Налаштувати отримання первинних документів в M.E.Doc | ЕДО 2024

У сучасному бізнес-середовищі, ефективний обмін первинними документами є ключовим фактором для забезпечення безпеки, швидкості та точності бізнес-процесів компаній.

Програмні рішення M.E.Doc, СОТА, Flydoc та API.ПТАХ одні з провідних платформ для електронного документообігу (ЕДО) і надають підприємствам можливість автоматизувати та спростити процес отримання та обробки первинних документів. 

Багато наших клієнтів використовують одночасно декілька наших програмних рішень для роботи з документами. І постає питання, як налаштувати отримання первинних документів таким чином, щоб відповідальні особи могли працювати саме з тими документами, які потрібні, а не всіма, що надходять від контрагентів. Для цього у всіх наших продуктах є функція Налаштування отримання первинних документів, яку ми і розглянемо в даному кейсі на прикладі програми M.E.Doc.

Для налаштування отримання первинки перейдіть в розділ Адміністрування - Налаштування отримання первинних документів (Мал.1) і погодьте операцію підписом директора або печатки.

Мал.1

В блоці налаштувань Налаштування за замовчуванням укажіть правила приймання первинних документів:
1. Вкажіть в яку програму будуть потрапляти всі документи від контрагентів (окрім правил налаштованих нижче) (Мал.2.1).

2. Вкажіть програму для отримання документів СЕА (Податкові накладні, Розрахунки коригувань до податкових накладних, Акцизна товаротранспортна накладна) (Мал.2.2).
3.  Вкажіть програму для отримання документів СЕА (Акцизні накладні та Розрахунки коригувань до акцизних накладних) (Мал.2.3).

4. Для налаштування приймання окремих документів, в табличці, вкажіть код документа або ЄДРПОУ відправника та оберіть програму, що отримуватиме відповідний документ (Мал.2.4). Значення ЄДРПОУ має більший пріоритет, ніж код документа.

Мал.2

Окрім отримання документів, можемо налаштувати сповіщення про наявні повідомлення. Для цього в блоці налаштувань Email-повідомлення натисніть на кнопку Додати рядок (Мал.3.1). В колонці E-mail введіть адресу електронної пошти на яку потрібно надсилати повідомлення про надходження документів (Мал.3.2). За потреби, у відповідних колонках, вкажіть код ЄДРПОУ відправника документів та/або код документа. На вказану адресу електронної пошти буде надходити сповіщення про нові документи, які ще не були прийняті у відповідних програмах.

Мал.3

Такий розподіл отримання документів зручний, наприклад, якщо один бухгалтер підприємства використовує Медок для реєстрації ПН та РК, ведення звітності, а другий бухгалтер використовує СОТА для обміну первинкою, що не реєструється в ДПС. Також, таке рішення буде актуальне в наш час через те, що частина бухгалтерів підприємства може перебувати за кордоном і працювати віддалено. Можна налаштувати отримання документів від конкретного контрагента в облікову систему 1C або BAS, завдяки програмному забезпеченню Flydoc. А також однією з переваг є можливість отримувати сповіщення про наявні документи на сервері документообігу ПТАХ, що безперечно підвищить швидкість опрацювання та вчасність погодження електронних документів.

Функція Налаштування отримання первинних документів це лише один із інструментів, який пропонує наша лінійка програмного забезпечення для електронного документообігу (M.E.Doc, СОТА, Flydoc та API.ПТАХ). Кожен наш продукт повноцінно забезпечить обмін електронними документами з вашими контрагентами. Поєднання цих програм тільки покращить ваш документообіг, зробить його більш гнучким і надасть можливість заощадити ваші кошти та прискорити бізнес-процеси компанії.

---

Якщо вам також потрібна допомога, ЗВЕРТАЙТЕСЬ!

Наші телефони:

+380950364004 vodafone; +380980364004 kyivstar; +380730364004 lifecell

Автор: Кириченко Назар, провідний спеціаліст ГК “Інтелектуальний сервіс”