Як за допомогою електронного документообігу звільнитися від залежності друкувати документи для контрагентів: якщо у контрагента немає ЕДО , або як відправити підписаний pdf-документ контрагенту через

Впровадження електронного документообігу (ЕДО) стало ключовим кроком для багатьох компаній у напрямку оптимізації бізнес-процесів, підвищення ефективності та зниження витрат. Розповідаємо про дві потреби, які потрібно вірішувати підприємству при використанні ЕДО.

---

Потреба 1: Електронний документообіг з контрагентами, які не перейшли на ЕДО

У багатьох компаній, які тільки планують, або вже переходять на ЕДО виникає питання, як обмінюватись електронними документами з контрагентами, які не перейшли на ЕДО, або використовують програму іншого розробника.

Цей кейс розглядає досвід компаній, які для електронного документообігу обрали програмне забезпечення M.E.Doc. Розглянемо, які можливості пропонує програма в роботі з такими контрагентами, та як це вплинуло на ефективність роботи. Цей кейс може стати корисним інструментом для інших компаній, які стикаються з подібними питаннями та шукають ефективні шляхи розширення своєї системи електронного документообігу.

Рішення:

Для обміну електронними документами з контрагентами, які не перейшли на ЕДО, або використовують програми інших розробників, програма M.E.Doc пропонує інструмент, завдяки якому електронний документ можна відправити у вигляді посилання на електронну пошту. Перейшовши за посиланням відкриється електронний документ через вебсервіс СОТА. З документом можна буде ознайомитись, погодити його, підписавши своїми електронними підписами, або відхилити. Після погодження документа є можливість роздрукувати його із графічним відображенням підпису, печатки й штампу про затвердження документа та зберегти файл документа з електронним підписом, який при необхідності можна перевірити на порталі czo.gov.ua.

Важливо! Такий файл, при будь-якій перевірці, буде мати таку ж юридичну силу, що й паперовий документ з власноручними підписами, згідно з Законом України: “Про електронні документи та електронний документообіг”

Розглянемо на прикладі:

1 Крок: Створюємо та заповнюємо потрібний електронний документ в розділі “Первинні документи” - “Реєстр електронних документів”. Підписуємо документ через розділ “Наступні дії” - “Підписати документ”. Після підписання натискаємо “Відправити документ” в тому ж розділі “Наступні дії”. Таким чином документ з’явиться на сервері електронного документообігу “ПТАХ”, який використовують всі користувачі таких програм як M.E.Doc, СОТА, Flydoc, Api ПТАХ. Саме після цих дій в “Наступних діях” з’явиться функція - “Надіслати посилання на документ” (Мал.1).

Мал. 1

2 Крок: При натисканні функції “Надіслати посилання на документ” у вікні вибору одержувача натискаємо кнопку “Додати”. У відкритому вікні контактних даних контрагентів заповнюємо поле “Найменування” (Мал.2.1) і нижче заповнюємо електронну адресу контрагента (Мал.2.2.).

Мал. 2

Після натискання кнопки “ОК” повернемось у попереднє вікно вибору одержувача посилання. Обираємо одержувача і натискаємо “ОК”. Бачимо протокол про успішну відправку посилання на документ (Мал.3).

Мал. 3

Щоб відкрити документ, контрагенту треба відкрити лист та натиснути “Переглянути документ” (Мал.4).

Мал. 4

Документ відкриється через вебсервіс “СОТА”. Контрагент може ознайомитись з документом, погодити його або відхилити (Мал.5.1.). Також, зліва можна побачити, які підписи вже накладені від відправника (Мал.5.2).

Мал. 5

Після погодження документа, можна роздрукувати документ із графічним відображенням підпису, печатки й штампу про затвердження документа (Мал.6.1), або зберегти файл документа з підписами натиснувши на кнопку “Збереження документа КЕП”(Мал.6.2.).

