Як працює обмін первинними документами, при використанні 1С|BAS|BAF, M.E.Doc.Інтеграція та M.E.Doc.Бізнес

Оновлено 04.11.2024 р.

Добрий день, Колеги!

Ні для кого вже не секрет, що на даний момент різні організації, підприємства та установи поступово відмовляються від ведення паперового діловодства, віддаючи перевагу «електронному документообігу». 

«Електронний документообіг» економить час на відправку і пошук документів, гроші, а також місце в шафі з паперами. Почати вести електронний документообіг може як новий бізнес так і вже давно працюючий. Для цього необхідно виконати 3 кроки. 

Перше, що потрібне підприємству – це «кваліфікований електронний підпис» (КЕП) для співробітників, які працюють з первинними документами.

Другий крок: необхідно вибрати «систему електронного документообігу».

І останній третій крок – це ввести зміни в облікову політику з обміну первинними документами, повідомити своїх контрагентів про перехід на електронний документообіг і ввести зміни в договори з ними.

Сьогодні ми хочемо Вам розказати та показати, як відбувається обмін первинними документами за допомогою ПЗ «M.E.Doc» (система електронного документообігу), якщо Ви працюєте в програмі «1С:Підприємство|BAS|BAF».

Для того, щоб не робити постійно «експорт»/«імпорт» кожного документа із «1С: Підприємство|BAS|BAF» в «M.E.Doc» був розроблений модуль «M.E.Doc.Інтеграція», в який входить найпопулярніше «Медове стикування». 

 

За допомогою даного модуля необхідні документи з «1С|BAS|BAF» передаються в «M.E.Doc» лише при натисненні однієї кнопки “Передати в M.E.Doc”. За декілька секунд Ви підписуєте документ КЕП в «M.E.Doc» та  відправляєте його контрагенту.

Перед початком роботи переконайтесь, щоб обидві програми знаходились на одному комп’ютері або ж сервері, та були запущені від одного користувача. В програмах обов’язково повинні співпадати реквізити підприємства!

Далі завантажте «Медове стикування» до відповідної платформи Вашої облікової системи. Знайти стиковку можна на нашому сайті https://intelserv.net.ua/tools. На головній сторінці обираєте «Корисні інструменти»  та завантажуєте файл на комп’ютер.

 

Мал. 1

Щоб запустити «Медове стикування» в програмі «1С|BAS|BAF» натисніть в меню «Файл» - «Відкрити» (Mал. 2)

Мал. 2

 

У вікні, яке з’явилось, вкажіть шлях до стиковки, виберіть файл з розширенням «epf» та натисніть «Відкрити» (Maл. 3)

Мал. 3

При першому запуску з’явиться таке повідомлення «Налаштування програми не виконані» (Maл. 4)

Мал. 4

Натисніть «OK». Відкриється файл «Медового стикування» вкладка «Налаштування» (Maл. 5). Вкажіть всі необхідні налаштування та перейдіть до розділу «Первинні документи».

Мал. 5

В цьому розділі проходить робота по відбору та передачі первинних документів із «1С» в програму «M.E.Doc», та реалізований запуск програми на підставі даних зазначених у вкладці «Налаштування».

Щоб передати документи з «1С|BAS|BAF» до «M.E.Doc» задайте «Період», «Організацію», «Тип Документа» (при необхідності можете зазначити додаткові параметри відбору) та натисніть «Знайти по параметрам» (Maл.6)

Мал. 6

Нижче, у таблиці, відобразяться документи згідно вказаних параметрів. Для передачі виділіть їх та натисніть кнопку «Передати у «M.E.Doc» (Maл. 7)

Мал. 7

Після успішної передачі з’явиться повідомлення, в якому буде відображено кількість документів, що було передано. (Maл. 8) У програмі «M.E.Doc» Ви знайдете їх за шляхом «Первинні документи» - «Реєстр електронних документів» (Maл. 9) вказавши параметри пошуку у фільтрі (Maл. 10)

 

Мал. 8

Мал. 9

Мал. 10

Далі підписуєте документи кваліфікованим електронним підписом і відправляєте на реєстрацію до контролюючого органу або контрагенту. (Maл. 11)

Мал. 11

Для відправки первинних документів контрагентам у необмеженій кількості був розроблений модуль «M.E.Doc.Бізнес».

В тому випадку, якщо у Вашого контрагента не встановлений даний модуль, він все одно може прийняти від вас документи, проте не матиме можливості редагувати їх або відправляти самостійно. Запропонуйте йому встановити «M.E.Doc.Бізнес».

Якщо Ваш контрагент не працює у програмі «M.E.Doc», Ви можете відправити йому на електронну пошту посилання на Ваш документ (Maл. 12), перейшовши за яким, контрагент матиме можливість переглянути, підтвердити або відхилити Ваш документ за допомогою свого електронного підпису. 

Мал. 12

У демо-режимі модуля «M.E.Doc.Бізнес» доступна відправка до 10-ти документів на місяць, якщо Ваша організація має невеликий документообіг.

Ось так, працюючи з програмою «1С:Підприємство|BAS|BAF» та  використовуючи рішення ПЗ «M.E.Doc» виглядає «Електронний документообіг» на підприємстві.

 

Авторка: Ярошина Яна, сертифікована спеціалістка ГК "Інтелектуальний сервіс"

Долучайтесь до нас в Instagram, facebook та Telegram