Зручний документообіг з СОТА на Вашому Смартфоні

Оновлено 28.08.2024 р.

Зараз сучасний світ дуже активний. Бувають іноді такі моменти, коли потрібно бути в декількох місцях одночасно. Наприклад, знаходячись у відпустці, може виникнути необхідність терміново надати контрагенту рахунок для сплати, чи інший первинний документ, або при здійсненні продажу торговим представником виникає необхідність виписати контрагенту рахунок. Саме у таких ситуаціях ми звертаємось до наших електронних гаджетів, у тому числі до смартфонів.

Продовжуючи перегляд веб-сервісу СОТА, обов’язково варто зауважити той факт, що обмін первинними документам у електронному вигляді з контрагентами доступний навіть з Вашого смартфону!

Для цього необхідно лише підключення до мережі інтернет, та наявність файлів електронних ключів на смартфоні. Функціонал використання веб-сервісу нічим не відрізняється від версії для ПК.

Для використання функції обміну первинними документами з контрагентами, Вам необхідно, у головному меню веб-сервісу (Мал.1) обрати реєстр первинних документів (Мал.2), створити первинний документ на основі запропонованих шаблонів заповнити його,  підписати, використовуючи механізм підписання java, та відправити Контрагенту (Мал.3).

Мал.1

 

Мал.2

 

Мал.3

Результат відправки буде відображено у повідомленні (Мал.4):

Мал.4

З боку Вашого контрагента, інформація про отриманий первинний документ надійде у стандартному вигляді. Отримати первинний документ у електронному вигляді контрагент зможе, як відкривши СОТА, або Медок на ПК, так само і за допомогою свого смартфона в веб-сервісі СОТА (Мал.5).

Мал.5

Після відкриття отриманого первинного документу, у Контрагента буде можливість обрати 2 варіанти:

• Затвердити документ, або
• Відмовити у прийомі (Мал.6).

Мал.6

Якщо обрати «Затвердити документ», СОТА запропонує ввести пароль для ключа підписання відповідальною особою та печаткою.

Якщо обрати «Відмовити у прийомі», СОТА запропонує обрати причину відхилення документу, та коментар, після чого необхідно буде ввести пароль для ключа шифрування.

Після того, як Ваш контрагент затвердить (або відхилить) документ, Вам надійде повідомлення, як на Мал.7:

Мал.7

Якщо натиснути на це повідомлення, СОТА запропонує ввести пароль від ключа шифрування, після цього відкриється протокол обробки первинного документу, на якому можна побачити стан документа, та підписи відповідальних осіб, які його підписали.

Нагадаємо, що для того, щоб отримати такий первинний документ, необхідно лише зареєструватись у СОТА, та мати кваліфікований електронний підпис (КЕП). СОТА надає можливість отримувати необмежену кількість первинних документів від Ваших контрагентів без наявності у Вас діючої ліцензії. Для того, щоб можна було відправити первинний документ, що не підлягає реєстрації в контролюючих органах (рахунки, акти виконаних робіт, видаткові накладні, договори, та ін.), також не обов’язково мати діючу ліцензію, за умови, якщо Ви відправляєте до 50 первинних документів у рамках одного місяця. Якщо обсяг первинних документів на відправку Вашим контрагентам перевищує 50 штук, то у такому випадку вже необхідно придбати ліцензію.

ПРИДБАТИ ВЕБ-СЕРВІС СОТА

Отже, як ми бачимо, обмін первинними документами в електронному вигляді дуже легкий, простий, доступний, та зручний. А за допомогою СОТА Ви можете обмінюватись первинними документами в електронному вигляді у будь-який час, з будь-якого гаджету, та в будь-якій точці світу.

Цінуйте свій час!

Підготували: ГК Інтелектуальний сервіс
Автор: Малюк Віктор - провідний фахівець ГК "Інтелектуальний сервіс"

---

Долучайтесь до нас в Instagram та facebook, на Вас чекають:

• корисні лайфхаки
• актуальні новини
• та розважальна рубрика

!Дізнатися більше новин Ви також зможете на нашому каналі в >>> Telegram.