Обмін договорами в електронному вигляді

Оновлено 10.12.2024 р.

Доброго дня! У наш час є дуже велика необхідність скоротити прямий контакт з людьми, а також економити час та  кошти. Але як це зробити при необхідності укладення договору з партнерами? Це питання ми з Вами як раз і розглянемо у даній статті.

Паперовому обміну документами вже давно існує альтернатива - електронний обмін документами.

Стосовно підписання договорів у електронному вигляді, існує декілька способів, тож давайте розглянемо більш детально як це можна зробити у ПЗ “M.E.Doc”.

Перший спосіб

Для початку необхідно створити власний шаблон договору або знайти найбільш оптимальний у реєстрі шаблонів.

Для цього необхідно перейти у “Головне меню” - “Первинні документи” - “Шаблони первинних документів”. Далі із переліку знайти необхідний документ, потім можна його скопіювати і відредагувати під свої запити.

 

Для цього натисніть по потрібному документу правою кнопкою миші і оберіть пункт “Копіювати”.

ВАЖЛИВО! Якщо документ буде багатостороннім (більше двох партнерів підписантів), то необхідно проставити відмітку навпроти “Багатосторонній документ” та проставити необхідну кількість отримувачів і натискаємо клавішу “Ок” (Мал. 1).

 

Мал. 1

Далі документ буде доступний для редакції. (Мал. 2)

 

Мал. 2

Після того як шаблон буде готовий до відправки, заходимо у “Головне меню” - “Первинні документи” - “Реєстр первинних документів”. Далі натискаємо “Створити”, обираємо пункт “Первинний документ”. У відкритому діалоговому вікні знаходимо потрібний нам документ, заповнюємо, а далі через “Наступні дії” підписуємо документ і натискаємо “Відправити контрагенту”.

Контрагент зі свого боку розглядає даний документ, а далі відхиляє або погоджує його.

Важливо! Ваш контрагент не зобов’язаний при цьому мати ПЗ “M.E.Doc”. Якщо він не користується таким програмним забезпеченням, то після відправки документу контрагенту буде доступна функція “Відправити посилання”.
 

Після вибору даної функції, у відкритому діалоговому вікні, потрібно буде додати одержувача. Обов'язково необхідно прописати найменування листа та E-mail партнера. (Мал. 3)

 

Мал. 3

 

Отриманий лист матиме такий вигляд. (Мал. 4)

 

Мал. 4

При переході за посиланням партнер зможе переглянути документ та погодити або відхилити його. (Мал. 5)

 

Мал. 5

 

Другий спосіб

Підписати готовий текстовий документ (наприклад PDF або doc). Для цього заходимо у “Головне меню”- “Первинні документи” - “Реєстр документів довільних форматів” - створюємо каталог, а далі натискаємо клавішу “Створити документ”. Вказуємо шлях до документу.

Після додавання документу у ПЗ “M.E.Doc”  натискаємо по ньому правою кнопкою миші, обираємо пункт “підписати”. Далі знову ж таки натискаємо правою кнопкою миші і обираємо пункт “Відправити” для відправки в ПЗ “M.E.Doc” або “СОТА”.

Або ж “Зашифрувати та зберегти” для експорту підписаного і зашифрованого на сертифікат партнера документу, перед цим проставивши відмітку “Підписання у форматі “p7s”. (Мал. 6)

 

Мал. 6

Наявність підписів, у разі необхідності,  можна перевірити на сайті ЦЗО за посиланням: https://czo.gov.ua/verify.

 

 

Важливо! Хоч на документах і не буде графічного відображення підписів та печатки, згідно із ЗУ “Про електронні довірчі послуги”  - цей документ матиме таку ж саму юридичну силу як і паперовий.

Сподіваємось, дана стаття буде корисною для Вас!

З турботою, “Інтелектуальний сервіс”!

Автори: Тюнькін Антон та Ісаков Олександр, кваліфіковані спеціалісти ГК "Інтелектуальний сервіс"