Електронний документообіг. Щоб оцінити - варто спробувати

Оновлено 05.12.2024 р.

"Наздогнати і заподіяти добро" - чули таку фразу? Подобається формулювання?

Ви знаєте, мені дуже часто здається, що в рамках впровадженню електронного документообігу (далі по тексту - ЕДО) ми якраз цим ми і займаємося! Якщо враховувати, що ЕДО - це економія ресурсів, ЕДО заощаджує час, який коштує грошей, ЕДО - це підвищення ефективності процесів! Та й взагалі, ЕДО - це майбутнє.

Дуже часто ми зустрічаємо Клієнтів, які не довіряють інноваціям! Інші - не переходять на ЕДО, тому що не знають як це зробити правильно з технічної та юридичної точки зору. А є й такі, що вважають, що папір і чорнило - тільки це справжній документ.

Більшість зумисне ігнорує той факт, що документ, підписаний кваліфікованим електронним підписом (КЕП), вже давно є оригіналом документа, і нічим не поступається паперовому!

Наше завдання пояснити законність, показати технічні нюанси, довести, що оптимізувати процес документообігу - можливо й потрібно.

Одним словом - заподіяти добро!

Хочу розповісти історію про те, як перший невеликий практичний досвід руйнує скептичні переконання й ілюструє новий формат взаємодії з контрагентами.

Декілька нескладних маніпуляцій, а саме: передача первинних документів з 1С в M.E.Doc,  відправка їх контрагентам й отримання відповідей - змінили уявлення користувача про власні можливості.

Головна героїня - бухгалтер Олена Іванівна, наша Клієнтка з міста Кременчук, яка давно з нами співпрацює й “веде” понад 5 юридичних осіб. Переважно, це комерційні підприємства, представники малого та середнього бізнесу.

Я звернулася до Клієнтки зі стандартним питанням, чи застосовує вона ЕДО,  та чи не потребує вона додаткового навчання стосовно методології та технічного забезпечення обміну первинним документами в електронному вигляді.

До слова, наша компанія вже більше року проводить такі  навчання в будь-якій зручній для Клієнта формі (шляхом віддаленої презентації або ж при особистій зустрічі) при чому - абсолютно безкоштовно.

Олена Іванівна, досвідчений та професійний бухгалтер, мою пропозицію зустріла рядом типових заперечень: “ми не працюємо”, “ми не знаємо”, “нам це не потрібно“, на пропозицію “спробувати” висловила сумніви й небажання...Загалом, це звичайний сценарій.
Але відчувши мою наполегливість погодилася на online-зустріч. Ми запланували сесію віддаленого доступу, в зручний для неї час й запросили інших бухгалтерів, а також менеджерів, які працюють з первинкою. 

Моя презентація була надзвичайно лаконічною, я продемонструвала, що будь-які первинні документи, можна імпортувати в M.E.Doc (аналогічно до ПН і РК), підписувати та надсилати контрагентам натисканням двох кнопок.
Ефект був такий, ніби я дістала кролика з капелюха. Бухгалтер була в шоці! 

Після відправки першої порції актів, “посипалися” повідомлення про "затвердження" від контрагентів. Олена Іванівна була дуже задоволена! Їй сподобалось! Вона дякувала за мою наполегливість і за те, що я все-таки вмовили її на демонстрацію.
Тепер вона успішно відправляє документи!

Для того, щоб точно сказати, яка на смак ягода, потрібно її скуштувати! Так і з ЕДО: щоб відчути його переваги, треба спробувати!

Тож іноді доводиться бути дуже наполегливим, щоб переконати Клієнта проковтнути перший шматочок!

 

Автор: Горкун Дарія, спеціаліст з впровадження ЕДО ГК "Інтелектуальний сервіс"