Автоматична обробка документів в програмі M.E.Doc

Оновлено 27.08.2024 р.

В сучасному світі в зв’язку з активним розвитком цифрових технологій, соціальною свідомістю громадян, а також прийняттям відповідних законів України, що дозволяють відмовитися від документів в паперовому вигляді, все більше підприємств переходить на обмін первинними документами між контрагентами в електронному вигляді.

ГК «Інтелектуальний Сервіс», яка не лише іде в ногу з часом, а і дивиться в майбутнє, створює всі умови для полегшення бухгалтерської роботи та економію Вашого часу на обробку первинних документів. Тому на сьогодні є рішення, як виконати цю функцію за допомогою програми M.E.Doc.

В програмному комплексі M.E.Doc в розділі Первинні документи є функція Автоматичної обробки документів, що дозволяє виконувати частину роботи з первинними документами автоматично програмою, тим самим зберігаючи Ваш час.

Модуль Автоматична обробка документів призначений для автоматизації ручної роботи великої кількості документів для всіх або обраних підприємств, які додані в програму M.E.Doc.

Переваги Автоматичної обробки документів:

• обробка тисячі документів за декілька хвилин;
• простота та зручність використання;
• економія часу на роботу з первинними документами.

За допомогою даного модуля, окрім роботи з документами, що підлягають реєстрації в ЄРПН, є також зручний функціонал роботи з первинними документами:

• збереження вхідних документів, обробка яких завершена;
• відправка первинних документів контрагентам, що створені в інших бухгалтерських системах та в самій програмі M.E.Doc.

Для налаштування Автоматичної обробки необхідно відкрити розділ Первинні документи/Автоматична обробка документів. В розділі Загальні налаштування – необхідно встановити значення параметрів, що є загальними для всіх автоматичних операцій. В даному розділі є можливість налаштувати автоматичний прийом повідомлень, за допомогою якого програма сама буде приймати повідомлення в зазначений Вами час.

В розділі Імпорт документів з диску необхідно провести налаштування:

В полі Каталог для імпорту документів – необхідно вказати шлях до каталогу, з якого сервіс імпортуватиме документи в програму M.E.Doc;

Зберігати файли, в яких виявлено помилки, до каталогу – вказується шлях для збереження документів, які не вдалося імпортувати. За замовчуванням програма пропонує папку ErrorFiles. Папку буде створено у каталозі, який Ви вказали у полі Каталог для імпорту документів.

Зберігати файли, які успішно імпортовані, до каталогу. Дана позначка встановлюється, якщо необхідно зберігати документи, що вдало пройшли імпорт. Після встановлення позначки поле стає доступним для введення інформації, тепер необхідно Вказати шлях для збереження успішно імпортованих документів. За замовчуванням, програма пропонує папку SuccessFiles. Папку буде створено у каталозі, який Ви вказали у полі Каталог для імпорту документів.

Тепер необхідно провести налаштування в розділі Відправка первинних документів контрагентам.

В полі Типи документів – проставляються галочками типи документів, що будуть відправлятися контрагентам (рахунки, акти, договори, накладні та інші первинні документи).

Автор документа у списку, що випадає, відмічаються галочками потрібні користувачі. Система буде відправляти документи, створені зазначеними користувачами.

В списку Групи контрагентів, відмічаються галочками потрібні групи контрагентів, для яких документи будуть відправлятися. Попередньо групи контрагентів повинні бути створені у розділі головного меню Довідники.

При налаштуванні автоматичної обробки слід звернути увагу на статуси документів.

Під час автоматичної обробки буде виконуватись перевірка статусу документів. В полі Відправляти документ, якщо він має статус,  необхідно обрати статус документу з випадаючого списку: Готується; Імпортований; Вірний, тощо. Документи з обраним статусом будуть відправлятися контрагенту. Якщо перевіряти статуси документів не потрібно, обирається значення «Не використовується». Це значення встановлено за замовчуванням.

Після проведення всіх налаштувань необхідно натиснути – Запустити автоматичну обробку.

В розділі Автоматична обробка документів необхідно один раз провести налаштування під потреби вашого підприємства, згідно яких програма автоматично буде групами  відправляти документи вашим контрагентам.

При роботі з комп’ютерною програмою M.E.Doc Ваші документи надійно захищені від несанкціонованого втручання. Обмін первинними документами відбувається у зашифрованому вигляді з використанням електронного цифрового підпису ЦСК «Україна», національного лідера по показнику безпеки. Ключі є унікальним набором символів, не можуть бути підібрані чи скопійовані та є гарантом того, що електронний документ підписаний саме власником електронного ключа. Сама програма M.E.Doc є надійним засобом КЕП, що визнано експертизою Державною службою спеціального зв'язку та захисту інформації (ДССЗЗІ).

В програмному комплексі M.E.Doc є можливість відправки документів контрагентам одночасно по всіх підприємствах, що додані в програму M.E.Doc, використовуючи функцію Універсальної автоматичної обробки документів. Більш детальна інформація про налаштуванню функції Універсальної автоматичної обробки документів буде представлена в наступних статтях, тому слідкуйте за новинами та користуйтеся програмою ефективно.

Отже, використовуючи всі можливості програми M.E.Doc, в тому числі і функцію Автоматичної обробки документів, працювати з документами в електронному вигляді дуже ефективно, надійно, просто, а саме головне – це економить Ваш час.

Підготували: ГК Інтелектуальний сервіс
Рубрика: Робота з програмами
Автор: Кириченко Назар - провідний фахівець ГК "Інтелектуальний сервіс"

__________________________________________________________________________

Долучайтесь до нас в Instagram та facebook, на Вас чекають:

• корисні лайфхаки
• актуальні новини
• та розважальна рубрика

!Дізнатися більше новин Ви також зможете на нашому каналі в >>> Telegram.