Приймаємо оплати карткою. Чи потрібно підключати POS-термінал до каси

Сьогодні оплата карткою — стандарт для більшості бізнесів. Магазини, кафе, салони та служби доставки використовують POS-термінали для приймання безготівкових оплат, але у підприємців часто виникає питання: чи обов’язково підключати термінал до РРО або ПРРО?

Розбираємо, що говорить законодавство, які є варіанти роботи та коли інтеграція дійсно потрібна.

Що таке POS-термінал

POS-термінал — це пристрій для приймання оплат банківськими картками або смартфонами. Водночас сам термінал не замінює РРО чи ПРРО, адже продаж має бути фіскалізований з видачею чека покупцю.

Що говорить законодавство

Під час приймання оплат карткою бізнес керується:

• Законом України №265/95-ВР про РРО та ПРРО;
• Положенням про форму та зміст розрахункових документів (наказ Мінфіну №13).

Документи визначають вимоги до проведення розрахункових операцій та реквізитів фіскального чека.

Чи обов’язково мати POS-термінал

Ні, сам по собі POS-термінал не є обов’язковим для всіх бізнесів.

Закон вимагає не “термінал”, а можливість приймати безготівкову оплату. Як саме це реалізовано — вже вибір підприємця.

Бізнес може не використовувати інші способи прийому оплати, наприклад:

• інтернет-еквайринг (онлайн оплати);
• мобільний-еквайринг (телефон як термінал);
• інші сервіси безготівкової оплати.

Також у частини підприємців (залежно від групи ФОП і умов діяльності) можуть бути законні винятки щодо обов’язкової безготівкової оплати.

Чи обов’язково підключати POS-термінал до ПРРО

Ні. Закон не містить прямої вимоги про обов’язкове технічне з’єднання POS-термінала з касою. Тобто підприємець може використовувати:

• окремий POS-термінал;
• з’єднаний/поєднаний термінал;
• або комплексне рішення “все в одному”.

Головне:

• зареєструвати чек в ДПС через РРО/ПРРО;
• видати фіскальний чек;
• забезпечити відповідність сум і обов’язкових реквізитів у чеку.

Тобто для податкової важлива правильна фіскалізація, а не сам спосіб підключення термінала.

Варіанти роботи POS-термінала

1. Термінал працює окремо від каси

Касир окремо проводить суму на терміналі і окремо формує та реєструє чек в ПРРО.

Такий варіант законодавством не заборонений. Головне — щоб:

• чек був зареєстрований через РРО/ПРРО;
• сума в чеку відповідала фактичній оплаті;
• покупець отримав фіскальний чек.

Мінуси:

• більше ручної роботи;
• ризик помилок у сумах;
• повільніше обслуговування.

2. Термінал з’єднаний/поєднаний з касою

При формуванні чека сума автоматично передається з ПРРО на POS-термінал без ручного введення.

З’єднаний термінал — POS-термінал і ПРРО працюють окремо, але обмінюються даними через Wi-Fi або USB-кабель.

Поєднаний термінал — POS-термінал і ПРРО працюють в одному пристрої або застосунку (як приклад: пристрої “все в одному”)

Переваги:

• швидше обслуговування;
• менше помилок;
• зручніше для касира;
• простіша звірка оплат.

Саме тому інтеграцію часто використовують магазини, кафе, аптеки та бізнеси з великим потоком клієнтів.

Коли інтеграція POS-термінала особливо важлива

Хоча закон прямо не зобов’язує підключати POS-термінал до ПРРО, для багатьох бізнесів інтеграція фактично стає необхідністю.

Особливо це актуально для:

• магазинів з великим потоком покупців;
• закладів харчування;
• аптек;
• мережевих торгових точок;
• доставки та кур’єрських служб.

У таких сферах навіть невеликі помилки касира можуть призводити до:

• неправильних сум у чеках;
• плутанини у звітності;
• проблем при звірці оплат;
• затримок в обслуговуванні клієнтів.

Інтеграція дозволяє автоматично передавати суму покупки з ПРРО на термінал, що значно зменшує ризик помилок та прискорює роботу касира.

Рішення “все в одному”

Сьогодні популярності набирають SmartPOS та Android-термінали, де ПРРО та POS-термінал працюють на одному пристрої.

Такі рішення дозволяють формувати чеки, приймати оплату та друкувати чек в межах одного пристрою. Це спрощує роботу касира та зменшує кількість обладнання.

Ми також пропонуємо готове рішення: IntelServ PAY — інноваційний пристрій, що поєднує функції ПРРО, POS-термінала, сканера штрихкодів та принтера чеків. Він дозволяє заощадити кошти та спрощує обслуговування клієнтів, що робить його ідеальним вибором для малого бізнесу. 

Детальніше про рішення IntelServ PAY читайте у статті.

Висновок

Підключення POS-термінала до РРО або ПРРО — не обов’язкова вимога закону, але для багатьох бізнесів це зручне рішення, яке допомагає автоматизувати роботу та зменшити кількість помилок.

Підприємець може використовувати як окремий термінал, так і інтегровану систему. Головне — правильно проводити розрахункові операції, фіскалізувати продажі та видавати покупцю чек.

Водночас інтеграція допомагає автоматизувати роботу, пришвидшити обслуговування клієнтів та значно зменшити ризик помилок під час приймання оплат карткою.

Автор: Кириченко Назар, експерт-консультант ПРРО ГК "Інтелектуальний сервіс".