Архівування первинних документів в програмному комплексі M.E.Doc

Без первинного документа не обходиться жодна господарська операція. Бо саме з нього бухгалтер може почерпнути основну для бухгалтерського обліку цієї операції інформацію. Тобто довідатися, приміром, хто, що, скільки, у кого і почім придбав. А з огляду на важливість для установи таких на перший погляд незначних папірців, законодавство передбачає суворі вимоги до їх зберігання, відновлення, архівування та знищення. Фахівці бухгалтерської, HR-сфери, інших сфер бізнесу кожного дня мають справу з документообігом.
При цьому, кількість документів постійно збільшується і збільшується використання робочого часу на цей процес. Зазначимо, що на деяких підприємствах обробкою документів займаються окремі відділи, або винаймають компанії, які здійснюють аутсорсинг з обробки документів для них.

Електронний документообіг - альтернатива паперовому. І це однозначно позитивна альтернатива. Починаючи від економії часу на роботу з документами, економію коштів на придбання паперу, оплату послуг кур’єра та пошти, і до збереження навколишнього середовища. У грошовому еквіваленті економія складає приблизно від 15 грн за документ.

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» визначив основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. А особливості організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами у діловодстві в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності та їх підготовки до передавання на архівне зберігання визначаються Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх  підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 р. № 1886/5.

Електронний документообіг — це сучасна зручна и однозначно позитивна альтернатива звичайним паперовим документам. Починаючи від економії часу на роботу з документами, економію коштів на придбання паперу, оплату послуг кур’єра та пошти, і до збереження навколишнього середовища. У грошовому еквіваленті економія складає приблизно від 15 грн за документ.
Використання елекронного документообігу має значні переваги в порівнянні з паперовим. А саме:
 

1. Всі документи «підписують» в електронному вигляді за допомогою цифрових підписів. Це швидко і просто.
2. Для отримання паперової копії досить просто роздрукувати екземпляр. Зацікавлені особи отримують всю документацію миттєво, без довгого очікування листів або кур'єрів.
3. Документи не втрачаються, помилки виправляються в стислі терміни.
4. Немає необхідності виділяти корисну площу для зберігання безлічі паперових документів.

Програмний комплекс «M.E.Doc» допомагає бухгалтерам працювати  із  всіма  типами  документів (акти, рахунки, податкові накладні, звіти)  в  зручному  електронному  вигляді  незалежно  від  сфери  діяльності  та системи оподаткування. Великий обсяг первинних документів збільшує обсяг даних, що приводить до зниження швидкодії програми «M.E.Doc». 


В програмному комплексі «M.E.Doc» додана можливість архівування документів. В Реєстрі первинних документів створено сховище документів - Архів. Архів призначений для зберігання документів, які пройшли повний цикл обробки, тобто були затверджені або відхилені контрагентом. Також передбачено примусове переміщення в архів документів, які не досягли кінцевого циклу обробки, але втратили свою актуальність, або документи внутрішнього використання на підприємстві.  При переміщенні документів в архів зменшення фактичного розміру самої бази даних не відбувається, зменшується тільки обсяг даних, завдяки чому збільшується швидкодія програмного комплексу.

Документи, що були перенесені до архіву, видаляються з бази даних програми і зберігаються на жорсткому диску комп`ютера у архівних файлах. Видалення файлу архіву з диску комп`ютера призведе до втрати даних про архівні документи.

Процедура архівування первинних документів в «M.E.Doc» відбувається наступним чином. Спочатку в Реєстрі первинних документів виділяємо всі документи, які необхідно перенести в Архів по команді контекстного меню Помістити в архів , або команді меню Файл – Помістити в архів (мал.1)

Мал. 1

У Реєстрі первинних документів, документи, які знаходяться у файлах архівів, позначаються символом у колонці Архів (мал.2)

Мал. 2

До архівної бази додаються первинні документи, для яких користувач обирає "Помістити в Архів" при умові, що модуль Архівування документів активований.  Документи, переміщені у архів, доступні для перегляду у модулі Реєстр первинних документів. Для того, щоб переглянути загальну кількість документів в стані обробки АРХІВ, налаштовуємо фільтр. 

Далі відбувається процедура  налаштування архівації документів:
1.    Перейдіть у розділ Адміністрування – Архівування документів (мал 3).

Мал. 3

2. Активуйте функцію архівування, встановивши опцію Архівування періодів. Якщо опція не встановлена, архівування не виконується. При встановленій опції Архівування періодів документи, для яких встановлюється стан обробки Архів, будуть автоматично переміщуватися із бази програми у існуючі файли архівів, згідно з встановленими налаштуваннями архівування. 

3. У полі За періодом зі списку оберіть період, за який будуть створюватись архівні файли: Місяць, Квартал, Рік.

4. Шлях зберігання архіву вкажіть каталог на жорсткому диску комп`ютера, в якому будуть зберігатися архівні файли.

5. Для створення архівів натисніть кнопку Розпочати архівування.

