7 лип. 2020 р.
Обмін договорами в електронному вигляді
ЕДО
5 хв.
2708
Доброго дня! У наш час є дуже велика необхідність скоротити прямий контакт з людьми, а також економити час та кошти. Але як це зробити при необхідності укладення договору з партнерами? Це питання ми з Вами як раз і розглянемо у даній статті.
Паперовому обміну документами вже давно існує альтернатива - електронний обмін документами.
Стосовно підписання договорів у електронному вигляді, існує декілька способів, тож давайте розглянемо більш детально як це можна зробити у ПЗ “M.E.Doc”.
Перший спосіб
Для початку необхідно створити власний шаблон договору або знайти найбільш оптимальний у реєстрі шаблонів.
Для цього необхідно перейти у “Головне меню” - “Первинні документи” - “Шаблони первинних документів”. Далі із переліку знайти необхідний документ, потім можна його скопіювати і відредагувати під свої запити.
Вам також може бути цікаво:
"Мій кабінет" - сервіс для прогресивних бухгалтерів
Досягнення Провідних Компаній України, Завдяки Використанню Хмарних Серверів: Досвід GigaCloud
Як Змусити Бізнес Працювати Швидше, Використовуючи M.E.Doc. Бізнес Та Інтеграцію?
Отримуйте всі актуальні новини на нашому каналі в Telegram або ж:
Для цього натисніть по потрібному документу правою кнопкою миші і оберіть пункт “Копіювати”.
ВАЖЛИВО! Якщо документ буде багатостороннім (більше двох партнерів підписантів), то необхідно проставити відмітку навпроти “Багатосторонній документ” та проставити необхідну кількість отримувачів і натискаємо клавішу “Ок” (Мал. 1).
Мал. 1
Далі документ буде доступний для редакції. (Мал. 2)
Мал. 2
Після того як шаблон буде готовий до відправки, заходимо у “Головне меню” - “Первинні документи” - “Реєстр первинних документів”. Далі натискаємо “Створити”, обираємо пункт “Первинний документ”. У відкритому діалоговому вікні знаходимо потрібний нам документ, заповнюємо, а далі через “Наступні дії” підписуємо документ і натискаємо “Відправити контрагенту”.
Контрагент зі свого боку розглядає даний документ, а далі відхиляє або погоджує його.
Важливо! Ваш контрагент не зобов’язаний при цьому мати ПЗ “M.E.Doc”. Якщо він не користується таким програмним забезпеченням, то після відправки документу контрагенту буде доступна функція “Відправити посилання”.
Після вибору даної функції, у відкритому діалоговому вікні, потрібно буде додати одержувача. Обов'язково необхідно прописати найменування листа та E-mail партнера. (Мал. 3)
Мал. 3
Отриманий лист матиме такий вигляд. (Мал. 4)
Мал. 4
При переході за посиланням партнер зможе переглянути документ та погодити або відхилити його. (Мал. 5)
Мал. 5
Другий спосіб
Підписати готовий текстовий документ (наприклад PDF або doc). Для цього заходимо у “Головне меню”- “Первинні документи” - “Реєстр документів довільних форматів” - створюємо каталог, а далі натискаємо клавішу “Створити документ”. Вказуємо шлях до документу.
Після додавання документу у ПЗ “M.E.Doc” натискаємо по ньому правою кнопкою миші, обираємо пункт “підписати”. Далі знову ж таки натискаємо правою кнопкою миші і обираємо пункт “Відправити” для відправки в ПЗ “M.E.Doc” або “СОТА”.
Або ж “Зашифрувати та зберегти” для експорту підписаного і зашифрованого на сертифікат партнера документу, перед цим проставивши відмітку “Підписання у форматі “p7s”. (Мал. 6)
Мал. 6
Наявність підписів, у разі необхідності, можна перевірити на сайті ЦЗО за посиланням: https://czo.gov.ua/verify.
Важливо! Хоч на документах і не буде графічного відображення підписів та печатки, згідно із ЗУ “Про електронні довірчі послуги” - цей документ матиме таку ж саму юридичну силу як і паперовий.
Сподіваємось, дана стаття буде корисною для Вас!
З турботою, “Інтелектуальний сервіс”!
Автори: Тюнькін Антон та Ісаков Олександр, кваліфіковані спеціалісти ГК "Інтелектуальний сервіс"
Долучайтесь до нас в Instagram, facebook та Telegram на Вас чекають:
Виникли питання? Залиште заявку для нашого фахівця
Читайте також:
- Місяць тому...
Рішення: Відображення Податкової накладної, яка не відображається у реєстрі | M.E.Doc Облік ПДВ 2024
Не можете знайти потрібну Податкову накладну у Реєстрі виданих та отриманих податкових накладних, хоча вона наявна у реєстрі податкових документів? Розповідаємо про рішення у нашому блозі. - 2 місяці тому...
Візування первинних документів у M.E.Doc
Функціонал "Візування первинних документів" призначений для внутрішнього затвердження вхідних та вихідних документів відповідальними особами. - 3 місяці тому...
Автоматичне заповнення електронного документа на основі іншого в програмі M.E.Doc
Налаштування автоматичного перенесення даних із рахунка в видаткову накладну, попередньо відредагувавши шаблон цього документа згідно з потребами клієнта. - 3 місяці тому...
Відправити файл довільного формату через M.E.Doc | Електронний документообіг 2024
Маєте документ довільного формату (акт, договір, діловий лист, повідомлення і.т.д) та не знаєте як відправити його діловому партнеру в електронному вигляді? - 2 місяці тому...
Приклад використання електронного ключа | ЦСК "Україна" 2024
Розповідаємо про варіанти використання електронного підпису від ЦСК "Україна" для участів в тендері або для роботи в службі таксі - 9 місяців тому...
Електронний документообіг в умовах війни: як організувати процес підписання документів
Яка у Вас перша асоціація на слово документ? Багато хто уявляє собі щось на папері з підписом та печаткою. Більш цифровизовані користувачі скажуть що це файл з електронними підписами. - 4 років тому...
Відправка вкладення Довільного формату
З кожним днем робота з первинними документами все більше переходить на електронний варіант - 4 років тому...
European Business Association підтримала Законопроект "Про хмарні послуги"
- 5 років тому...
Чи варто переходити на ЕДО?
Всі переваги переходу на Електронний документообіг - 4 років тому...
На скільки безпечно зберігати документи в електронному вигляді? Рекомендації щодо архівування даних
Що робити, якщо електронний документ видалиться чи кудись зникне? Як потiм бути?