Товарний облік для ФОП

Оновлено 06.01.2025 р.

Переваги товарного обліку

Товарний облік використовують для контролю кількості наявного товару на певний момент.

Тотожне значення фактичної та облікової кількості товарів сприяє мінімізації плутанини з цими ж товарами, особливо коли потрібно контролювати кілька складів чи магазинів.
 

Товарний облік може стати “чарівною паличкою” для керівництва. Він дає можливість:

1. Отримати інформацію про історію переміщень товару.
2. Проводити інвентаризацію
3. Уникнути недостач та надлишків.
4. Планувати закупівлі.
5. Аналізувати попит і продажі.
    

Окрім випадкових помилок в обігу, переміщенні товарів такий облік сприяє виявленню та запобіганню крадіжок. З таким обліком товар так просто не загубиться і не зникне, а якщо подібна ситуація і відбудеться, то відразу буде зрозуміло що, де та коли відбулось.

 

Програма для товарного обліку

Для одного магазину або навіть невеликого виробництва буде достатньо таблиці Excel. В цьому випадку необов'язково вдаватися до складних програм.

Та якщо у вас декілька точок, складів, та ще й у різних містах, то тут краще звернутись до автоматизованого обліку, наприклад програма ISpro.

Тут можна налаштувати всі необхідні операції з товаром, налаштувати ціни, друкувати документацію: рахунки, накладні, акти приймання-передачі тощо. 

Словом такий помічник дійсно полегшить життя бухгалтеру. 

 

Призначення матеріально відповідальних

Насамперед треба визначити працівника, який буде нести відповідальність за операції з товаром, а також вестиме складський облік.

Обрану особу потрібно проінструктувати щодо встановлених правил приймання, зберігання, списання та відвантаження товару. 

Також мають бути внутрішні інструкції для такої особи щодо дій у разі виявлення браку, нестачі тощо.

Працівник, що підписав Договір повної матеріальної відповідальності має відшкодувати роботодавцю заподіяний збиток у повному обсязі, без прив'язки до розміру його зарплати чи інших обмежень.

Такий договір можна підписати зі співробітником за наявності ряду умов. Це має бути працівник, який досяг 18 років і безпосередньо обслуговує чи використовує гроші (товар), майно, що належить компанії. Причому його посада і трудові обов’язки мають бути визначені в Переліку № 447. 

До обов'язків працівника мають входити роботи, безпосередньо пов'язані зі зберіганням, обробкою, продажем, перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих йому цінностей.

 

Робота з документами

Ведення товарного обліку передбачає документального підтвердження кожної операції: оприбуткування, переміщення, повернення, списання, витрати, інвентаризації. 

Вкрай важливо фіксувати, за допомогою первинних документів, будь-яке переміщення товарів. 

Простіше кажучи, документ на товар — це підтвердження вашого ж права на володіння та право розпоряджатись цим товаром. Цінний доказ у спірних ситуаціях.

Рекомендується використовувати такі документи для проведення операцій з товарами:

• Товарна прибуткова/видаткова накладна
• Поворотна накладна
• ТТН (товарно-транспортна накладна)
• Митна декларація
• Акти приймання-передачі на відповідальне зберігання 
• Акти закупівлі 
• Накладна на внутрішнє переміщення 
• Акт невідповідностей 
• Фіскальні чеки РРО/ПРРО, товарні чеки 
   

Усі документи потрібно зберігати та за вимогою надати перевіряючим під час перевірки. 

 

Інвентаризація

Зазвичай її проводять: в період купівлі/продажу/здачі в оренду майна, зміни матеріально відповідальних осіб, коли є факти розкрадання, закривають ФОП / компанію і тп.

Причому ФОП проводити інвентаризацію не зобов’язується, проте внутрішній облік він може робити. 

Інвентаризація проводиться у вільному порядку. ЇЇ може робити сам підприємець чи його працівники.

Інвентаризація оформляється у довільній формі. Скласти документ можна або самостійно, або роздрукувати з програми складського обліку стандартні інвентаризаційні документи.

Також можна видати наказ (розпорядження) про затвердження результатів інвентаризації, але знову ж, для ФОП це необов'язково.

Періодичність проведення ви встановлюєте самі, з урахуванням специфіки бізнесу. Мінімум — це раз на рік. 

Якщо товарів багато, різні постачальники й активні продажі — можна звірятися раз на місяць. Іноді оперативно звіряються і після кожної зміни, щоб уникнути матвідповідальності у випадку пропажі чи псування цінних товарів.
 

Процедура інвентаризації в магазині чи складі виглядатиме наступним чином:

1. Перераховуємо та оцінюємо наявний товар. Заповнюємо інвентаризаційний опис та оформлюємо акти, якщо були помічені невідповідності.

2. Звіряємо опис і акти з даними в програмі обліку. А також потрібно скласти порівняльну відомість за результатами інвентаризації.

3. Оформлюємо відомість обліку результатів.

4. У разі невідповідності даних приймається рішення щодо стягнення збитку з матеріально відповідальних осіб.

 

Види товарного обліку

Специфіка діяльності суб’єкта господарювання, товару та номенклатур визначає який вид обліку підійде підприємству. Виділяють чотири види.

1. Номенклатурний

Передбачає облік кожного товарну окремо, без їх розподілу на групи.

Підійде вам, якщо у вас невеликий асортимент: продаж одягу, взуття, прикрас, книжок і тп.

2. Сортовий 

Передбачає розподіл товарів за групами, сортами. При цьому нові партії зберігаються разом залишками старих, партії не відокремлюються. 

Для цього виду не так важливі постачальники, вхідна ціна товару і дата надходження.  Ведеться облік залишків, списання й переміщення товарів групами або підгрупами. 

Підійде продавцям горіхів і сухофруктів, харчів, квітів тощо.

3. Партіонний

Тут обліковується зберігання товару вже окремо за партіями. 

Окрема партія — це окремий документ, що має окреме найменуванням та отримана від одного постачальника.

Цей вид обліку підійде для торгівлі товарами з обмеженим строком придатності. Наприклад, продаж фруктів чи овочів.

4. Партіонно-сортовий 

Тут об’єднуються особливості двох попередніх груп: облік товарів ведеться за партіями і сортами/групами. 

Цей вид зазвичай використовують компанії з великим асортиментом.

 

Якщо ви хочите бачити рух товарів, контролювати їхні залишки й місця зберігання, вам необхідно організувати товарний облік на підприємстві.

 

Джерело: OstApp.Journal

Редактор: Михайло Яремчук, контент-спеціаліст групи компаній Інтелектуальний сервіс