6. Відкриється вікно повідомлення (мал.4). Для продовження натисніть ОК.
 

Мал. 4

7. Будуть створені файли архівів відповідно до обраного періоду архівування. Наприклад, якщо обрано період місяць, буде створено файли архіву для кожного місяця, в якому існують відпрацьовані документи. До архіву переносяться документи, що мають стан обробки Архівний.

Після завершення архівування буде відображено протокол виконання операції (мал.5)

Мал. 5

6. У вікні модуля відобразиться перелік архівних файлів, що були створені (мал.6 )

Мал. 6

У розділі Документи, у колонках з (включно) і по (не включно) вказані діапазони дат виписки документів, що зберігаються у файлі архіву. Якщо не знайдено жодного документу, що має стан Архів, буде виведено відповідне повідомлення, файл архіву створено не буде.

Щоб мати можливість переглядати записи про первинні документи, що знаходяться в архівній базі, необхідно завантажити файл архіву у програму. Записи про архівні документи (завантажені у програму) відображаються у модулі Реєстр первинних документів. 

Дії з архівними документами обмежені – можливий лише перегляд, експорт та друк у разі підключення архіву до основної бази.
У разі пошкодження або втрати основної бази документів, також будуть втрачені відомості про архівні документи.
 
Щоб мати можливість переглядати записи про первинні документи, які знаходяться в архівній базі, необхідно завантажити файли архівів у програму. Не хвилюйтеся, документи, розміщені в архіві, нікуди не подінуться. В будь-який час ви зможете їх дістати - вони завжди будуть під рукою.

ЯК ПРАЦЮВАТИ З АРХІВАМИ

Додавання архіву

Щоб мати можливість переглядати записи про первинні документи, які знаходяться в архівній базі, необхідно завантажити файли архівів у програму. Записи про архівні документи (завантажені у програму) відображаються у модулі Реєстр первинних документів. Для архівних документів у колонці реєстру Архів проставляється позначка.

Для додавання архівів для перегляду у програмі натисніть кнопку Додати існуючий (мал.7)

Мал. 7

У вікні Відкриття файлу, що відкриється, оберіть файл архіву, який необхідно додати, та натисніть кнопку Відкрити. Доданий архів відобразиться у вікні модуля. За замовчуванням доданий архів набуває стану Підключений, тобто документи, що містяться у файлі архіву доступні у Реєстрі первинних документів для перегляду, експорту та друку. Додати можливо лише архів, що містить документи з кодом ЄДРПОУ поточного підприємства.

Видалення архіву

Для видалення архіву зі списку, оберіть рядок архіву та натисніть кнопку Видалити (мал.8) Для підтвердження видалення натисніть Так.

Мал. 8

Видалений архів не буде відображатися у списку вікна модуля, але залишається на жорсткому диску у вказаному каталозі.
Документи, що містяться у архіві, який було видалено, недоступні для перегляду у програмі.
 
Відключення та підключення архіву

Файли архівів документів можуть знаходитись у двох станах: Підключений до бази програми та Відключений. Архівні документи, що знаходяться у архіві, підключеному до програми, доступні для перегляду, друку та експорту у модулі Реєстр первинних документів. Якщо архівна база відключена – користувачі можуть лише переглядати записи про архівні документи у Реєстрі первинних документів. За замовчуванням доданий у програму архів набуває стану Підключений.
 
Для відключення архіву оберіть рядок архіву та натисніть кнопку Відключити (мал.9). Документи, що містяться у відключеному архіві, доступні користувачам лише для перегляду загальної інформації про документ у вигляді записів у Реєстрі первинних документів.

Мал. 9

Для підключення архіву до бази програми оберіть рядок відключеного архіву та натисніть кнопку Підключити. Документи, що містяться у архіві, стануть доступні користувачам у Реєстрі первинних документів для перегляду, друку та експорту.

Таким чином, оптимізація документообігу дозволяє заощадити кошти і ресурси за рахунок:

• вивільнення простору офісу, необхідного для збереження паперових документів;
• зменшення витрат на копіювання – папір, копіювальну техніку, витратні матеріали;
• скорочення витрат на доставку паперових документів;
• економії робочого часу співробітників на операції з документами, як наслідок – вивільнення часу на продуктивну діяльність.
• після впровадження СЕД продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25%;
• вартість архівного зберігання електронних документів на 80% нижче, ніж вартість зберігання паперових архівів.

Шановні бухгалтери! Бережіть свій час та свої кошти разом с програмним комплексом «M.E.Doc»!
 

Придбати M.E.Doc

Автори: Шабанов Максим та Щукіна Надія, сертифіковані спеціалісти ГК Інтелектуальний сервіс

Рубрика: Робота з програмами

__________________________________________________________________________

Долучайтесь до нас в Instagram та facebook, на Вас чекають:

• корисні лайфхаки
• актуальні новини
• та розважальна рубрика

!Дізнатися більше новин Ви також зможете на нашому каналі в >>> Telegram.