Реєстрація податкових накладних в період зміни керівника

Майже кожен платник ПДВ стикається з ситуацією, коли потрібно реєструвати податкові накладні або коригування після зміни керівника. Часто виникає питання, як саме та за допомогою підпису якого з керівників податкові накладні або коригування мають бути зареєстровані. У даному кейсі розглянемо найпоширенішу ситуацію.

Портрет клієнта, що звернувся:

• Бухгалтер підприємства
• Підприємство займається оптовою торгівлею різними технічними машинами, устаткованням і послугами з їх обслуговування
• Платник ПДВ
• За підписання та реєстрацію Податкових накладних відповідає лише керівник
• Відбулась зміна Директора
• Кількість податкових накладних більш ніж 100 шт. в місяць
• Користуються програмним забезпеченням M.E.Doc модулі “Звітність” та “Облік ПДВ”
• Мають діючі електронні підписи від АЦСК “Україна” обох директорів та печатки підприємства

Потреба і задача:

Звернувся Клієнт з таким питанням: 

“В нас змінюється керівник. До 01.04.24 діє попередній директор, а з 02.04.24 вже буде новий. Що нам потрібно для зміни підписів? Які  налаштування здійснити в програмі?  Як зареєструвати податкові накладні що були виписані поки діяв попередній керівник, а реєстрація цих податкових припадає на період дії вже нового директора?”

Реалізація/Рішення:

Запропоноване рішення:

Клієнту спочатку запропонували підготувати необхідний перелік документів для отримання підпису на нового директора. Оформити 02.04.24 підпис на нового керівника та зареєструвати його в ДПС. 

В Клієнта не було іншої особи, що міг би бути відповідальним за ведення бухгалтерського обліку чи за реєстрацію Податкових накладних під час роботи попереднього і нового керівника. Тому, ми запропонували в програмі M.E.Doc скористатись функціоналом підписання податкових накладних “іншим чинним підписом”. Для вірного підписання документа потрібно буде використовувати підписи попереднього керівника і нового. Зараз детальніше розглянемо, як це рішення реалізовано в програмі M.E.Doc на прикладі задачі від Клієнта. Даний приклад ситуації є найбільш розповсюджений у підприємств платників ПДВ.

Етапи вирішення запиту від клієнта:

• Клієнт підготував документи для отримання підпису на нового директора та 02.04.24 в день призначення він оформив собі підпис. З переліком необхідних документів  можна ознайомитись тут.
• В програмі M.E.Doc в картці установи внесли інформацію про нового директора в розділі керівництво (Мал. 1)

Мал. 1

• Завантажили в програму сертифікат нового керівника в реєстрі сертифікатів
• На період реєстрації податкових накладних, що були виписані в перехідний період зміни керівників налаштували комплект підписів з врахуванням вибору обох директорів (Мал. 2). Після завершення реєстрації таких податкових накладних, налаштування можна змінити буде тільки на нового керівника

Мал. 2

• Заключили договір з податковою шляхом реєстрації нового сертифікату підпису керівника в ДПС - відправили “Запит про отримання витягу щодо стану розрахунків з бюджетами та цільовими фондами за даними органів ДПС” (J1300204) з програми, підписавши підписом нового директора та печаткою (Мал. 3)

Мал. 3

• В програмі Клієнта вже були створені Податкові накладні, що були виписані поки діяв попередній керівник і ще не пройшли реєстрацію. Для прикладу бухгалтер обрав одну податкову накладну, яку потрібно зареєструвати, щоб побачити як працює необхідний функціонал в програмі. В обраній Податковій накладній посадовою особою вказали попереднього директора, що діяв на день її складання/виписки. Підписали його підписом і відправили на реєстрацію в ДПС
• Отримали квитанцію №1, що документ не прийнято через те, що підписант, попередній керівник вже не є посадовою особою на підприємстві. Далі в цьому відхиленому документі, не копіюючи, натисли вкладку “наступні дії”, обрали “продовжити обробку документа”, “підписати іншим чинним підписом” (Мал. 4), обрали ключ нового вже керівника, що діє на дату реєстрації ПН, підписали і відправили в ДПС. Отримали квитанцію - “Документ прийнято” і Податкова накладна успішно зареєстрована

Мал. 4

Результат:

• Клієнт швидко отримав ключ на нового керівника
• Отримав кваліфіковану допомогу в налаштуванні та роз'ясненні послідовності дій в таких випадках
• Всі податкові накладні, що виписувались в період зміни директора успішно зареєстровані в ЄРПН з допомогою наших продуктових рішень M.E.Doc та підписів АЦСК Україна

---

Наші телефони:
+380950364004; +380980364004; +380730364004

Автор: Чегашова Ольга - провідний фахівець ГК"Інтелектуальний сервіс".