Електронний документообіг - це законно!

Оновлено 25.10.2024 р.

Електронний обмін документами на сьогодні не є великою новиною і вже давно є звичним процесом в успішних організаціях України.  Не є секретом і його ефективність у використанні, оскільки з відмовою від паперових документів підприємство оптимізує витрати коштів і часу, з тим самим підвищуючи оперативність роботи.

АЛЕ! Підприємства, які тільки цікавляться електронним документообігом і використовують паперовий, в більшості не мають чіткої відповіді на питання: "Чи законними є електронні документи і їх обіг?"
Відповідь на це питання проста і однозначна - Так!

Стаття 7 Закону України Про електронні документи та електронний документообіг:
Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронні довірчі послуги".

Отже, нам залишається тільки зрозуміти: які самі обов'язкові реквізити має містити електронний документ для того, щоб бути "в законі". Розглянемо їх детальніше.

1. Електронний підпис. 
 

Стаття 1 Закону України Про електронні довірчі послуги:
Кваліфікований електронний підпис - удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа;

Саме дані про кваліфікований електронний підпис дають документу юридичну силу. Основними обов'язковими реквізитами є: серійний номер сертифікату, інформація про підписанта чи (та) організацію (ПІБ/назва, ІПН/ЄДРПОУ), дата та час підписання. Всі акредитовані центри сертифікації надають кваліфіковані електронні підписи з відповідними реквізитами.

2. Обов'язкові реквізити первинного документа.

Наказ Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року N 88 Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, пункт 2.4

Первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), дата складання, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі), посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Іншими словами, електронний документ повинен відповідати по наповненості реквізитами його паперовому аналогу. Програмно це реалізується просто. 

Отже, електронні документи та процес їх обігу відповідають вимогам чинного законодавства, якщо такі документи відповідають двом основним вищезазначеним умовам.

Зважаючи на вимоги законодавства до електронного документа та документообігу, підсумуємо:

1. реквізити електронного підпису відповідають вимогам та відображаються на електронному документі. Електронний підпис мають всі суб'єкти господарювання;
2. за допомогою відповідного програмного забезпечення електронний документ за формою складається аналогічно паперовому і має необхідні реквізити. Переважна більшість  суб'єктів господарювання мають таке програмне забезпечення. 

Що робити, якщо в процесі впровадження електронного документа виникають питання, відповіді на які остаточно не регламентовані законодавством? От наприклад: Що є датою Акта виконаних робіт: дата складання, чи дата підписання, яку містить інформація з електронного підпису на документі?

Знову проста відповідь одразу на масу подібних питань: відповідні ситуації можна зафіксувати в договірних відносинах з контрагентами. Це також регламентується чинним законодавством (Закон України Про електронні документи та електронний документообіг, статті 9 - 13).

Електронний документообіг - це не тільки законно, а й просто.

Приєднуйтесь!

Джерела: Посилання на законодавчі документи використанні з інформаційно-правової системи Ліга:Закон.

Шукати в продукті (модулі)	ID документа	ІПС
Пошук за іменем файла	T030851	Стаття 7 Закону України Про електронні документи та електронний документообіг
	T172155	Стаття 1 Закону України Про електронні довірчі послуги:
	REG704	Наказ Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року N 88 Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, пункт 2.4
	T030851	Закон України Про електронні документи та електронний документообіг, статті 9 - 13

 

Автор: Дмитренко Інна, сертифікований спеціаліст ГК Інтелектуальний сервіс

__________________________________________________________________________

Долучайтесь до нас в Instagram та facebook,