Як відправити документ контрагенту, у якого немає програми M.E.Doc?

Дана стаття буде корисна для тих, хто хоча б частково використовує в своїй роботі електронні документи. А значить всім нам!

 

Дамо відповідь на досить актуальне питання: як відправити документ контрагенту, який не використовує M.E.Doc, чи веб-сервіс «СОТА»,  або якщо в нього інша подібна до M.E.Doc програма?

 

Потрібно знати: для отримання та погодження документа не обов’язково мати M.E.Doc, достатньо всього лиш мати електронний підпис (ЕП/КЕП).

 

Наприклад розглянемо дві досить поширені ситуації:

1) Контрагент просить відправити електронний документ, але він працює в зовсім іншій програмі. Як бути?
2) Ви підтримуєте ЕДО і відправляєте електронні документи контрагентам, проте деякі з них – ФОП без M.E.Doc,  чи взагалі якоїсь програми. Як відправити документ ФОПу без M.E.Doc?

 

Для вирішення таких ситуацій в ПЗ M.E.Doc передбачена функція відправки посилання на електронний документ.

 

Як це працює: ми підписуємо і відправляємо Контрагенту документ з M.E.Doc (при цьому  у Контрагента повинен бути електронний підпис). Після відправки з M.E.Doc  в програмі з’являється можливість відправити на цей же документ посилання. Після застосування цієї опції Контрагент на свою електронну адресу отримує посилання на документ. В браузері відкриває посилання, бачить Ваш документ і погоджує його своїм підписом. Все! Ви маєте погоджений документ в Вашому медку!

 

Важливо: Погодити документ за посиланням Контрагент можна навіть зі смартфона, якщо на нього збережені електронні підписи, або Контрагент використовує хмарні сервіси для зберігання файлів КЕП!

 

Далі детальніше розглянемо по крокам як це відбувається:

1. Підписуємо і відправляємо документ (як і звичайно). Після відправки в «Наступні дії» маємо активну функцію «Надіслати посилання на документ».

 

2. Натиснувши її, вносимо дані отримувача – вказуємо електронну пошту, на яку буде відправлено посилання на документ. (Мал. 2 та 2.1)

 

Мал. 2 та 2.1

 

3. Формується посилання на наш документ  і здійснюється його відправка Контрагенту. (Мал. 3, 3.1)

 

Мал. 3 та 3.1

 

4. Контрагент перевіряє пошту, відкриває посилання, одразу бачить документ і погоджує/відхиляє документ. (Мал. 4)

 

Мал. 4

5. Після підписання (погодження) у контрагента буде можливість зберегти юридично значимий електронний документ з електронними підписами (формат p7s/CADES). (Мал. 5)

 

Мал. 5

 

Придбати M.E.Doc

 

За потреби, детальну інформацію Ви можете дізнатися ознайомившись зі статтями у розділі «Блог бухгалтера»!

 

Автор: Дмитренко Інна, кваліфікований спеціаліст ГК "Інтелектуальний сервіс"
 

Долучайтесь до нас в Instagram, facebook та Telegram на Вас чекають:

• корисні лайфхаки
• актуальні новини
• та розважальна рубрика