Кейс використання електронного документообігу на базі M.E.Doc

У сучасному бізнес-середовищі цифрова трансформація охоплює дедалі більше процесів, зокрема - документообіг. Відмова від паперових на користь електронних документів дозволяє скоротити витрати, прискорити бізнес-процеси та зменшити кількість помилок.

У цій статті розглянемо практичний кейс впровадження електронного документообігу (ЕДО) за допомогою «M.E.Doc.Бізнес» - це модуль у програмі M.E.Doc, який забезпечує обмін будь-якими документами з контрагентами в електронному вигляді: рахунками, актами, договорами, е-ТТН тощо.

Документообіг у М.E.Doc здійснюється через платформу стандартизованого обміну – «ПТАХ», яка гарантує конфіденційність даних та об’єднує користувачів різних софтів: «СОТА», «FlyDoc», «API ПТАХ», «Fredo». Ті контрагенти, які не мають жодного додаткового програмного забезпечення, можуть погоджувати документи, перейшовши за надісланим посиланням на e-mail або у месенджер.

Ситуація до впровадження

До ГК «Інтелектуальний сервіс» звернулася компанія ТОВ «Амбар-Маркет», яка займається роздрібною торгівлею в магазинах переважно продуктами харчування, напоями та тютюновими виробами по Україні. Щомісяця – до тисячі первинних документів (рахунки, акти, накладні), понад сотні контрагентів.

Проблеми:

⇒ Висока витрата часу на друк та підписання документів;
⇒ Затримки у поверненні підписаних паперових актів;
⇒ Витрати на папір, принтери, поштові послуги;
⇒ Ризики втрати документів.

Етапи впровадження електронного документообігу

1. Провели аналіз та зробили вибір системи для роботи;
2. Налаштування програм:

• Інсталяція та налаштування M.E.Doc на робочих станціях; 
• Налаштування електронного підпису для менеджерів;
• Інтеграція з BAS для передачі документів між програмами.

3. Навчання персоналу:

• Провели навчання та надали інструкції для бухгалтерії;
• Комунікація з контрагентами щодо переходу на ЕДО.

4. Пілотний запуск

• Перші документи були надіслані 10 ключовим контрагентам;
• Протягом місяця зібрано фідбек та внесено корективи.

5. Повноцінне впровадження

• Усі документи надсилаються в електронному вигляді;
• Контрагенти, які не підтримують ЕДО, але мають кваліфіковані електронні підписи, отримують посилання на документ на e-mail.

Результати після впровадження

► Скорочено час обробки документів;
► Зменшено витрати на офісні матеріали; 
► Зниження помилок у первинній документації;
► Вивільнення робочого часу бухгалтерії на інші задачі;
► Покращення відносин з партнерами, які також цінують швидкість та цифровий підхід.

Компанія працює з модулем «M.E.Doc.Бізнес» з 2019 року.

Впровадження електронного документообігу на базі M.E.Doc - ефективне рішення як для внутрішньої оптимізації, так і для покращення зовнішніх комунікацій із контрагентами.

Якщо у вас залишилися питання, звертайтеся на нашу лінію консультацій за номерами:

+380950364004
+380980364004
+380730364004

Завжди раді вам допомогти!

Авторка: Ярошина Яна, провідна спеціалістка ГК «Інтелектуальний сервіс».