Універсальні документи - перевага електронного документообігу!

Сучасний світ стрімко цифровізується, і процеси документообігу не є винятком. Використання електронних документів замість паперових значно спрощує робочі процеси, підвищує ефективність обміну інформацією та зменшує витрати компаній.

Програма M.E.Doc пропонує зручний інструмент для електронного документообігу – універсальний документ. Це спеціальний формат, який дозволяє швидко обмінюватися файлами між контрагентами. За його допомогою користувачі можуть легко створювати, підписувати електронним підписом і надсилати документи в різних форматах, таких як txt, rtf, doc, docx, xls, xlsx, pdf, png, jpeg, jpg.

Які переваги використання універсального документа в Медок?

1. Оперативність та зручність
Використання універсального документа в M.E.Doc значно прискорює обмін файлами між контрагентами. Ви можете миттєво відправити документи без необхідності друку, підписання вручну та пересилання поштою.

2. Юридична сила
Універсальний документ підтримує електронний підпис, що робить його офіційним та юридично значущим. Це дозволяє укладати договори та вести офіційний документообіг без фізичних носіїв.

3. Гнучкість у роботі з форматами
Ви можете надсилати документи у різних форматах, таких як PDF, Word, Excel, зображення тощо. Це зручно для компаній, які працюють з різними видами документів.

4. Мінімізація витрат
Використання електронного документообігу дозволяє зменшити витрати на друк, папір, архівування та кур'єрську доставку, що є важливим фактором для бізнесу.

5. Підвищений рівень безпеки
Документи передаються через захищені канали зв’язку та можуть бути зашифровані, що зменшує ризик втрати або несанкціонованого доступу до інформації.

6. Можливість багатостороннього обміну
Функція маршрутизації дозволяє відправляти один документ одразу кільком контрагентам, що особливо корисно для підписання тристоронніх або багатосторонніх угод.

Таким чином, універсальний документ у M.E.Doc є ефективним, швидким і безпечним інструментом для обміну файлами, який значно оптимізує документообіг у компанії.

Як створити універсальний документ в Медок?

Створити універсальний документ можна у розділі - “Первинні документи” - “Реєстр електронних документів” натиснувши на панелі інструментів “Створити” - “Універсальний документ”. (Мал.1)

(Мал.1)

У відкритій формі універсального документа, в центральній частині, за потреби ви можете:
- змінити назву документа;
- вибрати отримувача документа; 
- додати номер документа;
- додати суму в документ; 
- поставити ПІБ підписанта;
- вказати номер замовлення; 
- вказати електронну адресу; 
- залишити коментар.

Нижче натисніть на поле “Виберіть вкладення” для завантаження файлів в універсальний документ. (Мал.2)

(Мал.2)

Щоб переглянути завантажені файли, натисніть зліва на файл в блоці “Вкладення”. В цьому ж блоці можна видаляти завантажені файли, додавати нові, зберігати вкладення з підписами, або без та друкувати (Мал.3)

(Мал.3)

Також в універсальному документі присутня функція багатостороннього обміну. Ви можете створювати маршрут відправки документа в якому буде більше одного отримувача. Буде корисним для підписання тристороннього договору, або інших документів, що потребують погодження кількох сторін. В блоці “Маршрут документа” можна додати нового контрагента, змінити діючого, видалити з маршруту та поміняти місцями. Ці дії можливі, після того, як ви передали документ на підпис через відповідну команду в “Наступних діях”. (Мал.4).

(Мал.4)

Після всіх виконаних дій залишається лише підписати документ (наступні дії - підписати документ) та відправити його (наступні дії - відправити документ).

З універсальним документом у M.E.Doc, ви отримуєте зручний, швидкий і безпечний спосіб обміну файлами. Завдяки електронному підпису документи набувають юридичної сили, а процес погодження займає лічені хвилини.

Перехід на електронний документообіг – це не лише зручність, а й суттєва економія часу та ресурсів. Ви позбавляєтесь паперової бюрократії, мінімізуєте ризики втрати документів та прискорюєте співпрацю з контрагентами.

Для повноцінного обміну документами необхідно придбати ліцензію на модуль "Електронний документообіг", яка забезпечує:

• можливість підписання та відправки документів контрагентам;
• інтеграцію з електронним цифровим підписом (КЕП);
• захист даних під час передавання інформації.

Станом на 25 березня 2025 року вартість річної ліцензії на модуль "Електронний документообіг" становить 2150 грн. Вона дає змогу безлімітно обмінюватися документами протягом усього періоду дії.

Для користувачів M.E.Doc передбачена можливість відправки до 10 електронних документів щомісяця безкоштовно. Це зручна опція для малого бізнесу або компаній з невеликим документообігом.

Спробуйте універсальний документ у M.E.Doc вже сьогодні та відчуйте всі переваги сучасного документообігу! Наша компанія допоможе вам у цьому!

Якщо у вас залишилися питання чи потрібна допомога, звертайтеся до нас за номерами: 

Vodafone: +380950364004

Kyivstar: +380980364004

Lifecell: +380730364004 

Завжди раді вам допомогти! 

Автор: Кириченко Назар - провідний спеціалісти ГК "Інтелектуальний сервіс"