Підзвітні кошти: виплата та облік | Рішення ISpro: Бюджет

Підзвітні кошти - це кошти, отримані працівником для здійснення витрат на відрядження або на окремі цивільно-правові дії від імені особи, яка їх видала (як приклад - для закупівлі матеріальних цінностей, оплати послуг тощо).

Як правило, облікова політика у бюджетних установах щодо виплати та обліку підзвітних коштів визначає наступний порядок дій:

• Керівник приймає рішення про необхідність витрат, які має здійснити працівник за рахунок коштів установи;
• Працівнику перераховуються підзвітні кошти;
• Працівник їх використовує і звітує про це у встановлені строки.

Автоматизація процесів виплати та обліку підзвітних коштів за допомогою ERP-системи ISpro включає в себе не тільки зручний функціонал для ведення подібних господарських операцій, а і легке їх відображення у бухгалтерському обліку.

На прикладі відрядження пропонуємо покроково розглянути процес виплати підзвітних коштів та ведення авансових звітів за допомогою рішення ERP-системи ISpro: Бюджет.

I. ВИПЛАТА ПІДЗВІТНИХ КОШТІВ

Головне меню - Керування фінансовими розрахунками - Відомість видачі під звіт (мал.1)

Мал. 1

Створюємо відомість та заповнюємо обов’язкові реквізити (мал.2):

• номер та дата документу;
• контрагент (банк одержувача);
• рахунок платника.

Мал. 2

Додаємо у відомість співробітника та заповнюємо суму до видачі. Натискаємо Реєстр - Сформувати виплату по відомості. Як наслідок, сформована платіжна інструкція (мал.3,4)

Мал. 3

Мал. 4

Після проведення оплати органами державної казначейської служби відображаємо платіжну інструкцію у виписках банку ERP-системи ISpro (мал.5)

Мал. 5

Натискаємо Реєстр - Проводки - Типова кореспонденція “Виплата підзвітних сум” - Провести документ.

II. ОБЛІК АВАНСОВИХ ЗВІТІВ

Головне меню - Керування фінансовими розрахунками - Розрахунки з підзвітними особами - Авансові звіти (мал.6)

Мал. 6

Створюємо авансовий звіт та заповнюємо обов’язкові реквізити документу (мал.7):

• дата та номер;
• працівник;
• призначення;
• рахунок обліку “Підзвіт”.

Мал. 7

На вкладці “Звіт”  створюємо та заповнюємо інформацію щодо авансового звіту (мал.8):

• сума;
• коментар;
• стаття платежу, тобто код економічної класифікації видатків (КЕКВ);
• кореспондентський рахунок видатків;
• аналітичні дані, тобто код програмної класифікації видатків (КПКВ), джерело фінансування тощо.

Мал. 8

Після створення та заповнення документу в ERP-системі ISpro, авансовий звіт можна роздрукувати та передати відповідальній та підзвітній особі  на підпис (мал.9)

Мал. 9

Наступним кроком є відображення здійснених видатків на відрядження у бухгалтерському обліку. Для цього необхідно перейти в підсистему Розрахунки по авансовим звітам (Головне меню - Керування фінансовими розрахунками - Розрахунки з підзвітними особами) створити документ на дату “Витрачено згідно звіту” та у полі “Документ” обрати необхідний авансовий звіт (мал.10)

Мал. 10

Натискаємо Реєстр - Проводки - Типова кореспонденція “Авансовий звіт”  - Провести документ.

Проведені документи відображаються та накопичуються на рахунках бухгалтерського обліку - формуються дані Головної книги, меморіального ордеру №8 (мал.11), аналітичних довідок, карток аналітичного обліку касових та фактичних видатків.

Мал. 11

---

 

Вам може бути цікаво:

Картки аналітичного обліку касових та фактичних видатків 2024 | ERP-система ISpro:Бюджет

 

---

Технічна лінія консультацій за номерами телефону:

(095) 036 40 04, (098) 036 40 04, (073) 036 40 04.

Більше інформації про ISpro: Бюджет тут

Більше інформації про ISpro: Освіта тут

Більше інформації про ISpro: ERP тут

Автор: Полонський Сергій, провідний спеціаліст ISpro в ГК “Інтелектуальний сервіс”.