Електронний документообіг онлайн | Веб-сервіс СОТА | Приклади використання

Електронний документообіг є важливим інструментом для сучасних організацій, оскільки сприяє ефективному обміну і збереженню даних, прискорює процеси прийняття рішень, зменшує витрати на паперову документацію та підвищує загальну продуктивність підприємства.

Веб-сервіс СОТА – це сервіс, що використовується для подачі електронної звітності до державних контролюючих органів за затвердженими форматами, а також для обміну електронними документами між підзвітними організаціями.

Програма може використовуватись юридичними особами та фізичними особами – підприємцями.

Розповідаємо про кейси використання веб-сервісу СОТА як інструмента для електронного документообігу:

Кейс 1: КЕЙС : Як відправити видаткову накладну за допомогою СОТА Lite

Як за допомогою СОТА Lite за лічені хвилини перейти на електронний документообіг зі своїми клієнтами, маючи під рукою будь-який гаджет з доступом до інтернету.

Портрет клієнта, що звернувся:

• ФОП 2-ї групи;
• Платник єдиного податку;
• Без найманих працівників;
• Звітує до ДФС 1 раз на рік.

Потреба і задача:

Звернувся клієнт за отриманням КЕП (потрібен був для здачі річної звітності). В процесі спілкування, вияснили що підприємець займається продажем тари для сировини, розрахунок приймає виключно на розрахунковий рахунок, і один з його контрагентів попрохав терміново надати видаткову накладну за вже наданий товар.

Видаткові документи наш ФОП завжди надавав контрагентам в паперовому вигляді, адже веденням первинки займається сам. Помітно,  було що він нервує, бо не може задовольнити термінову потребу в документі свого контрагента.

Консультант делікатно виявив потребу та запропонував свою допомогу, а саме відправити видаткову контрагенту через веб-сервіс СОТА прямо зараз.

Рішення:

1. Оформили електронний підпис.
2. Зареєтрували нового користувача в веб-сервісі СOTA Lite. Для цього заходимо за посиланням https://sota-buh.com.ua та натискаємо Перейти у СОТА (мал.1), далі обираємо необхідний нам продукт СОТА-Lite (мал.2) та натискаємо Автоизуватися ( мал.3).

Мал. 1

Мал. 2

Мал. 3

3. Заповнили картку підприємства персональними даними клієнта.
4. Підібрали шаблон видаткової накладної, який найбільш підійшов для нашого клієнта. (мал.4) (мал.5) Створили, заповнили, підписали, відправили контрагенту накладну та дочекалися її погодження. (мал.6)

Мал. 4

Мал. 5

Мал. 6

Підсумок:

Клієнт був безмежно вдячний за допомогу, адже не очікував, що все настільки швидко та просто. Сказав, що вже не раз чув про електронний документообіг, та навіть не розглядав такий варіант для своєї роботи, адже вважав що для цього потрібно мати компьютер під рукою та професійного бухгалтера та великий багаж знань, а виявилося що достатньо просто мати телефон.

Висновок: Електронний документообіг - це просто та швидко!

---

Кейс 2: Як надіслати довільний лист з підписами на електронну пошту Контрагенту з допомогою веб сервісу “СОТА”

Документ, що підписаний кваліфікованим електронним підписом - є доказом юридичних відносин між партнерами. Це допомагає забезпечити стабільний і швидкий обмін первинкою з контрагентами, зекономити час очікування отримання документу партнером, кошти на витратні матеріали (такі як папір, конверти, марки, кур’єрські послуги). На електронний документообіг переходять все більше підприємств, від малих до великих. 

Якщо документ отримано просто на електронну пошту без електронних підписів - він не має ніякої юридичної сили. Багато підприємств вже зіткнулися у роботі з такими електронними документами як акти, видаткові, товарно транспортні накладні, що підписані електронними підписами. Обмінюються найчастіше такими документами через програмне забезпечення “M.E.Doc” або “СОТА”. 

А що робити, коли потрібно відправити саме на електронну пошту з електронними підписами довільний документ, лист, запит і тому подібне? Та ще й контрагент просить, щоб було візуально видно ким підписаний такий лист. На прикладі розповімо як це можна реалізувати.

Портрет клієнта, що звернувся:

• Бухгалтер малого приватного підприємства;
• Підприємство займається комунальними послугами, не платники ПДВ;
• Кількість документів для відправки контрагентам до 50 шт. в місць;
• Раніше не відправляв ніколи первинку, лише декілька разів отримував від своїх постачальників;
• Користується веб сервісом “СОТА” Модуль “Звітність” та кваліфікованими електронним підписами АЦСК “Україна”.

Потреба і задача:

Звернувся Клієнт з таким питанням: 

“Чи можна з “СОТА” відправити лист довільного тексту контрагенту на електронну пошту з накладеними електронними підписами відправника та щоб візуально було видно ці підписи?”.

У даному випадку приватне підприємство звернулось до свого контрагента з запитом підготувати і надати акт звірки взаєморозрахунків. Контрагент відмовився надати акт звірки на основі звичайного листа на електронну пошту чи усного звернення, але попросив надіслати на електронну пошту лист з цим запитом, з електронними підписами і їх візуалізацією.

Рішення:

Задачу клієнта можна реалізувати у веб-сервісі “СОТА” або “M.E.Doc”. Оскільки звернувся користувач саме веб-сервісу “СОТА” модуль Звітність”, то запропонували скористатись додатковим модулем “ЕДО”. В такому випадку, всі документи і звітність будуть в одній програмі.

У веб-сервісі “СОТА” є можливість створювати і відправляти первинні документи контрагентам використовуючи вже готові шаблони (актів, рахунків, видаткових накладних та ін.) (Мал. 1),

Мал. 1

або створити універсальний свій документ довільного формату. Клієнта зацікавив другий варіант.

1. У Клієнта у word був набраний необхідний текст листа, в тому вигляді як йому потрібно;
2. Для відображення підписів на документах налаштували це у картці підприємства (Мал. 2), зберегли зміни;

Мал. 2

3. Далі створили необхідний довільний документ, вказали отримувача (Мал. 3), підписали - на документі візуально з’явилось відображення підписів (Мал. 4), відправили;

Мал. 3

Мал. 4

5. Потім в документі натиснули “Надіслати посилання на документ”, додали електронну пошту отримувача і відправили (Мал. 5)

Мал. 5

6. Бухгалтера зацікавила можливість надалі також надсилати всю первинку або довільні листи з веб сервісу “СОТА” Модуль “ЕДО” і придбав ліцензію на 100 додаткових відправок документів.

Підсумок:

• На електронну пошту постачальнику був надісланий лист з електронними підписами та їх візуальним відображенням;
• Постачальник отримав лист упродовж 1 хвилини на електронну пошту, зміг його погодити, зберегти з підписами, роздрукувати;
• Клієнт організував електронний документообіг на своєму підприємстві;
• Оптимізував затрати підприємства на витратні матеріали, на послуги та час для доставки документів.

Відгук:

“О, супер! Те що потрібно”.

Висновок: Електронний документообіг - це функціонально, надійно, економно, та всі документи мають юридичну силу.

---

Бажаєш відчути всі переваги електронного документообігу? - звертайся на нашу лінію консультацій. Ми допоможемо налаштувати та організувати електронний документообіг на вашому підприємстві.

Придбати СОТА можна тут

Наші телефони:
+380950364004; +380980364004; +380730364004

Автори: Іванченко Катерина та Чегашова Ольга - провідні фахівці ГК"Інтелектуальний сервіс".