Як швидко перейти на електронний документообіг в нових умовах? Ділимось досвідом

Оновлено 20.11.2024 р.

Нові реалії диктують свої правила і, звичайно ж, ми пристосовуємось до них. Проте, чи настільки це погано? Можливо, завдяки цьому, відбудеться зміна вектору нашої діяльності, наших цінностей та нашого життя, в цілому.

Якщо ж говорити саме про бізнес - безсумнівно, ще з часів пандемії усі стали переходити в онлайн, адаптувати підприємства та всю діяльність на віддалену роботу.

Але виникла необхідність подавати звіти в податкову, декларації, податкові накладні контрагентам та взагалі обмінюватись документацією. Тут виникає питання: як можливо це зробити онлайн, не контактуючи з іншими та не витрачаючи час і кошти на відправку пошти?

В цій статті хочемо поділитись порадами, як просто та швидко перейти на електронний документообіг і вирішити проблему з доставкою пошти, витратами та оптимізацією роботи підприємства!

Спочатку, які переваги від електронного документообігу (далі ЕДО)? 

• Законність. Як електронний, так і паперовий документообіг мають абсолютно ОДНАКОВУ юридичну силу, з точки зору законодавства України.
• Оптимізація фінансових витрат. 
• Оперативність та економія часу на формування та відправку електронного документу. 

Наскільки законний електронний документообіг у порівнянні з паперовим?

ЕДО має таку саму юридичну силу, як і паперовий та регулюється законами України. Якими саме?

• Закон України про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги;
• Закон України про електронні довірчі послуги;
• Закон України про електронні документи та електронний документообіг.

З рештою законів можна ознайомитись на сайті - https://zakon.rada.gov.ua

Відповівши на 2 головних питання, перейдемо далі.

Тепер Вам необхідно отримати кваліфікований електронний підпис у офіційного надавача даних послуг.

Завдяки електронному підпису Ви зможете підписувати документи в електронному вигляді та відправляти їх у програму чи на пошту контрагенту або ж контролюючому органу.

Як це зробити та що для цього необхідно, можете дізнатись за посиланням ⇒ https://intelserv.net.ua/products/kep.

Наступний крок: Вам необхідно обрати програму або ж ресурс, за допомогою яких Ви можете створювати електронні документи та відправляти їх контрагенту чи контролюючому органу. 

Тут вибір досить широкий. Найпопулярніша програма для цього M.E.Doc - це система електронного документообігу з контролюючими органами та контрагентами.

В ній величезна кількість функцій та модулів, які допоможуть вам формувати та подавати звіти, декларації та багато іншого, автоматизуючи ці процеси та значно скорочуючи час. 

Також досить зручний онлайн-сервіс - СОТА.  Він є аналогом програми M.E.Doc, який не потребує встановлення та працює завдяки лише Інтернету та електронного підпису!

Далі Вам необхідно сповістити про перехід на ЕДО своїх контрагентів. Як це зробити? 

За допомогою:

• Письмової угоди;
• Пунктів внесених в договір чи додатково в угоду про електронний документообіг;
• Інформування про перехід е-документообіг в своїх онлайн-ресурсах або ж по e-mail.

Ось, загалом, все, що необхідно для того, щоб почати обмінюватись документацією онлайн. Сподіваємось, ми були корисні Вам.

З турботою, ГК “Інтелектуальний сервіс”

Авторка: Майорова Ніна, кваліфікована спеціалістка ГК "Інтелектуальний сервіс"