Розрахунок відпускних у 2026 році: складні випадки, про які часто забувають бухгалтери

Розрахунок відпускних в Україні на перший погляд здається стандартною процедурою: визначити середню заробітну плату та помножити її на кількість днів відпустки. Однак на практиці цей процес супроводжується значною кількістю нюансів і винятків.

Основні правила визначені Законом України «Про відпустки», Кодексом законів про працю України та Постановою КМУ №100 «Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати». Саме останній документ встановлює порядок обчислення середньої заробітної плати.

Але проблема полягає в тому, що ці правила потрібно застосовувати по-різному залежно від конкретної ситуації працівника.

У чому ж виникає складність розрахунку?

У реальній роботі бухгалтера практично не буває “ідеальних” випадків, коли працівник:

• відпрацював повні 12 місяців;
• не мав відхилень;
• отримував стабільну заробітну плату.

Натомість зустрічаються ситуації, коли:

• працівник працює менше року;
• у розрахунковому періоді є не повністю відпрацьовані місяці;
• працівник прийнятий не з першого календарного дня;
• відсутній заробіток у певні періоди;
• були лікарняні, відпустки без збереження зарплати або простої.

Кожен із цих випадків потребує окремого підходу відповідно до норм Постанови КМУ №100.

Давайте розглянемо основні ситуації, які створюють найбільше труднощів у практиці.

1. Працівник працює менше 12 місяців

Якщо працівник не відпрацював повний рік, середня заробітна плата обчислюється виходячи з фактично відпрацьованого часу.

Відповідно до Постанови КМУ №100:
розрахунковий період визначається з першого числа місяця після прийняття на роботу до першого числа місяця надання відпустки.

2. Неповністю відпрацьований місяць

Якщо місяць відпрацьований не повністю (через відпустки без збереження зарплати, простої тощо), такі дні виключаються з розрахунку.

Згідно з Постановою КМУ №100:
з розрахункового періоду виключаються дні, коли працівник не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково.

3. Працівник прийнятий не з першого календарного дня місяця

Це один із найпоширеніших і водночас проблемних випадків.

Відповідно до Постанови КМУ №100:
якщо працівника прийнято не з першого календарного дня місяця, цей місяць не включається до розрахункового періоду як повний.

❗️Водночас, якщо прийняття відбулося з першого робочого дня (але не календарного), виникає додаткова інтерпретаційна складність, яку бухгалтер має враховувати окремо.

4. Відсутність заробітку в розрахунковому періоді

У випадку, якщо працівник не мав заробітку (наприклад, після відпустки по догляду за дитиною), застосовуються спеціальні правила.

Згідно з Постановою КМУ №100:
розрахунок здійснюється виходячи з встановленої тарифної ставки або посадового окладу.

5. Періоди, що виключаються з розрахунку

До таких періодів належать:

• відпустки без збереження зарплати;

• періоди простою не з вини працівника.

Вони виключаються відповідно до норм Постанови КМУ №100.

Особливу увагу слід приділити лікарняним: на відміну від деяких інших періодів, вони не виключаються з розрахункового періоду, а навпаки — повністю беруть участь у розрахунку середньої заробітної плати. 

Висновки

Як видно, навіть базовий розрахунок відпускних передбачає врахування великої кількості умов і винятків. При цьому кожен випадок потребує:

• правильного визначення розрахункового періоду;
• аналізу виплат;
• застосування відповідних норм законодавства.

Будь-яка помилка може призвести не лише до некоректних нарахувань, а й до фінансових ризиків для підприємства.

У реальних умовах, коли облік ведеться по десятках або сотнях працівників, одночасне врахування всіх цих нюансів вручну стає складним і трудомістким процесом. Бухгалтеру необхідно не лише знати норми Постанови КМУ №100, а й щоразу коректно застосовувати їх залежно від конкретної ситуації працівника.

Саме тому на практиці питання розрахунку відпускних все частіше переходить із площини “як правильно порахувати” у площину “як зробити це стабільно, швидко і безпомилково”. Тому без автоматизації таких розрахунків дуже складно.

А якщо Ви ще продовжуєте вручну вести розрахунки відпускних та у Вас не автоматизований розрахунок Заробітної плати - замовляйте безкоштовну демонстрацію системи “ISpro”.

Наші спеціалісти покажуть, як за допомогою “ISpro” можна спробити та полегшити роботу бухгалтерії, налагодити розрахунки по заробітній платі та допоможуть підібрати оптимальні рішення саме для вашого підприємства за контактними номерами телефону:

+380950364004
+380980364004
+380730364004

Автор: Рибалко Максим, провідний спеціаліст ISpro в ГК “Інтелектуальний сервіс".