Візування первинних документів у M.E.Doc

Функціонал "Візування первинних документів" призначений для внутрішнього затвердження вхідних та вихідних документів відповідальними особами.

Він дозволяє керівникам здійснювати контроль та затвердження документів, що сприяє покращенню ефективності та зменшенню часових затрат на внутрішні погодження.

Розповідаємо детальніше про процес налаштування візування документів в M.E.Doc:

Задача:

Група компаній “Інтелектуальний сервіс”  вже більше 28 років обслуговує своїх клієнтів по програмному забезпеченню для бухгалтерів та власників бізнесу, такому як M.E.Doc. На лінії консультації ми отримали питання від клієнта: “Як у програмі M.E.Doc налаштувати попереднє візування рахунків підписом директора, сума яких перевищує 10000 грн.?”

Рішення:

Візування документів у програмі M.E.Doc налаштовується в розділі Первинні документи - Користувацькі налаштування комплектів підписів. 

Перший крок. Вгорі на панелі інструментів натискаємо - Створити запис (1). Заповнюємо поле Найменування та вибираємо для яких документів діятимуть наші налаштування (2). В нашому прикладі клієнту потрібні налаштування для вихідних документів.

Мал. 1

Другий крок. Налаштовуємо перелік умов. Виділяємо поле Тип документа, натискаємо кнопку Змінити (3)  та обираємо Рахунки (4). Тим самим методом вносимо суму “від 10000 грн.” у поле - Сума по документу.

Мал. 2

Третій крок. Налаштовуємо перелік підписантів. В полі Перелік підписантів натискаємо Додати (5). У відкритому вікні вибираємо тип підпису - відповідальна особа (6) і натискаємо  Додати (7). У табличній частині - в будь якій колонці - натискаємо на кнопку з трьома крапками (8) та обираємо сертифікат відповідальної особи, яка накладатиме свій підпис на рахунки. Після внесення натискаємо Ок. Таке саме налаштування робимо для підпису печатки, тільки тип підпису обираємо - печатка. І останнім налаштуванням буде додавання візування директора. Робимо такі ж самі налаштування, як і попередні, тільки тип підпису обираємо - візування.

Мал. 3

Четвертий крок. Залишилось поставити пріоритет виконання створеного правила на перше місце. Для цього у полі переліку налаштувань з лівої сторони виділяємо наше правило і натискаємо на стрілку вгору (9) - Зміна пріоритету.

Медок застосовує створені правила по черзі. Якщо перше правило не відповідає умовам, Медок починає застосовувати наступне. У нас вже є створене правило без додаткових умов для рахунків. Тепер воно буде виконуватися, якщо в рахунку сума зазначена нижче 10000 грн.

Мал. 4

Налаштування завершено, тепер відповідальна особа не матиме змоги накласти свій підпис та печатку на рахунки з сумою більше 10000 грн. без візування. Директор при візуванні, хоч і підписує документ, але сам електронний підпис на документ не накладається. Тобто контрагент не бачитиме цей завізований підпис, коли отримає документ.

Також, що важливо, директору не обов’язково працювати в ПЗ M.E.Doc, щоб візувати документи. У програмі є можливість відправити посилання на документ на електронну пошту. За посиланням відкриється документ через браузер з можливістю його завізувати.
 

Висновок

У програмі M.E.Doc можна дуже тонко налаштувати підписання та візування первинних документів. В цій статті ми розглянули найпростіше налаштування на прикладі звернення нашого клієнта. Правильно налаштовані комплекти підпису прискорюють вашу роботу з документами та підвищують вашу безпеку й надійність роботи.

Якщо потрібна допомога з налаштуваннями підпису чи візування, звертайтесь на лінію консультації ГК “Інтелектуальний сервіс”

Наші телефони:

+380950364004 vodafone; +380980364004 kyivstar; +380730364004 lifecell

Автор: Кириченко Назар - провідний спеціаліст ГК “Інтелектуальний сервіс”