На скільки безпечно зберігати документи в електронному вигляді? Рекомендації щодо архівування даних

Оновлено 05.12.2024 р.

Часто виникає питання «А що робити, якщо електронний документ видалиться чи кудись зникне? Як потiм бути?»

 

Щоб відповісти на це питання, в даній статті ми вирішили розглянути більш детально це питання та надамо вам декілька порад щодо безпечного зберігання електронних документів.

 

Для початку давайте глянемо, що нам каже закон. У нашій країнi електронний документообіг регламентується трьома законами, а саме: 

1.  «Про електроннi довiрчі послуги»;
2.  «Про електроннi документи та електронний документообіг»;
3.  «Закон про бухгалтерський облік та фiнансову звiтнiсть».

 

Згiдно з цими законами електроннi документи мають таку ж саму юридичну силу, як і аналогiчнi - паперовi. Тобто, у разі податкових перевірок або в інших випадках - достатньо надати документи в електронній формі, якщо законом все було дотримано.

 

Після того, як ваш звiт або первинний документ був погоджений, ви можете його зберігати не тiльки в програмi «M.E.Doc» або у веб-сервісi «СОТА», а також ще створювати резервні копії пiдприємства у форматi *.ZBK або резервні копії всієї бази у форматі *.ZBF.

Також, програмою передбачено зручне автоматичне завантаження документів у тому форматі, який вам необхiдний. Це може бути всім добре відомі формати XML, DBF або ж PDF з підписами.

 

Усi вивантаженні документи та резервні копії зберігайте на електронних носiях або на хмарному сховищі! I, що найголовніше, продублюйте їх на декількох електронних носіях! Не обмежуйтесь тільки однією копією!

 

Тільки головне правило: Електроннi форми первинних документiв, а також архiв файлiв звiтностi, поданої в електронному виглядi, повиннi зберiгатися на електронних носiях!

 

Чи безпечно зберiгати документи в електронному виглядi?, вiдповiмо – БЕЗПЕЧНО та необхiдно! Адже це запорука гарантiї, що при перевiрцi контролюючим органом ви з легкістю зможете надати всi необхiднi документи!

 

Тож зберiгайте свої електроннi документи правильно разом з «M.E.Doc» та «СОТА», а ми вам у цьому допоможемо! 

 

 

 

 

Авторка: Женгал Анна, кваліфікована спеціалістка ГК "Інтелектуальний сервіс"