Електронний документообіг для бізнесу: від окремих рішень до єдиної системи

Діджиталізація країни, навіть попри широкомасштабну війну, продовжує відбуватися. Вже давно не виникає перестороги до електронного документа порівняно з паперовим аналогом, всі звикли до “Дії”. Але саме бізнесова спільнота звернула свою увагу на електронний документообіг відносно давно, тим самим сформувавши запит для вендорів на створення відповідних програмних рішень. 

То як обрати саме те, що потрібно? Які рішення можуть сформувати стійку екосистему, в якій будуть циркулювати різні електронні документи, а кожен учасник команди: директор, бухгалтер, HR та інші матимуть зрозумілий та зручний інструмент. Поговоримо про це.

Основні потреби:

Електронний документообіг (ЕДО) покликаний вирішити типові завдання сучасного бізнесу, який розвивається: підвищити швидкість обміну документами, скоротити витрати на відправку/отримання документів, сканери, принтери, тонер, папір, словом – витратну частину можна суттєво зменшити. 

Розуміння переваг електронного документообігу  у бізнесовому середовищі культивувалося не один рік, а ми приймали та приймаємо у цьому процесі безпосередню участь, проте – запити клієнтів змінилися. Замість питання “Для чого?”, все частіше лунає “Як?”.

Проблематика:

Багато програмних рішень не поєднаних між собою, які заточені під виконання лінійних функцій. А скорочення витрат нівелюється потребою у придбанні та обслуговуванні даних інструментів. Знайомо, правда? 

Що пропонуємо:

Щоденна робота бухгалтера у програмному комплексі Medoc давно не дивина, а звичайний рутинний процес (хоча без Medoc, рутини було б значно більше, знаємо-пам’ятаємо). Для бухгалтерії, яка працює у звичній десктопній версії реалізовано окремий модуль – Бізнес ЕДО, який дозволяє:

• створювати, редагувати, отримувати-відправляти первинні документи;
• працювати з потужним конструктором шаблонів електронних документів, тобто персоналізувати вигляд документа, який надходить з вашого підприємства;
• використовувати багатовіконну систему роботи з документами, де кожен документ можна відкрити у окремому вікні системи;
• налаштувати автоматичну обробку електронних документів;
• виконувати надійну архівацію.

Багато інших потрібних функцій, про які можна дізнатися замовивши персональну демонстрацію. 

Вебрішення Medoc ЕДО

Але якщо десктопна версія у роботі не потрібна, не влаштовує, бо розширений функціонал вам не потрібен – ми розробили абсолютно нове вебрішення Medoc ЕДО – тепер компанія може працювати у двох форматах одночасно. Команда — через вебсервіс у браузері, бухгалтерія — у звичній десктопній програмі Medoc.

Наявні документи автоматично синхронізуються з десктопною версією, у результаті компанія отримує один документообіг без дублювання даних, а співробітники — можливість працювати у тому форматі, який найкраще підходить саме для їхньої роботи.

Створюйте, погоджуйте, підписуйте та обмінюйтеся документами онлайн.

Головне, що у разі придбання/наявного модуля Бізнес ЕДО – електронний сервіс доступний для вашого підприємства безкоштовно!

Внутрішнє погодження документів

Варто звернути увагу на можливості внутрішнього погодження документів. Можна налаштувати маршрут погодження та передавати документи між відповідальними співробітниками. Система дозволяє контролювати статус документа на кожному етапі погодження та підписання, а також чітко розподіляти ролі й відповідальність між працівниками. 

Наші спеціалісти з радістю продемонструють, як це працює та проведуть необхідні консультації.

Інтеграційне рішення ПТАХ

Якщо ж ви маєте облікову систему, бажання та ресурс інтегрувати функціонал ЕДО, то в межах екосистеми Medoc є надійне інтеграційне рішення ПТАХ.

КЕП та засоби підпису

Для того, щоб ваші електронні документи мали юридичну силу, їх потрібно підписувати електронним підписом. В екосистемі Medoc пропонуємо використовувати Кваліфікований електронний підпис (КЕП) від ЦСК Україна, який маєте змогу згенерувати віддалено за наявності застосунку “Дія” та у наших офлайн-офісах. Також доступні варіації використання на апаратному захищеному носії (токен Автор) та хмарному захищеному сховищі CloudKey.

Тому, підсумовуючи, можемо зазначити – простий, надійний та зрозумілий електронний документообіг вашого підприємства – основа успішного функціонування бізнесу.

Допоможемо та відповімо на всі ваші питання: залиште заявку на сайті або скористайтеся зручним каналом зв’язку з нами (контакти).

+380950364004
+380980364004
+380730364004

Завжди раді вам допомогти!

Авторка: Рибалка Марина, провідна фахівчиня ГК «Інтелектуальний сервіс».