Електронний документообіг власними шаблонами первинних документів у ПЗ "M.E.Doc"

Оновлено 04.09.2024 р.

«Життя» будь-якого документа на підприємстві підпорядковане певним правилам. Конкретний порядок документообігу кожна юридична особа встановлює самостійно. Але при цьому він не повинен суперечити законодавчо встановленим вимогам. Організація роботи зі службовими документами включає організацію здійснення документообігу, формування справ, зберігання службових документів і користування ними в поточній діяльності підприємства.

Документообіг — це рух службових документів на підприємстві з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Використання електронного документообігу дозволяє перенести ділове спілкування в електронний простір та отримати значні переваги.

А саме:

• Упевненість в оригінальності документа - підтверджена законодавством України;
• Контроль процесу обміну електронними документами на всіх етапах;
• Економія коштів (папір, картриджі для принтера, поштові марки та конверти, послуги кур'єра, простір для архіву);
• Підвищення ефективності бізнес-процесів за рахунок скорочення часу на обмін документами;
• Простота і зручність у використанні (досить базових знань роботи з комп'ютером);
• Швидкий пошук документів та можливість працювати з документом декільком  користувачам;
• Надійність, підтверджена досвідом обміну електронними документами провідними компаніями в усьому світі;
• Соціальна та екологічна відповідальність як частина позитивного іміджу Вашої  компанії;
• Опрацювання вхідних документів завжди безкоштовне для ваших клієнтів.

На кожній організації іноді виникає необхідність у якомусь нетиповому бланку первинного документа — для контрагента, чи для внутрішнього використання. Або потрібно внести деякі, можливо, мінімальні зміни до вже існуючого бланку — наприклад, змінити чи додати якесь поле. Звісно, можна скористуватись спеціалізованими програмами, або замовити такий бланк фахівцям за окрему плату — і, зазвичай, чималу. Але якщо Ви є користувачем програмного комплексу M.E.Doc, то маєте нагоду скористатись вбудованим конструктором шаблонів. Це інструмент, що дозволить Вам створити первинний документ з будь-якими, потрібними саме Вам полями, графами, таблицями тощо. Таким чином можуть бути створені різноманітні акти, договори, рахунки, видаткові накладні тощо.

Щоб створити свій шаблон документу в M.E.Doc – перейдіть до модулю “Первинні документи” і виберіть розділ “Шаблони первинних документів”. (Мал. 1)

Мал. 1

Далі, у лівій частині екрану буде відсортований за групами список типових шаблонів, що вже містяться у програмі - можете обрати один з них і використати його, або відредагувати шаблон під свої потреби - для цього скопіюйте потрібний шаблон і він відкриється у редакторі, після чого Ви зможете додати чи змінити будь-які поля і графи. (Мал. 2)

Мал. 2

Для створення власного шаблону первинного документу “з нуля” - оберіть піктограму “Створити запис” на верхній панелі інструментів (листок з позначкою “+”), або натисніть комбінацію клавіш Ctrl+I. Зверніть увагу, що піктограма “Створити запис” активна лише для групи "Власні" - Ви не можете створювати шаблони у інших групах. У вікні, що з'явиться, введіть бажаний код та назву майбутнього бланку, тип документа та оберіть для нього групу. (Мал. 3)

Мал. 3

Відкриється модуль “Конструктор шаблонів”, у якому Ви зможете створити майже будь-який первинний документ, власноруч додавши необхідні поля, таблиці чи графи із спеціальних панелей, що розташовані у правій частині екрану - ці елементи можна додати до бланку простим перетягуванням мишкою. Бланк можна налаштувати таким чином, що частина даних буде автоматично завантажуватись із “Картки підприємства” при його заповненні. У конструкторі шаблону документу доступна функція Налаштування комплекту підписів для створеного шаблону документу. Оберіть команду Файл - Налаштування комплекту підписів.  Також налаштовується перелік осіб, що будуть підписувати цей документ. (Мал. 4)

Мал. 4

Щоб відкрити створений бланк первинного документа і почати роботу з ним, зайдіть до “Реєстру первинних документів”, натисніть кнопку “Створити”, та оберіть пункт “Первинний документ” - усі створені Вами бланки будуть знаходитись у групі “Власні”. (Мал. 5)

Мал. 5

Обмінюйтеся первинними документами в електронному вигляді через Інтернет, адже це регламентовано рядом законів України, тому Ви можете без жодних сумнівів чи побоювань використовувати всі можливості програмі «M.E.Doc». Ми цінуємо Ваш час!

Автори: Шабанов Максим та Щукіна Надія, сертифіковані спеціалісти ГК Інтелектуальний сервіс

__________________________________________________________________________

Долучайтесь до нас в Instagram та facebook, на Вас чекають:

• корисні лайфхаки
• актуальні новини
• та розважальна рубрика

!Дізнатися більше новин Ви також зможете на нашому каналі в >>> Telegram.