5 порад для легкого переходу на ЕДО

Ключові слова: демо-версія, функціонал, розмежування, відповідальний

У вас досі вся документація на папері, але розумієте що потрібно переходити в онлайн, переходити на електронний документообіг (ЕДО)?

Але це так важко! Потрібно все переналаштувати, провести навчання співробітникам..

Ми з цим категорично не згодні!

Вірніше, зміни будуть, але це не так страшно, як може здатись на перший погляд.

Давайте розбиратись, як поступово перейти на електронний документообіг. І так, щоб не було ніякої плутанини з контрагентами, внутрішньою документацією і щоб перехід пройшов легко та швидко.

1. Завчасно попередьте контрагентів про перехід на електронний обмін

Давайте будемо відвертими, якими б чудовими та прогресивними не були ваші контрагенти, але якщо ви повідомите про перехід на ЕДО в останній момент, великої подяки чекати не варто.

Так, цифровізація документообігу — це чудово, і процес переходу має відбуватись без стресових ситуацій.

Для цього, попередньо повідомте контрагентів про перехід на ЕДО та обговоріть всі питання, що можуть виникнути в процесі. Додатково, запросіть інструкції та інші матеріали з користування ЕДО у провайдера та надайте її контрагентам.

2. Призначте відповідального за впровадження

Наявність відповідального, що буде контролювати і координувати перехід з паперу на цифру, значно пришвидшить процес.

До того ж особа захоплена модернізацією компанії мінімізує можливість виникнення складнощів при переході на ЕДО.

3. Спочатку тестуйте, а потім вже купляйте

Частіше за все ми керуємось вартістю та відгуками про товар чи розробника, можливо це і правильно. Але ж навіщо нехтувати “тест драйвом”?

Спочатку спробуйте Демо-версію сервісу!

Переконайтесь, що інтерфейс простий, інтуїтивно зрозумілий, а ваша робота з електронним документообігом дійсно буде зручною та швидкою.

4. Розмежуйте доступи до даних

У переважній більшості всі сервіси передбачають можливість розподілу доступів між співробітниками. Так кожен з них, матиме доступ лише до необхідних для роботи документів, відповідно до їхніх повноважень.

Просто запитайте надавача послуг ЕДО про даний функціонал та його можливості.

І ви зрозумієте що це не складно, більше того — дуже зручно.

5. Шукайте рішення відповідно до ваших потреб

Зверніть увагу на функціонал, та проаналізуйте, чи задовольнить сервіс всі ваші потреби.

Наприклад, чи можна відправити посилання на документ.

Це допоможе в ситуації, коли контрагент не використовує ЕДО. Йому можна відправити посилання (наприклад, на пошту) і за наявності електронного підпису документ можна погодити.

Дотримуйтесь цих рекомендацій і ми гарантуємо, що впровадження електронного документообігу пройде легше та спокійніше.

 

Джерело: medoc.ua

Редактор: Михайло Яремчук, контент-спеціаліст групи компаній Інтелектуальний сервіс

M.E.Doc #M.E.Docкупити #Медоконовлення #программамедок #медоконлайн #medok #медок #купитьпрограммумедок #сотаонлайнмедок #сотамедок #кеп  #придбатикеп #електроннийпідпис #ецп

---

Отримуйте всі актуальні новини на нашому каналі в Telegram, звертайтесь з питаннями до нашого Intelserv консультанта через Telegram або Messenger