Мал. 6

Автоматизація відправки посилання на документ:

В програмі M.E.Doc не обов’язково запам’ятовувати всіх контрагентів, які не працюють з ЕДО і кожен раз вручну надсилати посилання після підписання та відправки документа. Цей процес можна автоматизувати. Для цього за шляхом: “Довідники” - “Контрагенти”, знаходимо карточку контрагента. Відкриваємо карточку та переходимо в розділ “Контактні дані”. Натискаємо кнопку “Додати” вгорі і у відкритому вікні вказуємо найменування та електронну пошту. Натискаємо галочку вгорі - “Відправляти посилання на документ”. Тепер при відправці електронного документа цьому контрагенту M.E.Doc автоматично буде відправляти посилання на вказану електронну пошту.

Мал. 7

Висновок:

M.E.Doc є потужним інструментом для електронного документообігу, який допомагає організувати ефективний обмін документами з контрагентами, незалежно від того, які системи вони використовують. Можливість відправляти посилання на документ це лише маленький інструмент великого комплексного рішення. M.E.Doc пропонує автоматизувати бізнес-процеси вашої організації, заощадити кошти та час на обробку документів ваших працівників.

---

Потреба 1: Як підписати та відправити контрагенту документ у форматі PDF через Медок ?

З кожним днем все більше звернень консультанти ГК “Інтелектуальний сервіс” отримують з приводу відправки документу  у форматі PDF через Медок.

Рішення:

Крок 1: Перейдіть у розділ «Первинні документи» – «Реєстр електронних документів» і на панелі інструментів відкрийте розділ меню «Файл» – «Створити» – «Універсальний документ». (Мал.1)

Мал. 1

Крок 2: Вкажіть код ЄДРПОУ отримувача та заповніть поля: назва документу, дату, номер та суму. Вказавши такі деталі, вам буде легко знайти цей документ в загальному реєстрі первинних документів. (Мал.2)

Мал. 2

Крок 3: Для завантаження електронного документу натисніть на кнопку «Виберіть вкладення» і вкажіть шлях до потрібного файлу, після чого ліворуч в розділі «Вкладення» з’явиться завантажений документ. Таким же способом можна додати і інші файли (наприклад декілька документів: видаткова + ТТН), але ми рекомендуємо відправляти контрагенту кожен документ окремо. (Мал.3)

Мал. 3

Крок 4: Підпишіть документ, для цього натисніть «Наступні дії» – «Підписати документ». (Мал.4)

Мал. 4

Крок 5: Після підписання документу натискаємо кнопку «Відправити документ», статус документу в реєстрі зміниться на «Відправлено контрагенту». (Мал.5)

Мал. 5

Після отримання документа контрагентом, у відправника статус документа зміниться з «Відправлено контрагенту» на «Доставлено контрагенту», отримувач зможе його відкрити і погодити або відхилити, вказавши причину відхилення документу, яку буде надіслано відправнику. 

Також розглянемо ситуацію, коли потрібно відправити електронні документи декільком адресатам. Наприклад, цей варіант дуже зручний коли вам потрібно підписати тристоронній договір, акт і тп.

Для того, щоб можна було додавати або редагувати отримувачів потрібно:

• Завантажити потрібні документи та заповнити всі необхідні поля.
• В меню «Наступні дії», натиснути «Передати документ на підпис», але ще не підписувати.

Стає доступним для редагування розділ “Маршрут документа”. В цьому розділі можна додавати, видаляти, змінювати порядок отримувачів, при цьому слід пам’ятати, що при обранні декількох отримувачів документ буде передаватись на узгодження по черзі від першого до останнього отримувача.

Якщо документ буде відхилено будь-ким з отримувачів, то іншим контрагентам, що вже отримали документ, надсилається квитанція про відхилення документа та обробка документа припиняється.

За потреби підписаний електронний документ можна зберегти на комп’ютері разом із підписом, такий файл вважається оригіналом документу. Для збереження в розділі «Вкладення» натискаємо кнопку Зберегти. (Мал.6)

Мал. 6

---

Звертайтесь до нас на лінію консультації, ГК “Інтелектуальний сервіс” вже 29 років допомагає компаніям впровадити ЕДО

Наші телефони лінії консультацій:
+380950364004; +380980364004; +380730364004

Автори: Кириченко Назар та Іванченко Катерина - провідні фахівеці ГК"Інтелектуальний сервіс".