Відправка документа за посиланням контрагенту: як це зробити?

Оновлено 10.12.2024 р.

Часто виникає питання: «А як відправити первинний документ контрагенту, якщо у нього немає програми «M.E.Doc» або не зареєстрований у веб-сервісі «СОТА»? Або може контрагент взагалі використовує зовсім іншу програму?» 

А рішення дуже просте – потрібно просто надіслати вашому контрагенту Посилання на документ, а контрагенту мати лише наявність КЕП.

Розповімо більш детально, як це зробити. В програмі «M.E.Doc» підписуєте первинний документ КЕПта відправляєте його контрагенту, як зазвичай ви це робите. Після того, як документ був відправлений, в «Наступних діях» з’являється функція «Надіслати посилання на документ» (Мал.1). 

 

Мал. 1

 

 

Після натискання цієї кнопки відкриється вікно «Одержувачі посилання» (Мал.2), де потрібно буде добавити  «Контактні дані контрагента» (Мал.3). Обов’язково вкажіть найменування та e-mail адресу. 

 

Мал. 2

 

Мал. 3

 

Після внесення інформації вибираєте отримувача та натискаєте «ОК». Під час відправки документа програма «M.E.Doc» автоматично сформує посилання та відправить його на вказаний e-mail. Потім відкриється вікно «Протоколу» (Мал.4).

Мал. 4

Далі контрагент перевіряє пошту, на яку ви відправили посилання, відкриває це повідомлення та бачить наступне: (Мал.5)

 

Мал. 5

 

У цьому вікні ваш контрагент зможе «Погодити» або «Відхилити» документ, підписавши своїм кваліфікованим електронним підписом. А ще також можна буде зберегти підписаний документ з кваліфікованими електронними підписами у форматі «P7S» (Мал.6).

Мал. 6

 

Звертаємо вашу увагу, що переглянути документ контрагент зможе навіть зі смартфона, планшета, тощо. Головне, щоб там знаходились його КЕП.

 

А для того, щоб відправлення посилання  відбувалось далі автоматично, потрібно в програмі «M.E.Doc» зайти в «Довідники» – «Контрагенти» – «Картка контрагента» – «Контактні дані» та поставити відмітку «Відправляти посилання на документ» (Мал.7). Обов’язково не забудьте додати електронні адреси отримувачів!

 

Мал. 7

 

Ось так легко та зручно відбувається електронний документообіг!

Автори: Томачинська Людмила та Женгал Анна, кваліфіковані спеціалісти ГК "Інтелектуальний сервіс"