Як швидко перейти на електронний документообіг в нових умовах? Ділимось досвідом

Нові реалії диктують свої правила і, звичайно ж, волею-неволею, ми пристосовуємось до них. Проте, чи настільки це погано? Можливо, завдяки цьому, відбудеться зміна вектору нашої діяльності, наших цінностей та нашого життя, в цілому.

 

Якщо ж говорити саме про бізнес - безсумнівно, усі стали переходити в онлайн, адаптувати підприємства та всю діяльність на віддалену роботу. 

 

Але виникає необхідність подавати звіти в податкову, декларації, податкові накладні контрагентам та взагалі обмінюватись документацією. І виникає питання: як можливо це зробити онлайн, не контактуючи з іншими та не витрачаючи час і кошти на відправку пошти?

 

В цій статті хочемо поділитись порадами, як просто та швидко перейти на електронний документообіг і вирішити проблему з доставкою пошти, витратами та оптимізацією роботи підприємства!

Спочатку, які переваги від електронного документообігу(далі ЕДО)?

 

• Законність. Як електронний, так і паперовий документообіг мають абсолютно ОДНАКОВУ юридичну силу, з точки зору законодавства України.

• Оптимізація фінансових витрат. 
• Оперативність та економія часу на формування та відправку електронного документу. 

 Наскільки законний електронний документообіг у порівнянні з паперовим?

ЕДО має таку саму юридичну силу, як і паперовий та регулюється законами України. Якими саме?

• Закон України про електронний цифровий підпис;
• Закон України про електронні довірчі послуги;
• Закон України про електронні документи та електронний документообіг.

З рештою законів можна ознайомитись на сайті - https://zakon.rada.gov.ua 
 

Відповівши на 2 головних питання, перейдемо далі.

Тепер Вам необхідно отримати кваліфікований електронний підпис у офіційного надавача даних послуг.
 

Завдяки електронному підпису Ви зможете підписувати документи в електронному вигляді та відправляти їх у програму чи на пошту контрагенту або ж контролюючому органу.
 

Як це зробити та що для цього необхідно, можете дізнатись за посиланням ⇒ https://intelserv.net.ua/acsk-ukraina-kep.
 

Наступний крок: Вам необхідно обрати програму або ж ресурс, за допомогою яких Ви зможете створювати електронні документи та відправляти їх контрагенту чи контролюючому органу.
 

Тут вибір досить широкий. Найпопулярніша програма для цього M.E.Doc - це система електронного документообігу з контролюючими органами та контрагентами.
 

В ній величезна кількість функцій та модулів, які допоможуть вам формувати та подавати звіти, декларації та багато іншого, автоматизуючи ці процеси та значно скорочуючи час. 
 

Детальніше можете дізнатись за посиланням ⇒ https://intelserv.net.ua/m.e.doc
 

Також досить зручний онлайн-сервіс - СОТА.  Він є аналогом програми M.E.Doc, який не потребує встановлення та працює завдяки лише Інтернету та електронного підпису!
 

Детальніше також тут ⇒https://intelserv.net.ua/sota.
 

Далі Вам необхідно сповістити про перехід на ЕДО своїх контрагентів. Як це зробити? 

За допомогою:

• Письмової угоди;
• Пунктів внесених в договір чи додатково в угоду про електронний документообіг;
• Інформування про перехід е-документообіг в своїх онлайн-ресурсах або ж по e-mail.
   

Ось, загалом, все, що необхідно для того, щоб почати обмінюватись документацією онлайн. Сподіваємось, ми були корисні Вам.

 

З турботою, ГК “Інтелектуальний сервіс”

Автор: Майорова Ніна, кваліфікований спеціаліст ГК "Інтелектуальний сервіс"
 

Долучайтесь до нас в Instagram, facebook та Telegram на Вас чекають:

• корисні лайфхаки
• актуальні новини
• та розважальна рубрика