Паперовий та електронний чек: що краще видавати клієнтам?

Насправді обидва варіанти законні й мають однакову юридичну силу (Законом №265). Фактично у вас є можливість обирати, що зручніше (або ж вигідніше) для тебе та твоїх клієнтів.

Що ж може вплинути на вибір?

1. Різниця у витратах

У більшості своїй електронний чек можна видати без додаткових витрат, у випадку з паперовою формою потрібно мати (або придбати) принтер чеків і враховувати витрати на друк.

1.1 Вартість видачі паперового чека

Принтер для чеків: 

Найбільш зручним способом буде використання термопринтера для чеків. Наразі на ринку безліч моделей, на будь-який гаманець.

Я б не рекомендував аж занадто заощаджувати на ньому. Приблизно від 1000 грн вже можна розглядати непогані принтери.

А ще краще пошукати щось у межах 1 500 - 2 000 грн. В цій категорії вже можна знайти портативні моделі (з акумулятором) та принтери з можливістю підключення по Bluetooth (до телефону, наприклад).

Також термопринтери не потребують заміни картриджів чи заправки фарбою. Потрібно змінювати лише термострічку.

У результаті вартість друку такого чека складе приблизно 9 копійок.

Офісний принтер:

Звичайно ж, принтер для чеків – це не обов'язок. Ви можете використовувати і звичайний офісний принтер. Але ж витрати паперу та фарби значно піднімуть вартість друку такого чеку.

Вартість друку такого чеку буде складати приблизно в межах 0,7-1,5 гривні. Звісно, залежно від типу принтера.

1.2 Вартість видачі електронного чека

Почнемо з безкоштовних способів:

• QR-код
  На жаль, ми його відразу відкидаємо, оскільки законодавство передбачає, що цей варіант може бути лише додатковим способом передачі чека. Скоріше за все через те, що неможливо підтвердити, що QR-код дійсно сканували.

• Електронна пошта
  Просто після фіскалізації чека оберіть відправку з використанням електронної пошти та введіть електронну адресу клієнта. Тут все просто.

• Завантажити чек на пристрій
  Також чек можна зберегти собі на комп’ютер чи телефон з ПРРО і відправити його клієнту будь-яким доступним вам способом (через месенджер, на електронну пошту, по Bluetooth тощо). 

Відправка за додаткову оплату:

У більшості ПРРО є можливість підключити сервіси для розсилок – у SMS, або ж у месенджер. Наприклад, у ПРРО Cashalot є можливість підключити один з трьох сервісів: TurboSMS, BSG, та SendPulse.

Якщо обирати найбільш оптимальний, станом на вересень 2025, вартість відправки 1 SMS складає близько 1 грн. Відправка у вайбер буде коштувати дешевше, близько 65 копійок за повідомлення. Але остаточну вартість краще обговорити з представниками таких сервісів.

2. Зручність для клієнта

Також варто враховувати специфіку вашої роботи. Багато факторів може вплинути. 

Якщо потрібна швидкість – друк чеку краще підійде. 

Своєю чергою, для надання послуг онлайн електронний чек буде зручнішим варіантом.
Розгляньмо докладніше.

2.1 Онлайн-торгівля/надання послуг

У такому випадку ви вже комунікуєте з клієнтом через месенджер, електронну пошту чи інші сервіси.

І звісно вам зручніше за все буде відправляти клієнту електронний чек (посиланням, або у форматі PDF). Також у випадку з онлайн-торгівлею можна друкувати чек та вкладати його разом з відправленням.

Тут вибір уже за вами.

2.2 Офлайн-торгівля/надання послуг

Для таких користувачів у більшості випадків краще підійде друкований чек. Його можна видати будь-кому без будь-яких обмежень.

Так, потрібно буде витратитись на папір, можливо на придбання термопринтера. Але зручність для клієнта тут все ж таки має більшу пріоритетність.

Електронний чек теж можна видавати. Але такий варіант варто розглядати лише якщо:

• Ваші клієнти готові вам надавати свої контакти для отримання чеку (номер телефону чи електронну пошту);
• Ви маєте невелику кількість чеків на день (видача електронного чека потребує трохи більше часу).

Висновки

Отже, на основі всієї наданої раніше інформації ми рекомендуємо:

1. Якщо ви працюєте онлайн, в першу чергу орієнтуватись на видачу електронного чеку. У більшості випадків такий варіант для вас буде зручнішим та дешевшим.

2. Якщо ви працюєте офлайн (у магазині чи надаєте послуги в кабінеті, офісі) краще друкувати чеки. Щоб бути впевненим, що кожен клієнт без проблем отримає чек. Звісно, вже за потреби, в окремих випадках, можна видавати електронні чеки.

Порівняльна таблиця 

Критерій	Паперовий чек	Електронний чек
Вартість видачі	~0,09 грн (термопринтер) або 0,7–1,5 грн (офісний принтер)	Безкоштовно (email, месенджер) або від 0,65–1 грн (Viber/SMS)
Обладнання	Потрібен принтер (термо чи офісний) та папір	Достатньо ПРРО + інтернету
Зручність для клієнта	Легко видати будь-кому, не потрібні контакти	Зручно онлайн, але клієнт має надати email/телефон
Швидкість видачі	Миттєво друкується й віддається	Потребує отримання контактів
Сфера застосування	Переважно офлайн-магазини, офіси, салони	Онлайн-торгівля, послуги дистанційно
Мінуси	Витрати на принтер і папір	Не всі клієнти готові надати свої контакти

 

Автор: Яремчук Михайло, провідний спеціаліст ГК «Інтелектуальний сервіс».