5 причин, чому паперовий документообіг у минулому

Нещодавно ми відмічали Всесвітній день без паперу. Усім вже відомо, що побудувати ефективний процес управління будь-яким підприємством незалежно від сфери його діяльності, використовуючи рутинні процедури роботи з документами, неможливо.

Отже, паперовий документообіг поступово відмирає та стає архаїзмом. На думку більшості, хто вже запровадив ЕДО, можна визначити 5 основних причин цього процесу.

Причина 1. Оперативність та продуктивність роботи з електронними документами та звітами

Життєвий цикл документа у середньому становить 14 днів. 90% усіх паперових документів більшу частину часу передаються від одного співробітника до іншого. Виходить, що безпосередньо продуктивній роботі над документом приділяється всього лише 10% витраченого на нього часу.

При використанні ЕДО документи передаються від одного співробітника до іншого миттєво. Порівняйте: якщо при паперовому документообігу на доставку вхідної кореспонденції персоналу витрачається у середньому 5 год., при ЕДО – 5 хвилин. Час обробки документів скорочується на 90%!

На узгодження вихідної кореспонденції при ЕДО витрачається у 2,125 рази менше часу, ніж при паперовому документообігу.

Причина 2. Зручність та мобільність роботи з електронними документами

У системі електронного документообігу документи «не плодяться» і не дублюються. Існує один актуальний оригінал, який проходить шлях за заздалегідь визначеним маршрутом. Це означає, що при рецензуванні, обговоренні або затвердженні електронний документ миттєво потрапляє на наступний крок.

Працювати з електронними документами набагато зручніше, оскільки можна працювати дистанційно з будь-якого кутка нашої планети, не прив’язуючись до конкретного місця роботи.

До того ж, збільшується кількість творчих спеціальностей та професій, які не потребують проведення роботи на одному місці. Можна працювати де завгодно, якщо є інтернет та ноутбук: чи то в лісі, на морському чи океанському узбережжі.

Причина 3. Актуальність інформації

Майже 60% друкованих копій документів втрачають свою актуальність в той же день! Вони або одразу потрапляють у смітник, або залишаються лежати на столі «мертвим вантажем». Немає сенсу робити величезну кількість копій одного документа, адже це веде до нецільового витрачання коштів і призводить до плутанини у величезній кількості паперів.

Найактуальніша інформація зараз доступна в електронному вигляді. 

Слідкуйте за Новинами і оновленнями у Блозі бухгалтера.

Ви не витрачаєте кошти на пошук інформації та її аналіз, а весь цей час працюєте (а отже – заробляєте).

Все ще сумніваєтесь, чи законний електронний документообіг?
Переживаєте, чи дійсно «M.E.Doc» в змозі облегшити Вам роботу та скоротити час?
Можемо однозначно сказати, що так! І для того, щоб Ви самі у цьому впевнились, пропонуємо Вам скористатись пробною версією програми, де зможете відчути на собі значні переваги електронного документообігу!

Дізнатись більше про М.E.Doc

Причина 4. Зберігання документів

Електронний документ, як і його копія, вважаються оригіналом документа за наявності обов’язкових реквізитів, зокрема, електронного підпису. Такі документи мають однакову юридичну силу (ст. 7 Закону України від 22.05.2003 р. № 851-IV «Про електронні документа та електронний документообіг»).

Створення електронних архівів документів, а також їх резервних копій на різних майданчиках дозволяє таким архівам бути невразливими, а отже, захищеними від втрат інформації. Такий підхід до зберігання документів "застрахує" від одночасної втрати усіх архівів. До того ж, інформація може бути швидко відновлена.

До того ж, архівування електронних документів дозволяє значно скоротити місце для їх зберігання (на різних носіях інформації).

Інструкції щодо роботи з резервними копіями є на офіційному сайті у розділі технічних питань. Також є корисна та інформативна інструкція, як використовувати менеджер архіву програми M.E.Doc.

Причина 5. Екологія та ресурси

Нарешті суспільство почало замислюватися над збереженням дерев та зрозуміло, до чого призведе бездумна та нелегальна вирубка лісів тощо.

Згідно з відкритими даними з одного дерева виробляють 12,5 тис. паперових аркушів. Але це лише 25 пачок паперу А4!

Тільки за вересень 2019 року наші клієнти зберегли майже 200 дерев, відправивши 2 466 779 електронних актів та рахунків. А якщо врахувати відправлені електронні накладні – ми допомогли зберегти 960 дерев.

Дерева є одним із головних ресурсів нашої держави (та й планети в цілому), оскільки за допомогою кисню, який вони виділяють, ми дихаємо.

Зважте на те, що знищити дерево легко. А ось, щоб його виростити – потрібні роки.

Прогресивні бізнесмени усвідомлюють: для створення якісного продукту - слід максимально оптимізувати свої внутрішні бізнес-процеси для вивільнення ресурсів та уникнення затримок і помилок.

Дізнатись більше про переваги Електронного документообігу

Читайте також: 

• Електронний документообіг - це законно!

• SmartDoc$ - сучасне рішення управління підприємством та електронним документообігом

Беріть участь у безкоштовних вебінарах по роботі в программному забезпеченні "M.E.Doc" та веб-сервісі "Сота", більше інформації в розділі Новини на нашому сайті.

 

За матеріалом medoc.ua

_______________________________________________________

Долучайтесь до нас в Instagram та facebook, на Вас чекають:

• корисні лайфхаки
• актуальні новини
• та розважальна рубрика

!Дізнатися більше новин Ви також зможете на нашому каналі в >>> Telegram.