Як наша бухгалтерія працює віддалено, або наш досвід “домашньої” роботи бухгалтерії!

Дана стаття є актуальною і навіть необхідною для Клієнтів та Постачальників Групи компаній “Інтелектуальний сервіс”. 

В умовах загального карантину ми на 100% перевели роботу бухгалтерії у віддалений режим і поділимося власним досвідом.

Як все відбувалося:

1. 14 березня (субота) групою ТОП-менеджерів погодили порядок дій та відповідальних за їх виконання;
2. 15 березня (неділя) перенесли необхідну оргтехніку для роботи;
3. 16 березня (понеділок) завдяки нашим системним адміністраторам ще зранку налаштували можливість віддаленого підключення бухгалтерів для роботи з дому і продовжили повноцінну роботу (клієнт-банки, ISpro для ведення бухгалтерського обліку та M.E.Doc для своєчасного звітування).

В цілому, всі три етапи зайняли кілька годин, навіть менше одного робочого дня. При тому найскладнішим виявилося транспортування принтерів та канцелярії :)

---

Читайте також:

Як перенести ПЗ M.E.Doc "додому" та працювати бухгалтеру віддалено? Досвід нашої бухгалтерії

 

Види зберігання електронних документів

Електронний документообіг - це законно!

Важливо! Офіційна заява "Інтелектуального сервісу" щодо Covid-19

---

З якими проблемами та перешкодами ми зіткнулися та як бухгалтерія працює зараз.

З нашими Клієнтами:

• всі рахунки формуються автоматично і надсилаються Клієнтам в електронному вигляді в M.E.Doc.

І тільки паперові документи доводиться друкувати та надсилати поштою за запитом від Клієнта. Тобто в умовах карантину повноцінний віддалений режим роботи порушує тільки паперовий документ!

• приймання та опрацювання оплат проходить повноцінно та в автоматичному режимі. На основі проведених оплат того ж дня для Клієнтів замовляються ліцензії та автоматично надсилаються акти виконаних робіт в M.E.Doc;

 

Потрібна програма  M.E.Doc 

 

З нашими Постачальниками:

• всі рахунки, отримані в електронному вигляді, опрацьовуються оперативно в звичайному режимі. І тут також перепоною є паперовий документ: важко опрацьовувати пошту, яка надсилається на зачинені на карантин двері. Відповідно й оплати за паперовими рахунками проходять не так оперативно;
• опрацювання іншої вхідної кореспонденції аналогічне до пункту вище: всі отримані документи в електронному вигляді опрацьовуються оперативно. Винятком є тільки паперова кореспонденція.

Інші напрямки роботи бухгалтерії, пов'язані з обліком чи звітністю, здійснюються у віддаленому режимі повноцінно.

Отже, коротко резюмуємо на практиці здобутий досвід: 

1. Узгодженими діями перехід на віддалений режим роботи бухгалтерії не страшний і швидкий. 
2. Ще простіше перейти на віддалений режим роботи бухгалтерії заручившись підтримкою системного адміністратора. 
3. “Каменем спотикання” в оперативній віддаленій роботі бухгалтера став паперовий документообіг.

Колеги-бухгалтери! Закликаємо Вас в умовах пандемії не піддавати загрозі наше з Вами здоров'я зайвими походами в поштові відділення з паперовими відправками! Для цього є можливість обмінятися електронними документами.

Будьте здорові!

 

Автор: Малюк Віктор, провідний спеціаліст з впровадження та адаптації електронного документообігу ГК «Інтелектуальний сервіс»

Долучайтесь до нас в Instagram , Telegram та facebook, на Вас чекають:

• корисні лайфхаки
• актуальні новини
• та розважальна рубрика