Електронний документообіг в умовах війни: як організувати процес підписання документів

Яка у Вас перша асоціація на слово документ? Багато хто уявляє собі щось на папері з підписом та печаткою. Більш цифровизовані користувачі скажуть що це файл з електронними підписами.

Зараз цифровізація документообігу актуальна як ніколи. Про роботу з паперовими документами не може йти мова в багатьох регіонах України:

• зберігати небезпечно або неможливо;
• підписання декількома особами потребує багато часу; 
• підписанти можуть знаходитись в іншій країні;
• великий ризик підробки шахраями;
• тощо.   

Якщо із завіреним паперовим все зрозуміло, то яка легітимність електронного документу. Такий документ, завірений електронним підписом, має таку саме юридичну силу згідно Закону України.

За допомогою Електронного документообігу (ЕДО) можна відправляти документи на погодження (візування), підписувати договори з контрагентами та внутрішні накази, вести обмін первинними документами. ЕДО допоможе створити власний брендовий шаблон документа, додавати вкладення до документу та багато іншого. 

Інколи ми чуємо відповідь клієнта:

• Я за ЕДО! Мені все подобається та готові розпочати. Але є нюанс - наші контрагенти не користуються ЕДО та не мають жодних програм.
• Нічого страшного, Ви можете відправити отримувачу посилання на документ. Він його погодить за допомогою електронного підпису.
• А що робити з внутрішніми документами? Потрібно кожному підписувачу встановлювати програму?
• Не обов’язково. Співробітнику відправляєте посилання на документ через електронну пошту або будь-яким іншим шляхом.
• Всі підписані документи зберігаються на комп’ютері. Так це займає менше місця, але це теж небезпечно, техніка не вічна.
• Ви можете налаштувати автоматичний експорт підписаних документів з програми. Копії зберігайте на хмарних сховищах. Всі копії будуть мати юридичну силу, бо вони зберігаються з підписами. 

Електронні документи не горять та не тонуть! Всю роботу допоможуть зробити програма M.E.Doc та вебсервіс СОТА.

Як перейти на ЕДО - тримайте 5 порад. 

До 31 липня 2023 р. на модуль M.E.Doc Рішення Бізнес: Електронний документообіг та СОТА Електронний документообіг  діє знижка 50%.

Бажаєте більше інформації про ЕДО - звертайся в Контакт Центр.