Оцініть переваги онлайн-звітності та електронного документообміну від 26 грн на місяць!

Як наша бухгалтерія працює віддалено, або наш досвід “домашньої” роботи бухгалтерії!

Як наша бухгалтерія працює віддалено, або наш досвід “домашньої” роботи бухгалтерії! 20-03-2020

Дана стаття є актуальною і навіть необхідною для Клієнтів та Постачальників Групи компаній “Інтелектуальний сервіс”. 

В умовах загального карантину ми на 100% перевели роботу бухгалтерії у віддалений режим і поділимося власним досвідом.

Як все відбувалося:

  1. 14 березня (субота) групою ТОП-менеджерів погодили порядок дій та відповідальних за їх виконання;
  2. 15 березня (неділя) перенесли необхідну оргтехніку для роботи;
  3. 16 березня (понеділок) завдяки нашим системним адміністраторам ще зранку налаштували можливість віддаленого підключення бухгалтерів для роботи з дому і продовжили повноцінну роботу (клієнт-банки, ISpro для ведення бухгалтерського обліку та M.E.Doc для своєчасного звітування).

В цілому, всі три етапи зайняли кілька годин, навіть менше одного робочого дня. При тому найскладнішим виявилося транспортування принтерів та канцелярії :)


Читайте також:

Як перенести ПЗ M.E.Doc "додому" та працювати бухгалтеру віддалено? Досвід нашої бухгалтерії

 

Види зберігання електронних документів

Електронний документообіг - це законно!

Важливо! Офіційна заява "Інтелектуального сервісу" щодо Covid-19


З якими проблемами та перешкодами ми зіткнулися та як бухгалтерія працює зараз.

З нашими Клієнтами:

  • всі рахунки формуються автоматично і надсилаються Клієнтам в електронному вигляді в M.E.Doc.

І тільки паперові документи доводиться друкувати та надсилати поштою за запитом від Клієнта. Тобто в умовах карантину повноцінний віддалений режим роботи порушує тільки паперовий документ!

  • приймання та опрацювання оплат проходить повноцінно та в автоматичному режимі. На основі проведених оплат того ж дня для Клієнтів замовляються ліцензії та автоматично надсилаються акти виконаних робіт в M.E.Doc;

 

Потрібна програма  M.E.Doc 

 

З нашими Постачальниками:

  • всі рахунки, отримані в електронному вигляді, опрацьовуються оперативно в звичайному режимі. І тут також перепоною є паперовий документ: важко опрацьовувати пошту, яка надсилається на зачинені на карантин двері. Відповідно й оплати за паперовими рахунками проходять не так оперативно;
  • опрацювання іншої вхідної кореспонденції аналогічне до пункту вище: всі отримані документи в електронному вигляді опрацьовуються оперативно. Винятком є тільки паперова кореспонденція.

Інші напрямки роботи бухгалтерії, пов'язані з обліком чи звітністю, здійснюються у віддаленому режимі повноцінно.

Отже, коротко резюмуємо на практиці здобутий досвід

  1. Узгодженими діями перехід на віддалений режим роботи бухгалтерії не страшний і швидкий. 
  2. Ще простіше перейти на віддалений режим роботи бухгалтерії заручившись підтримкою системного адміністратора. 
  3. “Каменем спотикання” в оперативній віддаленій роботі бухгалтера став паперовий документообіг.

Колеги-бухгалтери! Закликаємо Вас в умовах пандемії не піддавати загрозі наше з Вами здоров'я зайвими походами в поштові відділення з паперовими відправками! Для цього є можливість обмінятися електронними документами.

Будьте здорові!

 

Автор: Малюк Віктор, провідний спеціаліст з впровадження та адаптації електронного документообігу ГК «Інтелектуальний сервіс»

Долучайтесь до нас в Instagram , Telegram та facebookна Вас чекають:

  • корисні лайфхакиenlightened
  • актуальні новиниyes
  • та розважальна рубрикаlaugh

 


Поділитися статтею з друзями!


Популярні cтатті