"Звіт про обробку" та "Монітор обміну документами" у програмі M.E.Doc, як зручні інструменти для роботи з первинними документами

Оновлено 02.09.2024 р.

Монітор обміну його призначення та функції

Монітор обміну первинними документами є невід’ємною функцією, якщо Ваше підприємство отримує та надсилає багато первинної документації. Також ця функція може стати корисним помічником для кожного бухгалтера який працює з первинними документами.

Іноді необхідно відслідкувати весь процес проходження документів по маршруту: від моменту його створення до затвердження цього документу контрагентом, або наприклад які саме документи в поточний момент знаходяться в обробці. Для цього в ПЗ M.E.Doc існує функція Монітор обміну документами. Пропоную більш детально розглянути даний функціонал. Знайти можна в розділі Головне меню програми – Первинні документи – Монітор обміну документами (Мал.1).

Мал.1

Звертаємо Вашу увагу, що перелік документів, що переміщені в Архів, в Моніторі не відображаються.

Для зручності всі документи згруповані по статусам, що відповідають етапам обробки, або по контрагентам.
Розглянемо більш детально даний розділ.

Розпочнемо з Навігаційної панелі, що представляє собою ієрархічний перелік документів, який представлений в двох розрізах в залежності від обраного типу відображення:

• операції – відображається хід обробки документів по статусам, в яких вони знаходяться в поточний момент;
• контрагенти – відображає умовні дві гілки : “Вхідні” та “Вихідні”; кожна з гілок містить перелік Контрагентів, з якими в поточний момент відбувається обмін документами.

Наступне на, що слід звернути увагу, це безпосередньо Робоча область в якій міститься записи Монітору: відображаються записи, що відповідають статусам, обраним в навігаційній панелі.

Переходимо до розгляду Панелі вкладок звіту (Мал.2) в якій міститься службова інформація щодо обраного документу. Панель доступна як у відкритому документі, так і з Реєстру первинних документів (за умови виділення потрібного документу):

• Наступні дії – містить інформацію, щодо поточного стану документу, а також перелік можливих дій з документом у цьому стані. Слугує підказкою користувачу про доступні дії, які можливо виконати з документом у поточному стані;
• Графічне відображення – графічне відображення надає можливість зберегти та переглянути первинний документ у форматі PDF;
• Властивості – у режимі читання містить всю службову інформацію про документ, таку як: стан, період створення дата та час останньої модифікації, інформація про сертифікати, якими підписано документ тощо. Інформація на цій вкладці постійно оновлюється та доповнюється при будь-яких змінах документу;
• Протокол - містить перелік подій , що відбулися з документом під час його обробки в хронологічному порядку. При виборі події справа на панелі відображається її детальний опис.

Мал.2

Звіт про обробку первинних документів

Іноді виникають питання стосовно того, коли  необхідно переглянути, що саме і в який проміжок часу відбувалось з тим чи іншим документом, саме для цього для Вас в ПЗ M.E.Doc реалізована дана можливість з метою аналізу обміну первинними документами за проміжок часу. В ПЗ M.E.Doc  додано можливість формувати Звіт про обробку первинних документів, який містить детальну інформацію про результати обробки первинних документів за вказаний період.

Даний звіт знаходиться в розділі: Первинні документи – Реєстр шаблонів звітів. (Мал.3)

Мал.3

Обираємо Звіт про обробку первинних документів двойним кліком, обираємо дату початку та закінчення періоду і натискаємо “Ок”. (Мал.4)

Мал.4

Сформований звіт відкриється в новому вікні спеціального редактору (Мал.5). Звертаємо Вашу увагу , що звіт відображається тільки в режимі перегляду, його не можна редагувати

Мал.5

У вікні редактору доступні наступні функції:

• Друк – дозволяє надрукувати сформований звіт;
• Зберегти – дозволяє зберегти звіт в одному із форматів які найбільше користуються попитом;
• Відправити по E-mail – відкриється вікно в якому необхідно заповнити поля;
• Знайти текст - виконуються налаштовані параметри пошуку.

Як Ви помітили ПЗ M.E.Doc має зручний та корисний функціонал , який покращує та полегшує Вашу роботу, а також заощаджує Ваш час.
 

Також слідкуйте за останніми новинами на нашому сайті, де Ви завжди зможете знайти найновішу та найкориснішу інформацію про програмне забезпечення.
 

Підготували: ГК Інтелектуальний сервіс
Автор: Кириченко Назар - провідний фахівець ГК "Інтелектуальний сервіс"

__________________________________________________________________________

Долучайтесь до нас в Instagram та facebook, на Вас чекають:

• корисні лайфхаки
• актуальні новини
• та розважальна рубрика

!Дізнатися більше новин Ви також зможете на нашому каналі в >>> Telegram.