Як перенести ПЗ M.E.Doc "додому" та працювати бухгалтеру віддалено? Досвід нашої бухгалтерії

Дана стаття є актуальною і навіть необхідною для Клієнтів та Постачальників Групи компаній “Інтелектуальний сервіс”. В умовах загального карантину ми на 100% перевели роботу бухгалтерії у віддалений режим і поділимося власним досвідом.

Перш за все, ми розкажемо, як перенести програму M.E.Doc додому та повноцінно продовжувати в ній роботу.

Отже, 1 спосіб: Це, звісно ж взяти робочий ПК додому( для всіх інших знадобиться лише флешка!).

2 спосіб:  Перенесення бази даних - що потрібно для цього зробити? 

По-перше, її треба знайти і  все залежить від того яким способом була встановлена програма. Але якщо Ви цього не пам`ятаєте - вихід є!

---

Читайте також:

Види зберігання електронних документів

Електронний документообіг - це законно!

Важливо! Офіційна заява "Інтелектуального сервісу" щодо Covid-19

---

Давайте розглянемо всі варіанти де можуть знаходитися Ваші дані. Для цього на вашому ПК Вам необхідно перейти за шляхами: 

1. C:\ProgramData\Medoc\MedocSRV\db (для мережевої версії ВАЖЛИВО-шукати потрібно на головному ПК) або C:\ProgramData\Medoc\Medoc\db (для локального);
    
2. C:\Users\Ім’я Вашого користувача\AppData\Local\Medoc\Medoc\db –цей шлях розташування може бути тільки у локальної версії у тому випадку, якщо Ви при встановленні програми ви проставили відмітку «Тільки для мене».
    
3. Третє розташування файлу буде залежати від того, куди Ви встановили програму, якщо не влаштував стандартний шлях встановлення. Для того щоб знайти файл бази даних натискаємо правою клавішею миші по піктограмі M.E.doc(Мал.1).А далі знаходимо каталог з назвою ”db”. 

Мал.1

Після того як Ви потрапите в каталог ”db”, потрібно буде скопіювати файл Zvit.fdb на флешку і перенести цей файл на свій домашній ПК. ВАЖЛИВО! Запам’ятайте Версію програми!

 Завантажити дистрибутив “M.E.doc” на свій ПК –зробити це можна з нашого сайту за посиланням https://intelserv.net.ua/skachat-medoc-distributiv (Мал.2).

 

Мал. 2

Дистрибутив завантажиться у форматі архіву, його необхідно відкрити і запустити файл всередині архіву. При встановленні рекомендуємо вибрати локальний варіант (Мал3).

                                      

Мал.3

Після встановлення запустіть  програму - при першому запуску програма одразу запропонує створити підприємство-натисніть “Відміна”, далі натискаємо кнопку “Оновити програму”(Мал.4).
               

                                 
Мал. 4

Необхідно буде обрати оновлення, версія  якої співпадатиме з версією програми Вашого робочого ПК (Мал.5).

      

Мал. 5

Як програма оновиться нам знову буде потрібен каталог “db”. Знайти його знову ж таки ви зможете по одному із шляхів описаних

вище. У цьому каталозі буде необхідно замінити файл zvit.fdb на аналогічний файл, який Ви дбайливо зберегли на флешку. 

Далі необхідно оновити програму до останньої версії і програма готова до експлуатації.

3 спосіб - це Резервна копія. Її можна зробити 2 способами: 1. При закритті програми (шлях зберігання Мої документи/Zvit_arc) (Мал.6).

             
                Мал. 6
 

2. Безпосередньо у програмі за шляхом Адміністрування - Резервне копіювання   - тут вже можна прописати інший шлях для збереження резервної копії (Мал.7).

              
                 Мал. 7

Далі зберігаємо резервну копію на флешку, так само встановлюємо дистрибутив локальної версії і оновлюємо програму. При повторному запуску, програма запропонує створити підприємство - натомість оберіть відновлення з резервної копії (Мал.8) та вкажіть розташування резервної копії (Мал.9).

                         
                         Мал. 8
                         
                         Мал. 9

Звертаємо Вашу увагу при використанні останніх двох способів необхідно також зберегти на флешку Цифрові підписи!

І найцікавіше - як же наші бухгалтери повністю перейшли на віддалену роботу та які складнощі при цьому виникли?

В першу чергу, ми групою ТОП-менеджерів погодили порядок дій та відповідальних за їх виконання;

По-друге, перенесли необхідну оргтехніку для роботи;

І по-третє, завдяки нашим системним адміністраторам ще зранку налаштували можливість віддаленого підключення бухгалтерів для роботи з дому і продовжили повноцінну роботу (клієнт-банки, ІС-ПРО для ведення бухгалтерського обліку та M.E.Doc для своєчасного звітування). Загалом, це в нас зайняло декілька годин, навіть менше одного робочого дня!

 

Як наша бухгалтерія налагодила роботу з Клієнтами та постачальниками на період карантину?

З нашими Клієнтами:

• всі рахунки формуються автоматично і надсилаються Клієнтам в електронному вигляді в M.E.Doc; 
• Документи доводиться друкувати та надсилати поштою за запитом від Клієнта. Тобто в умовах карантину повноцінний віддалений режим роботи порушує тільки паперовий документ!
• Приймання та опрацювання оплат проходить повноцінно та в автоматичному режимі. На основі проведених оплат того ж дня для Клієнтів замовляються ліцензії та автоматично надсилаються акти виконаних робіт в M.E.Doc;

З нашими Постачальниками:

• всі рахунки, отримані в електронному вигляді, опрацьовуються оперативно в звичайному режимі. І тут також перепоною є паперовий документ: важко опрацьовувати пошту, яка надсилається на зачинені на карантин двері. Відповідно й оплати за паперовими рахунками проходять не так оперативно;
• опрацювання іншої вхідної кореспонденції аналогічне до пункту вище: всі отримані документи в електронному вигляді опрацьовуються оперативно. Винятком є тільки паперова кореспонденція.

 

Інші напрямки роботи бухгалтерії, пов'язані зі звітністуванням та електронним документообігом, здійснюються у віддаленому режимі повноцінно, за допомогою програми M.E.Doc.

Отже, коротко резюмуємо на практиці здобутий досвід: 

1. Узгодженими діями перехід на віддалений режим роботи бухгалтерії не страшний і швидкий. 
2. Ще простіше перейти на віддалений режим роботи бухгалтерії заручившись підтримкою системного адміністратора. 
3. “Каменем спотикання” в оперативній віддаленій роботі бухгалтера став паперовий документообіг.

 

Колеги-бухгалтери! Закликаємо Вас в умовах пандемії не піддавати загрозі наше з Вами здоров'я зайвими походами в поштові відділення з паперовими відправками! Для цього є можливість обмінятися електронними документами!

Сподіваємось, дана стаття була корисною для Вас!

Автори: Малюк Віктор та Тюнькін Антон - сертифіковані спеціалісти ГК "Інтелектуальний сервіс"
 

Долучайтесь до нас в Instagram , Telegram та facebook, на Вас чекають:

• корисні лайфхаки
• актуальні новини
• та розважальна рубрика