етап роботи з кожним товаром – це взяття його на облік.

Для цього у відповідному розділі формуємо Прибуткову накладну, тобто надходження. В цьому документі ми зазначаємо:

• постачальника;
• перелік товарів, що ми отримуємо;
• кількість товарів;
• закупівельну ціну по кожному товару;
• іншу додаткову інформацію.

Після проведення документа товари з’являються на складі, а їх кількість враховується у залишках.

Мал.1

Наприклад, магазин отримує від постачальника 50 одиниць певного товару. Після оформлення надходження Cashalot збільшує залишок на складі, і ці товари стають доступними для продажу.

А прибуткова накладна допомагає:

• підтвердити походження товару;
• контролювати закупівлі;
• бачити історію постачання продукції тощо.

Продаж товарів через касу

Однією з переваг товарного обліку у Cashalot є те, що каса та склад вже за замовчуванням пов’язані. Це означає, що кожен продаж в реальному часі фіксується і впливає на залишки товарів. 

Як це працює:

1. касир проводить операцію через ПРРО;
2. Cashalot формує чек;
3. інформація про продаж відразу відображається у модулі Товарний облік;
4. залишки змінюються автоматично.

Тобто після продажу товару вам не потрібно буде додатково вучну фіксувати яку кількість та якого товару було продано. 

Списання товарів

Звісно ж не завжди вдається реалізувати весь закуплений товар. Залежно від специфіки товару, частина з нього може бути стати непридатною до продажу. 

В таких випадках у Cashalot можна списати такий товар.

Мал.2

Найчастіше списання знадобиться в наступних випадках:

• псування (втрата якості);
• фізичне або моральне старіння товару;
• використання товару для внутрішніх потреб;
• пошкодження упаковки чи втрата товарного вигляду;
• нестача або втрата товару;
• форс-мажорні обставини тощо.

Після оформлення списання кількість товарів зменшується, а дані про цю операцію зберігається в системі.

Інвентаризація товарів

З метою виключення розбіжностей між фактичною кількістю залишків та даними щодо залишків, що відображені в системі, бажано періодично проводити інвентаризацію товарів.

В модулі Товарний облік досить легко провести інвентаризацію та сформувати Акт про це.

Мал.3

Операція інвентаризації дозволить:

• перевірити реальні залишки;
• знайти розбіжності;
• скоригувати дані обліку.

Якщо при проведенні інвентаризації було виявлено розбіжності між залишками в системі та фактичними залишками, система запропонує вам створити відповідний документ. А при його створенні автоматично заповнить основні поля.

Наприклад, у випадку нестачі система запропонує створити Акт списання товарів.
Якщо ж виявлено надлишок товару – запропонує створити надходження.

Мал.4

Переміщення товарів

Якщо бізнес має кілька точок продажу або торгових місць, різко підвищується необхідність бачити, де саме і в якій кількості знаходиться той чи інший товар. 

Але й не менш важливо – мати змогу вчасно підвести товар на точку де є попит, особливо якщо на іншому магазині є надлишок цього товару.

Мал.5

Завдяки можливості переміщувати товари між господарськими одиницями підприємець може гнучко реагувати зміну попиту своїх клієнтів.

Після проведення переміщення залишки змінюються автоматично на обох точках:

• в одному магазині кількість зменшується;
• в іншому – збільшується.

Контроль залишків товарів

Основний розділ модулю Товарний облік, який ви будете використовувати частіше за все. 

Бо перше і найголовніше, що очікує підприємець від товарного обліку – розуміти, скільки товару є в наявності.

Модуль дозволяє контролювати поточний залишок товарів (у розрізі точок продажу) разом з інформацією по товару.

Мал.6

Кожен продаж через касу впливає на відображення залишків автоматично.

Рух товарів

Ще один корисний інструмент, що дозволяє відслідкувати інформацію щодо руху кожного товару.
Цей розділ чудово доповнює розділ Залишки товарів. 

Якщо не вдається знайти період де саме почались розбіжності, цей інструмент допоможе переглянути все, що відбувалось з обраною номенклатурою за обраний період.

Мал.7

Отже

Товарний облік у Cashalot – це інструмент, який вдосконалює вашу касу та забезпечує підприємство контролем над залишками товарів.

Завдяки чому підприємець може контролювати повний шлях товару: від моменту надходження до продажу чи списання.

Автор: Яремчук Михайло, провідний спеціаліст ГК «Інтелектуальний сервіс».