Впровадження систем електронного документообміну

Оновлено 27.08.2024 р.

Питання розвитку електронного простору України набуває сьогодні особливої актуальності.

Постійне збільшення кількості інформації, необхідної для прийняття адекватних управлінських рішень, призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають все більше нерентабельними.

Так, за статистичними даними 15% паперових документів губляться, а для їх пошуку працівники витрачають близько 30% свого часу.

Традиційні методи, які відрізняються високим ступенем емпіризму, в сучасному документаційному забезпеченні управління себе вже не виправдовують. У зв'язку з цим стала нагальною потреба автоматизації існуючих систем документообміну та переходу на електронний документообмін - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи з документами.

За даними експертів співвідношення кількості паперових і електронних документів в Україні через три роки має бути п'ятдесят на п'ятдесят, через 7 років стане - тридцять на сімдесят.

Кількість документів з паперовими носіями в середньому за рік збільшується на 7%, а з електронними - вдвічі.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати та контролювати порядок передачі конфіденційної інформації тощо істотним чином дозволить знизити трудовитрати працівників. Впровадження наскрізного автоматичного контролю виконання всіх етапів роботи з документацією буде сприяти підвищенню якості роботи виконавців, робити терміни підготовки документів більш прогнозованими й керованими.

У разі впровадження в установі системи автоматизації діловодства (САД) або системи електронного документообміну (СЕД) служба діловодства разом із структурним підрозділом, що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

Потреба в ефективному керуванні документами і призвела до створення автоматизованих систем електронного документообігу (АСЕД), що включають в себе створення електронних документів, їх обробку, передачу, збереження та вивід релевантної інформації, що необхідна установі, організації чи підприємстві, на основі використання сучасних комп'ютерних технологій.

Системи електронних документів призначені забезпечити процес створення, керування і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також вести контроль за потоками документів в установі. Типи файлів, що, будуть підтримувати функціонування системи електронних документів, можуть включати: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіодані, відео дані і веб-документи.

Сучасний документообмін має відображувати комплексну інформатизацію завдань щодо ефективної побудови системи документаційного забезпечення управління.

Система електронного документообміну повинна бути побудована таким чином, щоб кожному документу, який характеризується сукупністю структурованих даних, було створене ефективне: просування, опрацювання, відправлення й зберігання.

Головне завдання системи електронних документів - це організування раціонального руху, опрацювання та збереження електронних документів, організування їх пошуку як по атрибутах, так і за змістом.

Користувачами систем електронних документів можуть бути великі державні та недержавні організації, підприємства, банки, промислові підприємства та всі інші структури, чия діяльність супроводжується значним обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.

Для регулювання правовідносин у сфері інформаційних технологій Верховною Радою України ухвалено кілька Законів України, які набули чинності, а саме : "Про електронні документи та електронний документообіг"; "Про електронний цифровий підпис"; "Про обов'язковий примірник документів"; "Про Національну програму інформатизації"; "Про телекомунікації"; "Про Національну систему конфіденційного зв'язку"; "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" та інші.

З огляду на насиченість ринку програмних продуктів, на прикладі роботи з ПЗ "M.E.Doc" пояснюємо, як додати в життя вашого бізнесу електронний документообмін.

M.E.Doc - миттєвий та законний обмін документами:

Чому обирають «M.E.Doc» ?

Автоматизація процесів звітності і документообміну в рамках однієї програми;

• Гнучкий підбір функцій - від обміну первинними документами до розрахунку зарплати;
• Постійне вдосконалення програми; 
• Відповідність законодавству - Розробник максимально швидко реагує на зміни в законодавстві актуальними оновленнями програми;
• Якісна підтримка користувачів - багатоканальна лінія консультації нашої компанії допоможе вирішити будь-які питання, що стосуються роботи системи;
• Законність документообміну - всі документи, створені в «M.E.Doc» і підписані електронним цифровим підписом, є оригіналами документів (згідно із Законами України «Про електронний цифровий підпис» № 852-IV від 22.05.2003 р. Та «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV від 22.05.2003 р.), а значить, такий електронний документообмін є захищеним, юридично значущим і абсолютно законним.

Разом з ПЗ "M.E.Doc" ви витратите лише декілька хвилин на обмін документами:

Програма «M.E.Doc» має модульну структуру. Тому є можливість обрати ідеальний набір функцій саме для свого підприємства, незалежно від його розміру, форми власності та системи оподаткування:

• Крім обміну документами між контрагентами, які адмініструють акцизний податок і ТТН, можна також створювати зведені податкові накладні та обмінюватися документами з вкладеннями.
• Автоматизувати розрахунок і нарахування заробітної плати на малому або середньому підприємстві, формувати зовнішні (1 -ДФ, ЄСВ) і внутрішні звіти.
• Існує спеціальна конфігурація, яка створена для збору, консолідації, аналізу та обміну електронними документами всередині великих компаній з розгалуженою структурою підрозділів.

І це ще не весь перелік переваг які отримує компанія, користуючись ПЗ "M.E.Doc" при здійсненні електронного документообміну.

Просте рішення для не простих завдань:

Саме веб-сервіс СОТА допоможе створювати та надсилати звіти віддалено, без прив'язки до кабінету та комп’ютера.  

Доступ до веб ресурсу може здійснюватися з будь-якого пристрою, в будь-який час та з будь якої точки світу при наявності доступу до мережі Інтернет. В даному випадку ви зможете заощадити на оренді офісу або взагалі відмовитися від нього, а також залучити співробітників, які живуть в інших містах.

Також вам не треба хвилюватися про додаткове місце на вашому пристрої, так як вся інформація зберігається на серверах і доступна 24 години на добу.

Переваги користування веб-сервісом СОТА:

• Оперативний доступ до документів, швидкість обробки документів;
• Всі структури компанії можуть працювати в єдиному інформаційному просторі - це дозволяє прискорити узгодження документів і прийняття рішень;
• Підвищення виконавчої дисципліни (так як ЕДО дозволяє визначати відповідального за виконання документа в кожен момент часу), підвищення продуктивності співробітників;
• Безпека і збереження документів - шифрування даних дозволяє запобігти спробам несанкціонованого використання інформації;
• Зниження фінансових витрат на документообіг і діловодство;
• Ефективне управління рухом документів;
• Опрацювання вхідних документів завжди безкоштовне для ваших клієнтів.

Окрім цього, перехід на електронний документообмін вплине на співпрацю з клієнтами і контрагентами - всі потрібні документи будуть у вас перед очима і стануть доступні в будь-який момент.

Час прийняття рішення на користь зручного документообміну.

Розпочніть обмін та відчуйте зручність обміну електронними документами:

ПРИДБАТИ

Використані джерела інформації:
1. Ю.І. Палеха "Загальне діловодство"
2. Про електронний цифровий підпис: Закон України від 22.05.2003р. №852- IV
3. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22.05.2003р. №851-IV

Автор: Рибалка Юрій - провідний фахівець ГК "Інтелектуальний сервіс"