Створюємо та редагуємо шаблони первинних документів в M.E.Doc

Оновлено 05.12.2024 р.

Будь-який документ значно легше зробити, якщо є його шаблон. У програмі "M.E.Doc" часто виникає потреба створити первинний документ або відредагувати шаблон первинного документа.

До первинних документів відносяться:
– рахунки;
– акти;
– договори;
– накладні тощо.

Робота з шаблоном значно прискорює роботу, адже вже готовий первинний документ можна відразу заповнити, підписати кваліфікованим електронним підписом та відправити контрагенту.

Щоб полегшити ці завдання, пропонуємо вам покрокову інструкцію роботи зі створення та редагування готових шаблонів "M.E.Doc" .

В програмі "M.E.Doc" представленні такі шаблони:
– власні,
– типові,
– шаблони клієнтів.

Власні шаблони – це каталог шаблонів, які створив сам користувач програми, як для власного використання, так і для своїх контрагентів. Каталог Власні має підкаталог Публічні.  В ньому знаходяться первинні документи, створені на основі власного локального шаблону. Вони  публікуються в Глобальному реєстрі шаблонів на сервері “ПТАХ”.

Шаблони клієнтів містяться у каталозі з шаблонами організацій-контрагентів. Вони  розміщуються в Глобальному реєстрі шаблонів, їх публікація узгоджується з розробником. 

Типові шаблони — це шаблони, які додає та змінює тільки розробник програми.

Розглянемо детальніше процес створення  шаблону кожного типу.

 

Інструкція до створення Власного шаблону

Крок 1. Виконати команду Первинні документи — Шаблони первинних документів. (Мал. 1)

Мал. 1

 

Крок 2. Для створення шаблону виконати команду Файл — Створити запис. (Мал. 2)

Мал. 2

 

Крок 3. Внести особисті дані, тобто заповнити код, найменування документа, тип документа, групу. Якщо потрібно обмінятися шаблоном з кількома контрагентами (від 1 до 5), ставимо галочку багатосторонній обмін. (Мал. 3)

Мал. 3

 

Крок 4. Натиснути кнопку ОК, що викликає Конструктор шаблона. (Мал. 4)

Мал. 4

 

Крок 5. Створення таблиці. В програмі пропонується два види таблиці. Перша таблиця використовується для рівномірного внесення даних документа (реквізити вашого підприємства та контрагента), які будуть вноситься з Довідника. (Мал. 5)

Мал. 5

 

Друга таблиця використовується для внесення даних (наприклад, найменування послуги, товару, ціни, одиниці виміру та інше). (Мал. 6)

Мал. 6

 

 Дані обираються з  лівої висувної вкладки Структура шаблона. (Мал. 7)

Мал. 7

 

Крок 6. Налаштування підписів. Оберіть опцію Файл — Налаштування комплектів підписів. (Мал. 8)

Мал. 8

 

Крок 7. За бажанням такий шаблон може бути опублікований для потреб власних підприємств. Для цього на панелі інструментів необхідно натиснути на кнопку «Глобальна реєстрація шаблонів».  (Мал. 9)

Мал. 9

Шаблон буде переміщений до Публічних шаблонів і контрагент зможе на його основі створювати свій документ. Відображатися в реєстрі шаблонів у контрагента він не буде.

 

Інструкція, як використовувати  типові шаблони та шаблони клієнтів

Крок 1. Обрати потрібний документ з шаблонів, команда Файл — Копіювати. (Мал.10)

Мал.10

Крок 2. Внести необхідні дані.

Крок 3. Зберегти шаблон.

 

Сподіваємось, дана стаття була корисною для Вас!

Авторка: Анастасія Колдовська, сертифікована спеціалістка ГК "Інтелектуальний сервіс"